Trưởng Phòng Sự Kiện - Event Manager

1. Xây dựng kế hoạch và quản lý hoạt động sự kiện
Xây dựng kế hoạch hoạt động của Ban Sự kiện theo năm, quý, tháng, phù hợp với định hướng phát triển và mục tiêu kinh doanh của Công ty.
Tổ chức lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực và giám sát tiến độ triển khai các giải đấu, sự kiện và chương trình hợp tác theo kế hoạch được phê duyệt.
Quản lý tổng thể các dự án của Ban Sự kiện, kiểm soát tiến độ, chất lượng, ngân sách và nguồn lực; đảm bảo các chương trình đạt mục tiêu đề ra.
Xây dựng, chuẩn hóa và giám sát việc thực hiện quy trình tổ chức, tiêu chuẩn vận hành và phương pháp quản lý dự án nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Nhận diện rủi ro, chỉ đạo phương án xử lý trong phạm vi thẩm quyền và kịp thời báo cáo Ban Tổng Giám đốc các vấn đề vượt thẩm quyền.
2. Phát triển và quản lý quan hệ đối tác, nhà tài trợ
Xây dựng và phát triển mạng lưới đối tác sân, khách hàng doanh nghiệp, nhà tài trợ, đơn vị tổ chức và các đối tác liên quan đến hoạt động sự kiện.
Phối hợp với Ban Kinh doanh khai thác nhu cầu khách hàng, đề xuất giải pháp tổ chức sự kiện và phát triển cơ hội hợp tác sử dụng các sản phẩm, dịch vụ của Công ty.
Xây dựng phương án hợp tác, đề xuất gói tài trợ và quyền lợi đối tác phù hợp với mục tiêu của từng giải đấu, sự kiện.
Giám sát việc thực hiện các cam kết, quyền lợi và nghĩa vụ với đối tác, nhà tài trợ; đảm bảo chất lượng hợp tác và duy trì quan hệ lâu dài.
Chủ động đề xuất các cơ hội hợp tác, nguồn lực và giải pháp gia tăng giá trị thương mại cho các giải đấu, sự kiện theo định hướng của Công ty.
3. Quản lý ngân sách, sản xuất và nguồn lực sự kiện
Xây dựng và kiểm soát ngân sách hoạt động của Ban Sự kiện, ngân sách từng dự án; đảm bảo sử dụng nguồn lực hiệu quả theo kế hoạch được phê duyệt.
Chịu trách nhiệm quản lý hiệu quả tài chính các dự án thuộc Ban Sự kiện; xây dựng phương án ngân sách, giá thành, báo giá và biên lợi nhuận mục tiêu theo định hướng kinh doanh của Công ty.
Chủ động đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực và đảm bảo hiệu quả tài chính của từng dự án.
Phối hợp với Ban Kinh doanh và Ban Tài chính - Kế toán trong việc theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ và tiến độ thanh quyết toán các dự án thuộc phạm vi phụ trách
Phối hợp xây dựng, rà soát phạm vi công việc, điều khoản thương mại, tiến độ thực hiện và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng liên quan đến hoạt động sự kiện; chủ động và đề xuất phương án xử lý các rủi ro phát sinh.
Giám sát công tác thiết kế, sản xuất, thi công và nghiệm thu các hạng mục phục vụ giải đấu, sự kiện như banner, backdrop, standee, ấn phẩm, vật phẩm nhận diện và các hạng mục liên quan.
Kiểm soát tiến độ, chất lượng, quy cách và chi phí sản xuất; đảm bảo đáp ứng yêu cầu chương trình và các cam kết với đối tác, nhà tài trợ.
Quản lý việc lựa chọn, đánh giá và phối hợp với nhà cung cấp, đơn vị thi công và đối tác dịch vụ; đề xuất phương án tối ưu chi phí và chất lượng.
4. Điều phối và giám sát vận hành sự kiện
Chỉ đạo xây dựng và triển khai phương án tổ chức các giải đấu golf, bao gồm công tác đăng ký, điều phối VĐV, lịch thi đấu, phối hợp sân golf, trọng tài, Ban Tổ chức và các bộ phận chuyên môn liên quan.
Chỉ đạo xây dựng kịch bản, timeline, phương án vận hành, kế hoạch nhân sự, hậu cần và kỹ thuật phục vụ các giải đấu, sự kiện và chương trình hợp tác.
Phân công, điều phối và giám sát nhân sự phụ trách dự án; đảm bảo sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận, sân Golf, đối tác và nhà cung cấp.
Trực tiếp chỉ đạo hoặc giám sát các sự kiện trọng điểm; kiểm soát chất lượng vận hành và trải nghiệm của khách mời, khách hàng, đối tác, nhà tài trợ và người tham gia giải đấu.
Chỉ đạo xử lý các tình huống phát sinh, xây dựng và triển khai phương án dự phòng; đảm bảo an toàn, tiến độ và chất lượng tổ chức.
Phối hợp với Ban Truyền thông và các bộ phận liên quan triển khai hoạt động Marketing, truyền thông, quảng bá thương hiệu và thực hiện quyền lợi truyền thông cho các giải đấu, sự kiện.
Phối hợp với các Hiệp hội, cơ quan quản lý chuyên môn và Ban Tổ chức trong việc bảo đảm hoạt động giải đấu tuân thủ Điều lệ, Luật Golf và các quy định có liên quan
Tổ chức đánh giá sau sự kiện, xác định các vấn đề cần cải thiện và triển khai giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức.
5. Quản lý nhân sự và phát triển năng lực đội ngũ
Tổ chức, phân công và giám sát công việc của nhân sự thuộc Ban Sự kiện; đảm bảo rõ trách nhiệm, tiến độ và kết quả đầu ra.
Xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với khối lượng công việc và lịch tổ chức giải đấu; chủ động bố trí nguồn lực nội bộ, cộng tác viên và nhân sự thuê ngoài theo nhu cầu thực tế.
Hướng dẫn, đào tạo và phát triển năng lực chuyên môn, kỹ năng quản lý dự án, điều phối đối tác và vận hành sự kiện cho đội ngũ.
6. Báo cáo, đánh giá và cải tiến hoạt động
Giám sát công tác nghiệm thu, thanh lý hợp đồng, đối soát chi phí và hoàn thiện hồ sơ của các dự án sự kiện.
Tổng hợp và đánh giá kết quả từng sự kiện theo các tiêu chí về tiến độ, chất lượng, ngân sách, hiệu quả tài chính, mức độ hài lòng của khách hàng, đối tác và nhà tài trợ.
Xây dựng báo cáo hoạt động định kỳ của Ban Sự kiện, bao gồm tình hình triển khai dự án, sử dụng ngân sách, kết quả thực hiện kế hoạch và các vấn đề cần giải quyết.
Đề xuất Ban Tổng Giám đốc các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức, phát triển dịch vụ, tối ưu chi phí và cải thiện chất lượng hoạt động sự kiện.
Quản lý việc cập nhật, lưu trữ hồ sơ, dữ liệu dự án và thông tin đối tác; đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và khả năng tra cứu.
Công việc khác: Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban Tổng Giám đốc phù hợp với chức năng và phạm vi trách nhiệm của vị trí.