Là nhân viên thuộc bộ phận kế toán, làm việc với hóa đơn điện tử, đôi khi không tránh khỏi viết sai như đơn giá, mã số thuế, số tiền thanh toán,... Trong trường hợp này, biên bản hủy hóa đơn hay thu hồi hóa đơn điện tử được sử dụng nhằm xác minh hóa đơn đã lập không có hiệu lực, từ đó tạo hóa đơn mới đúng chuẩn hơn.
Những điều cần biết về biên bản hủy hóa đơn điện tử
Hiện nay, có hai loại hóa đơn được sử dụng phổ biến đó là hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được lập, thống kê, nhập liệu bằng phần mềm, thiết bị điện tử. Chính vì vậy, những thông tin bán hàng, kinh doanh đều sẽ được lưu trữ trên hệ thống nên sử dụng nhanh và thuận tiện. Còn hóa đơn giấy thường là viết tay, quá trình ghi nhận thông tin, tính toán mang tính thủ công. Tùy theo quy mô, hình thức kinh doanh của doanh nghiệp mà có thể sử dụng các loại hóa đơn cho phù hợp.
Hóa đơn điện tử bao gồm nhiều loại trong lĩnh vực khác nhau như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn xuất khẩu, bán hàng... Khi trao đổi, mua bán, để có sự minh bạch, rõ ràng cũng như cần có bằng chứng nhằm kiểm tra, xác minh lại về sau thì các bên cần có hóa đơn điện tử.
Mặc dù bạn có thể tự mình lập biên bản hủy hóa đơn điện tử nhưng để tiết kiệm thời gian và thực hiện sao cho đúng quy định thì có thể tải biểu mẫu sẵn có. Việc bạn cần làm chỉ là điền thông tin một cách chính xác, chuyên nghiệp.
Mục đích dùng biên bản hủy hóa đơn điện tử là để xác minh hóa đơn cũ đã lập không có giá trị sử dụng. Khi người bán lập hóa đơn điện tử và đã gửi cho người mua nhưng chưa thực hiện giao hàng, cung ứng dịch vụ thì phát hiện sai sót hoặc hóa đơn đã gửi cho người mua và cả hai bên đều chưa kê khai thuế thì có thể tiến hành hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn mới.
Trường hợp nào cần dùng đến biên bản hủy hóa đơn điện tử
Các mục như Quốc hiệu, Tiêu ngữ, Tên biên bản, trích dẫn thông tư, quy định của Pháp luật trong mẫu đều có sẵn. Người sử dụng điền thông tin chỉ cần chú ý tới phần nội dung của biên bản hủy hóa đơn để viết sao cho đúng.
Trong phần nội dung của biên bản, bạn cần cung cấp thông tin minh bạch, mang tính chính xác cao như bên A, bên B về địa chỉ, mã số thuế, người đại điện,..
Bên A hay Bên B đều có địa chỉ trụ sở, công ty, mã số thuế riêng,... nên bạn cần lưu ý để tránh nhầm lẫn thông tin hai bên với nhau. Đặc biệt, số hóa đơn bị hủy, lý do, ngày hủy bạn cần nêu rõ để biên bản có tính pháp lý và thuyết phục.
Cuối cùng trong biên bản hủy hóa đơn, hai bên cần có lời cam kết về việc không sử dụng hóa đơn cũ để kê khai thuế. Những thông tin được khai là hoàn toàn đúng sự thật và chịu mọi trách nhiệm về thông tin đề cập.
Biên bản hủy hóa đơn điện tử khi lập cần có sự thống nhất, đồng ý của cả hai bên. Vì vậy, mỗi bên sẽ giữ một bản. Để biên bản có hiệu lực thì cần bao gồm đầy đủ chữ ký điện tử của những bên tham gia để tránh tranh chấp, kiện tụng về sau. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử đã hủy vẫn phải lưu trữ phòng trường hợp cơ quan có thẩm quyền tra cứu.
Viết biên bản hủy hóa đơn điện tử không khó, chỉ cần bạn lưu ý để không viết sai chính tả hay thông tin. Với mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử sẵn có, hy vọng bạn có thể tải về và sử dụng thuận lợi, giúp công việc trở nên dễ dàng.
MỤC LỤC:
I. Hiểu thế nào về hóa đơn điện tử?
II. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử chuẩn, có link tải
III. Biên bản hủy hóa đơn điện tử dùng khi nào?
IV. Cách điền biên bản hủy hóa đơn điện tử