Trưởng Phòng Vận Hành | Lĩnh Vực Tài Chính Ngân Hàng | Làm Việc Tại Quận 9

1. Quản trị vận hành hồ sơ và hỗ trợ kinh doanh
Quản trị quy trình đẩy & duyệt hồ sơ đối tác (Banks / Finance Companies - FinCos): Làm việc trực tiếp với các khối thẩm định/vận hành của đối tác (VPBank, SHB Finance, Mirae Asset, MCredit, VietCredit, Lotte Finance...) để cập nhật kịp thời các chính sách, khẩu vị rủi ro, ma trận sản phẩm, điều kiện vay từng thời kỳ. Chuẩn hóa luồng: Tiếp nhận Data/Lead ➔ Telesale tư vấn ➔ Thu thập/Check CIC, chứng từ hồ sơ ➔ Đẩy app/portal đối tác ➔ Theo dõi phê duyệt ➔ Hỗ trợ ký hợp đồng/Giải ngân ➔ Đối soát hoa hồng.
Tối ưu tỷ lệ phê duyệt (Approval Rate / Conversion Rate): Kiểm soát chất lượng hồ sơ đầu vào (Pre-underwriting / Kiểm tra trước hồ sơ) của đội ngũ Telesales để giảm tối đa tỷ lệ hồ sơ rác, hồ sơ lỗi chứng từ, hồ sơ bị trả về (Return/Reject). Giám sát chỉ số First Time Right (FTR) của từng Team Lead/Sàn kinh doanh
.
Quản lý & Giám sát SLA giải ngân: Theo dõi sát sao tình trạng hồ sơ bị kẹt (pending) ở các khâu thẩm định điện thoại, thực địa, ký hợp đồng điện tử để phối hợp với Telesale đôn đốc khách hàng kịp thời.
Đối soát & Ghi nhận doanh số / Hoa hồng (Commission & Reconciliation): Là đầu mối trực tiếp đối soát số liệu giải ngân hàng tuần/hàng tháng với từng đối tác Ngân hàng/Fintech
.
Xác nhận doanh số thực tế giải ngân (Disbursement) làm căn cứ tính thưởng/hoa hồng cho Sale, Team Lead và Phòng kinh doanh
.
Phòng chống gian lận & Tuân thủ quy định: Giám sát, phát hiện và xử lý các hành vi gian lận hồ sơ, làm giả chứng từ thu nhập/CCCD, tư vấn sai lệch cho khách hàng hoặc trục lợi hoa hồng.
Đào tạo & Hướng dẫn Sale về tiêu chí hồ sơ: Chủ trì đào tạo, cập nhật liên tục cho đội ngũ Telesales/Team Lead về khẩu vị xét duyệt, quy cách thu thập chứng từ chuẩn (chụp ảnh, thẩm tra thông tin) để hạn chế tối đa hồ sơ bị trả về.
Trực tiếp quản lý đội ngũ Admin Vận hành: Phân công, giám sát và đánh giá năng suất làm việc của đội ngũ Admin Hồ sơ / Admin Giải ngân / Admin Kinh doanh.
2. Quản trị CRM, hệ thống CRM và dữ liệu
Làm đầu mối đưa ra yêu cầu bài toán (Business Requirements) cho bên thứ 3 cung cấp CRM/Tổng đài tự động: cần phân bổ data tự động ra sao, lọc trùng lead thế nào, cảnh báo trạng thái hồ sơ quá hạn ra sao
.
Quản lý phân bổ nguồn Data/Lead cho các sàn Telesales công bằng, tối ưu tỷ lệ tiếp cận và chống rò rỉ dữ liệu khách hàng
.
Quản lý lộ trình phát triển CRM; ưu tiên kế thừa dữ liệu hiện có, không xóa lịch sử, hạn chế nhập lại và tạo một nguồn dữ liệu thống nhất để báo cáo.
Quản lý tài khoản người dùng, phân quyền, nhật ký thao tác, Zalo, tổng đài/ghi âm, email doanh nghiệp, thiết bị, mạng, phần mềm và giấy phép sử dụng.
Tổ chức kiểm thử người dùng (UAT), phê duyệt phát hành, kế hoạch sao lưu/khôi phục và phương án quay lại phiên bản cũ trước các thay đổi có rủi ro.
Thiết lập quy trình tiếp nhận - phân loại - xử lý sự cố; xác định mức độ ưu tiên, thời gian phản hồi, thời gian khôi phục và báo cáo nguyên nhân gốc.
Kiểm soát chất lượng dữ liệu: trường bắt buộc, định dạng, trùng lặp, mapping dữ liệu, đối soát giữa CRM - báo cáo - đối tác và lịch sử điều chỉnh.
Làm việc với nhà cung cấp hệ thống; kiểm soát phạm vi, chi phí, SLA, bảo mật, và quyền sở hữu dữ liệu.
3. Bảo mật, phân quyền và liên tục hoạt động
Cấp mới, thay đổi và thu hồi quyền truy cập theo đúng phê duyệt; khóa ngay tài khoản khi nhân sự nghỉ việc, điều chuyển hoặc có dấu hiệu rủi ro.
Bảo đảm dữ liệu khách hàng, hồ sơ vay, CCCD, thu nhập, ghi âm và lịch sử giao dịch chỉ được truy cập, sử dụng và xuất dữ liệu đúng mục đích công việc.
Tổ chức sao lưu, kiểm tra khả năng khôi phục, lưu nhật ký và giám sát các hành vi bất thường; phối hợp QA/QC xử lý vi phạm và hành động khắc phục.
Xây dựng phương án duy trì hoạt động khi mất mạng, hỏng thiết bị, gián đoạn CRM/tổng đài hoặc nhà cung cấp gặp sự cố; xác định rõ kênh dự phòng và người chỉ huy xử lý.
4. Quản trị đội ngũ, báo cáo và cải tiến
Xây dựng cơ cấu, mô tả công việc, tiêu chuẩn năng lực, lịch trực, kế hoạch đào tạo và người thay thế cho từng vị trí trong phòng.
Giao việc theo đầu ra; đánh giá nhân sự theo SLA, chất lượng, năng suất, kỷ luật và mức độ chủ động; đề xuất tuyển dụng, ghi nhận, đào tạo hoặc xử lý vi phạm.
Duy trì dashboard Vận hành, Báo cáo giải ngân và Tỷ lệ chuyển đổi hồ sơ; báo cáo ngắn gọn theo ngoại lệ, nêu rõ vấn đề, nguyên nhân, ảnh hưởng, người xử lý và thời hạn hoàn thành.
Thực hiện phân tích nguyên nhân gốc, hành động khắc phục/phòng ngừa; đề xuất tự động hóa các bước lặp lại và loại bỏ báo cáo không tạo giá trị.
Lập và kiểm soát ngân sách phần mềm, công cụ vận hành và chi phí nhà cung cấp; chịu trách nhiệm về hiệu quả sử dụng.