Hướng dẫn cách ghi sơ yếu lý lịch chuẩn từ A đến Z

I. Khi nào cần dùng sơ yếu lý lịch?

Sơ yếu lý lịch (SYLL) hay sơ yếu lý lịch tự thuật là tài liệu kê khai thông tin cá nhân và gia đình, thường được dùng khi:

• Nộp hồ sơ xin việc: SYLL là thành phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ xin việc đầy đủ. Nhà tuyển dụng sẽ lưu lại hồ sơ để xác minh thông tin, lưu trữ hồ sơ phục vụ quản lý nhân sự.
• Làm hồ sơ nhập học: Hiện nay, nhiều trường Đại học, Cao đẳng yêu cầu sinh viên chuẩn bị thêm SYLL trong hồ sơ nhập học để xác nhận lý lịch cá nhân và gia đình nhằm phục vụ cho công tác quản lý sinh viên trong suốt quá trình học.
• Làm thủ tục hành chính: SYLL là yêu cầu bắt buộc trong nhiều thủ tục hành chính như thủ tục xin xác nhận nhân thân, thủ tục xuất khẩu lao động,...

II. Chuẩn bị gì trước khi ghi sơ yếu lý lịch?

Trước khi ghi sơ yếu lý lịch, bạn cần chuẩn bị đầu đủ các giấy tờ như căn cước công dân, ảnh chân dung, thông tin gia đình để có thể ghi sơ yếu lý lịch một cách chính xác.

• Căn cước công dân: Giúp điền các thông tin về họ và tên, ngày sinh, quốc tịch, nơi cư trú,...
• Thông tin học vấn và việc làm: Các thông tin về thời gian học, thời gian làm, địa điểm, cơ quan, khen thưởng, kỷ luật của cá nhân người viết.
• Ảnh 4x6cm: Trong sơ yếu lý lịch, bạn cần dán ảnh 4x6 theo đúng quy định. Ảnh nên là ảnh chụp trong 6 tháng gần nhất, nền trắng hoặc xanh, trang phục lịch sự, tóc tai gọn gàng.
• Thông tin gia đình: Ghi nhớ thông tin bố mẹ, vợ/chồng, anh chị em ruột (họ tên, biệt danh, ngày sinh, quá trình làm việc,...) để điền thông tin một cách trung thực.

III. Cách viết sơ yếu lý lịch xin việc chuẩn

Hiện nay, có 2 cách viết sơ yếu lý lịch phổ biến bạn có thể áp dụng là điền tay hoặc đánh máy. Tùy theo yêu cầu của cơ quan và nhà tuyển dụng mà bạn áp dụng hình thức ghi tương ứng. Nhưng nhìn chung, cả 2 hình thức này đều có cách điền giống nhau.

1. Ghi thông tin cá nhân cơ bản

Đây là phần nền tảng để xác minh danh tính, vì vậy cần ưu tiên độ chính xác tuyệt đối. Thông tin cá nhân thường xuất hiện ở trang 1, trang 2 và trang 4. Nội dung bao gồm:

• Tên: Họ và tên (viết in hoa, có dấu), bí danh (không có ghi “không”), tên thường gọi (không có ghi “không”)
• Giới tính (nam, nữ): Ghi nam hoặc nữ.
• Ngày sinh, nơi sinh: Điền giống thông tin trong căn cước công dân.
• Địa chỉ: Bao gồm thông tin nguyên quán, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, chỗ ở hiện nay)
• Dân tộc: Ví dụ Kinh, Mường, Thái, Dao,...
• Tôn giáo: Nếu theo đạo, bạn ghi tên tôn giáo chính xác (như Đạo Phật, Công giáo, Thiên chúa giáo). Nếu không theo đạo, bạn ghi “Không”.
• Thành phần gia đình sau cải cách ruộng đất: Cố nông, bần nông, trung nông, phú nông, công chức, viên chức, tiểu thương, tiểu chủ, tiểu tư sản, tư sản,...
• Thành phần bản thân hiện nay: Nghề nghiệp hoặc vị trí xã hội của bạn tại thời điểm kê khai, chẳng hạn là học sinh, sinh viên, viên chức, công chức.
• Trình độ văn hóa: Điền cấp phổ thông cao nhất đã hoàn thành theo mốc 12. Ví dụ: 12/12, 11/12.
• Trình độ chuyên môn: Điền cấp học cao nhất. Ví dụ: cao đẳng, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ,...
• Ngoại ngữ: Ghi rõ ràng theo khung năng lực ngôn ngữ Việt Nam (6 bậc) hoặc theo loại chứng chỉ bạn có. Chẳng hạn, tiếng Anh có nhiều loại chứng chỉ phổ biến như (VSTEP, TOEIC, IELTS). Nếu không có chứng chỉ, ghi theo mức độ thông thạo (Thành thạo/cơ bản). Không có, điền “Không”.
• Thông tin kết nạp Đảng, thông tin kết nạp Đoàn: Ghi chính xác thông tin như trong thẻ Đảng viên, sổ Đoàn viên.
• Thông tin sức khỏe: Bao gồm tình hình sức khỏe (tốt/khá/trung bình), chiều cao, cân nặng.
• Nghề nghiệp hoặc trình độ chuyên môn, cấp bậc: Điền rõ nghề nghiệp, chuyên môn chính và chức vụ.
• Lương chính hiện nay: Với người đã đi làm, ghi rõ mức lương. Với học sinh, sinh viên, người chưa đi làm, ghi “Chưa có”, “Không có”.
• Thông tin nhập ngũ/xuất ngũ và lý do (nếu có).
• Các thông tin khác: Số điện thoại liên hệ; Khi cần báo tin cho ai? Ở đâu? (ghi thông tin người thân ruột thịt như cha/mẹ, anh/chị/em, vợ/chồng trong tình trạng cơ quan, tổ chức cần liên hệ gấp nếu cần).

* Lưu ý: Thông tin cá nhân cần phải điền khớp với các giấy tờ cá nhân (CCCD, giấy khai sinh).

Trang 1

2. Điền quá trình hoạt động của bản thân

Bạn điền chính xác thông tin học vấn và làm việc theo các thông tin: thời gian, công việc, địa chỉ, chức vụ.

Ví dụ:

• 2009 - 2013: Học sinh - [Tên trường Tiểu học, địa chỉ trường] - [Học sinh]
• 2013 - 2017: Học sinh - [Tên trường THCS, địa chỉ trường] - [Học sinh]
• 2017 - 2020: Học sinh - [Tên trường THPT, địa chỉ trường] - [Học sinh]
• 2020 - 2024: Sinh viên - [Tên trường Đại học/Cao đẳng, địa chỉ trường] - [Sinh viên]
• 07/2024 - đến nay: Nhân viên Digital Marketing - Tên công ty, địa chỉ công ty - Nhân viên.

3. Cách điền hoàn cảnh gia đình

Phần này là mục quan trọng để xác minh nhân thân của người viết sơ yếu lý lịch. Bạn cần điền thông tin các thành viên trong gia đình (bố, mẹ, anh/chị/em ruột, vợ/chồng, con ruột) một cách trung thực, rõ ràng và thống nhất với thông tin trong sổ hộ khẩu, giấy khai sinh,... Nội dung thường có:

Đối với bố, mẹ ruột

• Họ và tên, tuổi, nghề nghiệp
• Trước cách mạng Tháng 8 làm gì? Ở đâu? (năm 1945)
• Trong kháng chiến chống thực dân Pháp làm gì? Ở đâu? (Từ năm 1945 đến năm 1954)
• Từ năm 1955 đến nay làm gì? Ở đâu (Ghi rõ tên cơ quan, xí nghiệp hiện nay đang làm)

* Lưu ý:

• Nếu bố mẹ, sinh sau CMT8 hoặc kháng chiến chống thực dân Pháp → ghi “Chưa sinh”.
• Nếu bố mẹ đã về hưu và hiện đang không làm việc → ghi “Đã về hưu”

Đối với anh chị em ruột

Ghi rõ tên, tuổi, chỗ ở, nghề nghiệp và trình độ chính trị của từng người.

Đối với vợ hoặc chồng

Điền đúng họ và tên, tuổi, nghề nghiệp, nơi làm việc, chỗ ở hiện nay. Trong trường hợp chưa kết hôn, bạn gạch chéo thông tin.

Đối với họ và tên các con

Ghi rõ họ và tên, tuổi, nghề nghiệp. Nếu chưa có con, gạch chéo thông tin.

4. Cách khai khen thưởng và kỷ luật

Ghi rõ danh hiệu khen thưởng và hình thức kỷ luật kèm thời gian. Nếu không có, ghi “Không” hoặc gạch chéo. Không cần liệt kê quá nhiều, chỉ chọn thông tin tiêu biểu.

5. Lời cam đoan, chữ ký và xác nhận

Bạn đọc kỹ lời cam đoan. Ghi thời gian viết SYLL và ký tên. Sau đó, xin xác nhận của thủ trưởng cơ quan, xí nghiệp, chủ tịch UBND xã, phường.

IV. Mẫu viết sơ yếu lý lịch tự thuật dễ điền

Nếu bạn đang tìm một mẫu sơ yếu lý lịch tự thuật chuẩn, dễ điền và đúng quy định, phần dưới đây sẽ giúp bạn có thể áp dụng ngay mà không cần chỉnh sửa quá nhiều. Mẫu được thiết kế theo hướng ngắn gọn - rõ ràng - đúng cấu trúc hồ sơ hành chính, phù hợp cho cả xin việc, nhập học hoặc làm thủ tục.

V. Những lỗi thường gặp khi ghi sơ yếu lý lịch

Dù là giấy tờ quen thuộc nhưng khi điền, không ít người vẫn mắc lỗi hoặc lúng túng khi điền. Dưới đây là một số sai sót bạn nên lưu ý và tránh để đảm bảo hồ sơ chính xác, không phải sửa hay bị yêu cầu làm lại.

1. Ghi sai hoặc không thống nhất thông tin với giấy tờ cá nhân

Đây là lỗi thường gặp và khá nghiêm trọng, có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến tính pháp lý. Bạn cần đối chiếu với giấy tờ gốc (CCCD, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, sổ Đoàn viên, thẻ Đảng viên) trước khi điền và kiểm tra lại thông tin sau khi hoàn thành.

2. Trình bày quá trình học tập, làm việc thiếu logic

Quá trình công tác cần được trình bày theo thứ tự thời gian, nếu bạn ghi lộn xộn hoặc để trống thông tin hoặc không ghi rõ đơn vị, vị trí công tác có thể sơ yếu lý lịch sẽ bị nghi ngờ về tính minh bạch. Do vậy, cần sắp xếp thông tin theo thứ tự từ xa nhất đến gần nhất, đảm bảo tính xuyên suốt.

3. Khai sai thông tin gia đình

Trong một số hồ sơ (công chức, viên chức, xuất khẩu lao động), thông tin nhân thân là phần được kiểm tra kỹ. Nếu bạn ghi sai, ghi thiếu, không thống nhất với giấy tờ về hộ khẩu, SYLL có thể không hợp lệ. Vì vậy, cần ghi trung thực và nhất quán.

4. Tẩy xóa, sai chính tả

Đối với các giấy tờ hành chính như sơ yếu lý lịch, việc bạn tẩy xóa, viết đè hay sai chính tả sẽ khiến hồ sơ bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp, không hợp lệ. Do đó, bạn nên viết chậm và bình tĩnh, sử dụng duy nhất một loại mực khi điền. Trong trường hợp viết sai, cần viết lại bản mới thay vì cố sửa.

5. Thiếu chữ ký

Chữ ký trong sơ yếu lý lịch là bắt buộc để xác định thông tin do chính bạn tự khai và là điều kiện cần để công chứng/chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền thẩm quyền. Cần đảm chắc chắn đã ký tên vào SYLL trước khi nộp.

6. Không xác nhận hoặc xác nhận sai nơi quy định

Thông tin chứng thực quan trọng không kém chữ ký cá nhân. Nếu không có xác nhận, hồ sơ sẽ bị mất giá trị pháp lý. Bạn cần tìm hiểu trước nơi cần xác nhận và chủ động xin chứng thực để hoàn thiện hồ sơ.

VI. Một số câu hỏi thường gặp

1. Sơ yếu lý lịch tự thuật nên viết tay hay đánh máy?

Có thể viết tay hoặc đánh máy tùy yêu cầu của từng loại hồ sơ và đơn vị tiếp nhận. Viết tay giúp xác thực chữ ký, hạn chế chỉnh sửa và đảm bảo tính pháp lý còn đánh máy gọn gàng, dễ sửa lỗi hơn. Hiện nay, hình thức phổ biến hơn vẫn là viết tay.

2. Sơ yếu lý lịch có bắt buộc phải dán ảnh cá nhân không?

Có. Ảnh cá nhân được đặt ngay trang đầu của sơ yếu lý lịch. Bạn bắt buộc phải dán ảnh đúng quy chuẩn (ảnh 4x6cm, chụp 6 tháng gần nhất, đặt góc trên bên phải và đóng dấu giáp lai để xác thực).

3. Sơ yếu lý lịch có cần công chứng không?

Không cần. Căn cứ theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2024; khoản 1, 2, 3 và khoản 4 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Điều 15 Thông tư 01/2020/TT-BTP, bạn chỉ cần thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực thay vì công chứng.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn cách ghi sơ yếu lý lịch đơn giản, dễ thực hiện. Việc ghi đúng, đủ và nhất quán thông tin sẽ giúp hồ sơ của bạn dễ dàng được chấp nhận trong mọi tình huống. Đừng quên kết hợp sơ yếu lý lịch với một CV được tối ưu nội dung và trình bày rõ ràng để tăng lợi thế cạnh tranh khi ứng tuyển. JobOKO cung cấp các mẫu sơ yếu lý lịch và mẫu CV chuẩn tuyển dụng, giúp bạn chuẩn bị hồ sơ nhanh chóng, đầy đủ.