Cách viết email xin lỗi khách hàng sao cho đúng chuẩn

02/04/2024 15:53
Bước đầu tiên sau khi nhận về những phàn nàn về chất lượng hoặc dịch vụ là gửi email xin lỗi khách hàng. Để viết email xin lỗi khách hàng hiệu quả, bạn cần biết cách viết một cách hợp lý, thể hiện sự chân thành để làm dịu lòng khách hàng trước khi tìm ra cách giải quyết tốt nhất.

Gặp sai sót khi cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng là điều không ai mong muốn. Trong trường hợp này, hãy viết email xin lỗi khách hàng một cách thật chuyên nghiệp, thừa nhận lỗi lầm của bản thân và đề xuất cách xử lý kịp thời.

MỤC LỤC:
I. Cách viết email xin lỗi khách hàng
II. Mẫu email xin lỗi khách hàng
III. Kinh nghiệm viết email xin lỗi khách hàng

cach viet email xin loi khach hang

Email xin lỗi khách hàng viết không quá khó

I. Cách viết email xin lỗi khách hàng

1. Lập tức nói "Xin lỗi..."

Chỉ có lời xin lỗi đơn thuần, đầy chân thành mới xoa dịu được cơn giận của khách hàng cũng như giữ gìn hình ảnh, uy tín cho công ty bạn. Thay vì cố gắng giải thích hay viện cớ như "Tôi xin lỗi nhưng mà..." thì chỉ "Tôi xin lỗi, đây thực sự là thiếu sót từ phía chúng tôi" mới có thể giúp bạn cứu vãn được mối quan hệ với khách hàng.

2. Thừa nhận sai sót

Lập tức thừa nhận thiếu sót có thể làm tổn thương lòng tự trọng của bạn, đặc biệt khi bạn tin rằng mình không có lỗi. Tuy nhiên, hãy cố đặt bản thân vào vị trí của khách hàng để nhìn nhận vấn đề một cách khách quan nhất. Biết đâu ở một khía cạnh nào đó, bạn đã vô tình gây ra sai sót gì. Bất kể lỗi lầm lớn hay nhỏ, sự trung thực và thành khẩn của bạn sẽ được đánh giá cao.

Đọc thêm: Mẫu lời cảm ơn khách hàng, tri ân khách hàng cuối năm

3. Đưa ra lời giải thích

Cách xoa dịu cơn thịnh nộ của một người là cho họ thấy bạn đã nhận ra sai lầm mà mình mắc phải. Sau đó, bạn có thể giải thích ngắn gọn những gì đã xảy ra và nguyên nhân tại sao. Tuy nhiên, đừng lầm tưởng việc này với bào chữa, che giấu lỗi lầm. Hãy khách quan tiếp cận vấn đề từ nhiều góc độ, biết đâu khách hàng có thể thông cảm được cho bạn.

4. Thừa nhận đã làm ảnh hưởng tới khách hàng

Có thể bạn chưa biết, hầu hết khách hàng đều thông cảm được vấn đề có thể phát sinh trong quá trình làm việc: máy chủ sập, email rơi vào mục spam hay nhân viên nghỉ ốm, v.v. Tuy nhiên, nếu những sự cố này ảnh hưởng tiêu cực tới nhu cầu của họ thì rất khó để bỏ qua mọi chuyện. Do đó, hãy chủ động thừa nhận đã làm gián đoạn trải nghiệm khách hàng để không đẩy mọi việc vượt khỏi tầm kiểm soát.

5. Đưa ra phương án giải quyết

Lời xin lỗi sẽ không có tác dụng nếu bạn không thể đưa ra cách sửa chữa vấn đề. Sau cùng, bạn vẫn phải làm mọi cách để giữ chân khách hàng cũng như giữ gìn uy tín doanh nghiệp. Bằng cách chủ động đề xuất phương hướng khắc phục hậu quả và bù đắp thiệt hại nếu cần thiết, khách hàng sẽ cảm thấy được tôn trọng.

6. Mong khách bỏ qua

Đặt bản thân vào vị trí của khách hàng, bạn sẽ bị thuyết phục hoàn toàn nếu đối phương thực sự nhận ra lỗi lầm và cầu xin sự tha thứ. Điều này cho thấy bạn không chỉ nói lời xin lỗi sáo rỗng mà đặt cả sự chân thành vào đó.
Tuy nhiên, bạn không cần phải làm quá việc này lên. Một câu đơn giản như "Tôi thực sự hy vọng bạn có thể bỏ qua sai sót lần này!" là đủ để thể hiện thái độ thành khẩn.

7. Không để bụng, thù dai

Sai sót là chuyện không thể tránh khỏi, hãy để mọi khó chịu trôi qua sau khi bạn ấn nút "Gửi" đi email xin lỗi. Hãy chỉ coi đây là cơ hội để nhìn nhận và đánh giá lại cách làm việc của chính mình. Thay vì để bụng, thù dai, đừng quên dành thời gian sửa chữa và khắc phục sự cố để lấy lại uy tín cho công ty.

Đọc thêm: Cách nói chuyện với khách hàng tiềm năng

cach viet email xin loi khach hang 2

Gửi email xin lỗi khách hàng là việc làm cần thiết khi để xảy ra sai sót

8. Giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng

Mối quan hệ của bạn với khách hàng không hề kết thúc ngay cả khi đã gửi đi email xin lỗi. Hãy thường xuyên liên lạc với họ để xem liệu bạn có thể làm được thêm gì cho họ hay không. Đây chính là cách tốt nhất để lấy lại niềm tin từ phía khách hàng. Tuy nhiên, hãy liên lạc với thái độ lịch sự, có chừng mực, tránh gây khó chịu, phản tác dụng.

II. Mẫu email xin lỗi khách hàng

Mẫu 1

"Thân chào bạn [tên khách hàng]
[Tên nhà hàng] xin cảm ơn vì bạn đã quan tâm và lựa chọn [tên nhà hàng] để đến dùng bữa. Mình/Tôi là [tên người giải quyết/xin lỗi], [chức danh công việc].
Sau khi nhận được điện thoại/email phản hồi của bạn về vấn đề thái độ của nhân viên phục vụ ở chi nhánh [tên chi nhánh], bộ phận giám sát và quản lý của bên mình đã kiểm tra camera và xác nhận những gì bạn phản hồi là hoàn toàn chính xác. Thay mặt nhà hàng, mình xin được gửi lời xin lỗi chân thành nhất tới bạn vì đã cung cấp dịch vụ không đạt tiêu chuẩn chăm sóc khách hàng.
Bên mình đã tiến hành xử lý sai phạm với nhân viên đó và mong bạn bỏ qua cho những bất tiện đã gặp phải. Nhà hàng xin được gửi tặng bạn voucher giảm giá 50% cho lần dùng bữa sắp tới.
Một lần nữa, xin lỗi bạn vì đã khiến bạn không hài lòng với dịch vụ của nhà hàng và mong sớm được gặp lại bạn.
Trong trường hợp bạn chưa đồng ý với cách giải quyết này, bạn đừng ngại phản hồi để [tên nhà hàng] được biết và đưa ra phương án giải quyết hợp lý hơn nhé".
[Tên + Chức danh người gửi email]".
Tố chất cần thiết cho nhân viên chăm sóc khách hàng là kỹ năng giao tiếp tốt, sự tỉ mỉ, kiên nhẫn, tinh thần trách nhiệm và lòng nhiệt tình. Sử dụng các mẫu CV nhân viên chăm sóc khách hàng trên JobOKO mang lại nhiều lợi ích: Tiết kiệm thời gian, có cơ hội tiếp cận với nhiều công ty uy tín, tăng cơ hội được nhận lời mời phỏng vấn. Bạn hãy tạo CV ngay!

Mẫu 2

"Kính gửi: Anh/chị [tên khách hàng]
Em là [họ tên], Chuyên viên kinh doanh của công ty [tên công ty]. Sau khi nhận được phản hồi của anh/chị về đơn hàng [mã đơn hàng], em đã kiểm tra, đối chiếu lại và phát hiện vấn đề nằm ở đơn vị vận chuyển. Em xin được gửi lời xin lỗi chân thành đến anh/chị vì đã gây ra sự bất tiện này.
Để giải quyết trường hợp này, em xin được đề xuất 2 phương án như sau:

1. Bên em sẽ cho người đến thu hồi sản phẩm lỗi (vì quá trình vận chuyển) và gửi sản phẩm mới cho anh/chị.

2. Nếu sản phẩm lỗi nhỏ vẫn dùng được thì anh/chị có thể cân nhắc tiếp tục sử dụng, bên em sẽ hoàn tiền 50% cho lần mua kế tiếp của anh/chị.
Một lần nữa em xin lỗi anh/chị vì đã để xảy ra sơ xuất và khiến anh/chị không hài lòng với sản phẩm, dịch vụ của bên em. Em mong sớm nhận được phản hồi của anh/chị để giải quyết kịp thời nhất có thể.
Ký tên."
Cach viet email xin loi khach hang

Tham khảo các mẫu Email xin lỗi khách hàng chuyên nghiệp

III. Kinh nghiệm viết email xin lỗi khách hàng

Ngoài việc tuân thủ quy trình viết email xin lỗi khách hàng, để email thực sự hiệu quả, bạn cũng cần chú ý đến một số chi tiết như:

  • Đảm bảo không sai chính tả: Đây là lỗi tối kỵ khi viết email xin lỗi khách hàng nói riêng và trong tất cả các văn bản, nội dung chính thức nào khác.
  • Ngôn ngữ trong email: Bạn cần thể hiện thái độ lịch sự, có thành ý nhưng tránh cầu xin, khúm núm hay vòng vo, đổ lỗi vì sẽ khiến người nhận - những khách hàng đang bực mình hoặc thất vọng cảm thấy khó chịu hơn.
  • Thời gian gửi email xin lỗi: Lời khuyên của các chuyên gia là bạn nên gửi email xin lỗi, phản hồi trong vòng 24 giờ sau khi bị phàn nàn, khiếu nại.
  • Gửi đúng người, cá nhân hóa nội dung email: Sẽ là viễn cảnh tệ nhất nếu bạn đánh máy sai tên khách hàng cần xin lỗi hoặc gửi nội dung chung chung, không cá nhân hóa trường hợp của họ.
Chủ động nhận trách nhiệm và gửi email xin lỗi khách hàng là kỹ năng mềm đặc biệt quan trọng nếu bạn muốn giữ chân khách hàng cũng như giữ gìn hình ảnh, uy tín của công ty. Mong rằng với những kinh nghiệm quý báu mà JOBOKO.com vừa mang đến, bạn đọc có thể tìm cho mình cách giải quyết hợp tình, hợp lý nhất.

tin mới

Mẫu đơn xin việc giáo viên chuẩn nhất kèm cách viết

Nếu quan tâm đến việc làm giáo viên và muốn viết đơn xin việc giáo viên hiệu quả, JobOKO có một số gợi ý và mẹo hay, giúp bạn ứng tuyển thành công.

01/01/2100 00:00

Mẫu đơn xin việc giáo viên chuẩn nhất kèm cách viết

Mẫu mục tiêu nghề nghiệp của Trưởng phòng kinh doanh

Làm thế nào để xác định và trình bày mục tiêu nghề nghiệp một cách chuyên nghiệp và ấn tượng trong CV ứng tuyển vị trí Trưởng phòng kinh doanh? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

01/01/2100 00:00

Mẫu mục tiêu nghề nghiệp của Trưởng phòng kinh doanh

Mô tả công việc của Giám đốc kinh doanh, yêu cầu gì?

Vị trí Giám đốc kinh doanh đóng vai trò then chốt trong việc định hình và phát triển chiến lược kinh doanh của công ty. Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về công việc của Giám đốc kinh doanh, giúp bạn hiểu hơn về công việc, những yêu cầu khi ứng tuyển.

01/01/2100 00:00

Mô tả công việc của Giám đốc kinh doanh, yêu cầu gì?

Mẫu và cách viết CV xin việc Tiếng Anh để NTD đánh giá cao

CV tiếng Anh giúp ứng viên thể hiện một phần khả năng ngoại ngữ của mình. Nếu bạn muốn viết CV tiếng Anh đúng chuẩn thì trước hết cần chọn mẫu CV phù hợp và tránh những lỗi mà nhà tuyển dụng "không ưa".

01/01/2100 00:00

Mẫu và cách viết CV xin việc Tiếng Anh để NTD đánh giá cao

Tips viết Kinh nghiệm tự kinh doanh, khởi nghiệp vào CV

Những người kinh doanh tự do muốn chuyển sang làm việc tại doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi viết CV. Trong bài viết, JobOKO sẽ hướng dẫn bạn cách viết kinh nghiệm tự kinh doanh, khởi nghiệp vào CV xin việc ấn tượng nhất.

01/01/2100 00:00

Tips viết Kinh nghiệm tự kinh doanh, khởi nghiệp vào CV

Cách viết CV xin việc tiếng Anh cho sinh viên mới ra trường

Viết CV tiếng Anh có thể khó khăn với ngay cả những người thành thạo ngoại ngữ này, nhất là các bạn ứng viên chưa có kinh nghiệm tìm việc. Cách viết CV xin việc tiếng Anh cho sinh viên mới ra trường mà JOBOKO.com chia sẻ cùng bạn sau đây có thể sẽ giúp bạn tạo CV chuyên nghiệp nhất để dễ dàng ứng tuyển thành công.

01/01/2100 00:00

Cách viết CV xin việc tiếng Anh cho sinh viên mới ra trường

Cách viết mục tiêu nghề nghiệp ngân hàng để "được lòng" NTD

Mục tiêu nghề nghiệp ngân hàng nên được trình bày trong CV như thế nào là mối quan tâm của nhiều ứng viên. Mỗi nghề nghiệp có lộ trình phát triển khác nhau, việc xác định mục tiêu phù hợp sẽ giúp bạn có động lực phấn đấu.

01/01/2100 00:00

Cách viết mục tiêu nghề nghiệp ngân hàng để "được lòng" NTD

Kinh nghiệm tìm việc làm online tại nhà cho sinh viên hiệu quả

Việc làm online tại nhà cho sinh viên không chỉ cần kiến thức và kỹ năng, mà còn đòi hỏi sự chăm chỉ, nỗ lực và cam kết làm việc nghiêm túc lâu dài. Đây là yếu tố quan trọng giúp bạn được nhà tuyển dụng đánh giá cao.

01/01/2100 00:00

Kinh nghiệm tìm việc làm online tại nhà cho sinh viên hiệu quả

Gcoop là gì? có phải công ty lừa đảo, đa cấp không?

Gcoop là gì? có phải công ty lừa đảo, đa cấp không? Đây là câu hỏi nhiều người quan tâm, đặc biệt là những ai có ý định tham gia Gcoop. Để hiểu rõ hơn, bạn hãy cùng tham khảo bài viết của JOBOKO nhé.

01/01/2100 00:00

Gcoop là gì? có phải công ty lừa đảo, đa cấp không?

Tuyển lao động làm việc lương 500k 1 ngày có phải lừa đảo?

Hiện nay, trên mạng xã hội tràn ngập thông báo tuyển dụng việc nhẹ lương cao với yêu cầu thấp nhưng thu nhập hấp dẫn, như 500k/ngày. Vậy, việc làm 500k 1 ngày có thật không hay chỉ là lừa đảo?

01/01/2100 00:00

Tuyển lao động làm việc lương 500k 1 ngày có phải lừa đảo?
hỗ trợ ứng viên

Nếu gặp bất cứ vấn đề gì cần hỗ trợ, hãy gọi tới HOTLINE hoặc gửi thư về địa chỉ email bên dưới để được hỗ trợ.

Giải thưởng
của chúng tôi

Top 3

Nền tảng số tiêu biểu của Bộ
TT&TT 2022.

Top 15

Startup Việt xuất sắc 2019 do VNExpress tổ chức.

Top 10

Doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo Việt Nam - Hội đồng tư vấn kinh doanh ASEAN bình chọn.

Giải Đồng

Sản phẩm công nghệ số Make In Viet Nam 2023.