​5 quy tắc viết email gửi đối tác

Email đóng một vai trò quan trọng trong công việc và đã gần như hoàn toàn thay thế thư giấy; việc trả lời email cũng mất ít công sức hơn nhiều so với viết thư giấy. Vậy tại sao tỷ lệ trả lời email gần đây lại đang giảm sút? Liệu có phải do bạn chưa biết cách chào hỏi trong email đúng? Theo dõi bài viết dưới đây để nắm được các quy tắc cơ bản khi viết email gửi đối tác nhé.

Quy tắc viết Email gửi đối tác chuyên nghiệp

1. Tiêu đề ngắn ngọn, phản ánh đúng nội dung thư

Mỗi email bạn gửi cho đối tác đều phải có một tiêu đề cô đọng, súc tích và phải đảm bảo phản ánh đúng nội dung thư. Điều này sẽ giúp cho người nhận xác định được tầm quan trọng của email mà họ nhận được. Đánh dấu thư ở mức độ quan trọng không có nghĩa là email của bạn sẽ được chú ý nhiều hơn do ngày nay có quá nhiều người đang lạm dụng tính năng này, khiến cho hiệu quả của nó bị giảm sút đáng kể.

2. Chào hỏi đúng chuẩn

Ngày nay, nhiều người dường như đã bỏ qua hoàn toàn phần chào hỏi trong email. Tuy nhiên, một phần chào hỏi đúng chẩn sẽ giúp bạn dễ dàng xác định được email này đang hướng tới ai, đặc biệt là trong trường hợp chuyển tiếp email hoặc trả lời tất cả.
Đồng thời, hãy tránh trả lời tất cả mọi người nếu như không phải ai trong đó cũng cần phải đọc email của bạn, cũng không nên chuyển tiếp email cho quá nhiều người khi không cần thiết. Mọi thông tin, mọi bước thực hiện với email đều phải được chọn lọc để hạn chế tối đa tình trạng quá tải email.

3. Đúng ngữ pháp, đúng chính tả

Tiếng lóng và các từ viết tắt trong giao tiếp đời thường ngày nay cũng xuất hiện khá nhiều trong email. Tuy nhiên, ngay cả khi đồng nghiệp và đối tác của bạn không có bất cứ điều gì phàn nàn, thì bạn cũng không nên sử dụng những từ này trong email. Email của bạn có thể được chuyển tiếp cho nhiều đối tác khác nhau hoặc quản lý cấp cao và những người này sẽ có ấn tượng không tốt và đánh giá bạn là người thiếu kỹ năng giao tiếp bằng văn bản cơ bản.
Cùng với đó, việc sử dụng sai ngữ pháp hay sai chính tả trong email sẽ chỉ cho đối tác thấy bạn là người cẩu thả, thiếu sự tỉ mỉ trong công việc. Do đó, hãy dành một vài phút xem thật kỹ lại email trước khi nhấn nút gửi nhé! Bạn cần tránh 7 cụm từ làm email công việc của bạn trở nên kém hiệu quả, có như vậy mới được đối tác đánh giá cao.

4. Chỉ tập trung vào những thông tin quan trọng

Tỏ ra hòa đồng, thân thiện trong email gửi đối tác là điều luôn được hoan ngênh; tuy nhiên, đừng tỏ ra là bạn đang tán gẫu với họ. Những thông tin quan trọng, cần thiết phải được đặt trên đầu email để đảm bảo người nhận chắc chắn sẽ đọc được. Trong nhiều trường hợp, nếu email của bạn quá dài, trên 1, 2 đoạn văn thì người nhận có thể sẽ không đọc hết toàn bộ.

5. Kết thúc email rõ ràng, cụ thể

Hãy kết thúc email một cách rõ ràng để khẳng định trên đây là tất cả những gì bạn muốn. Nếu bạn không đưa ra một lời kết cụ thể thì chưa chắc bạn đã nhận được phản hồi về những gì mà bạn mong muốn từ phía đối tác. Nếu như bạn muốn xin phép hoặc xin ý kiến, bạn cần nêu rõ điều này. Nếu như bạn cần email phản hồi trước ngày thứ 3, hãy khẳng định nó trong phần kết thúc.
Trên đây là 5 quy tắc viết email gửi đối tác bạn chắc chắn sẽ cần tới, cho dù viết email bằng tiếng Anh hay tiếng Việt. Khi kết hợp đủ cả 5 yếu tố này, bạn đang tự thể hiện mình là người có kỹ năng giao tiếp tốt bằng văn bản, am hiểu công nghệ, lịch sự và rất đáng tin cậy. Nhờ đó, tỷ lệ phản hồi từ đối tác cũng chắc chắn sẽ cao hơn.