Những khó khăn khi tuyển dụng nhân sự và cách khắc phục

Áp lực đối với các chuyên gia tuyển dụng nhân sự là phải làm sao tuyển được nhân sự tài năng, phù hợp với công việc và môi trường công ty trong thời gian có hạn, kinh phí có hạn. Có nhiều khó khăn khi tuyển dụng nhân sự xảy ra trong toàn bộ quy trình, một sự thiếu sót cũng có thể dẫn đến những vấn đề lâu dài. Điều quan trọng là mỗi nhà tuyển dụng phải chuyên nghiệp, linh hoạt và áp dụng các giải pháp, cách khắc phục thích hợp với điều kiện của công ty, tổ chức.

MỤC LỤC:
I. Tuyển dụng nhân sự quan trọng thế nào với doanh nghiệp?
II. Những khó khăn khi tuyển dụng nhân sự và cách khắc phục

Tầm quan trọng của việc tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp

I. Tuyển dụng nhân sự quan trọng thế nào với doanh nghiệp?

1. Nguồn nhân lực chất lượng đảm bảo các mục tiêu phát triển của doanh nghiệp

Con người là nguồn lực quan trọng bậc nhất của doanh nghiệp, quyết định hiệu suất công việc và hiệu quả kinh doanh. Dù mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của một công ty, tổ chức là gì thì các mục tiêu đó chỉ có thể được thực hiện hoàn hảo khi có sự tham gia của những nhân sự có năng lực, trình độ, kỹ năng và nỗ lực cho các cam kết cống hiến. Đây cũng là lý do vì sao mà những tập đoàn có hàng chục năm, hàng trăm năm lịch sử, các công ty hàng đầu thế giới đều đầu tư rất nhiều cho yếu tố con người.

Đọc thêm: Đâu là nguyên nhân tuyển dụng không hiệu quả?

2. Tăng khả năng cạnh tranh bằng nhân viên tài năng

Trong một thị trường cạnh tranh như hiện nay, muốn xây dựng thương hiệu, có chỗ đứng vững chắc và mở rộng thị phần, các doanh nghiệp có thể cạnh tranh với nhau bằng công nghệ, chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giá cả nhưng hơn hết vẫn sẽ là dịch vụ khách hàng. Tuyển dụng nhân sự chất lượng có thể giúp công ty của bạn gia tăng khả năng cạnh tranh khi nhân viên có nhiều ý tưởng sáng tạo, làm việc nghiêm túc, cung cấp dịch vụ chất lượng.

II. Những khó khăn khi tuyển dụng nhân sự và cách khắc phục

Thị trường lao động ngày nay rất cạnh tranh, ứng viên có thể không thiếu nhưng tìm được ứng viên phù hợp thì không đơn giản. Ứng viên tài năng ngày càng có nhiều sự lựa chọn trong khi nhiều ứng viên chưa đủ điều kiện lại có thể rất khéo léo trong việc thể hiện bản thân, có kỹ năng tìm việc tốt,... Cũng vì thế mà nếu nhà tuyển dụng vội vàng hoặc chưa xây dựng được quy trình tuyển dụng, quản lý nhân sự hợp lý thì dễ tuyển sai người.

Nắm được khó khăn khi tuyển dụng nhân sự ít nhất cũng khiến nhà tuyển dụng nhận thức đúng về những vấn đề tồn tại và tham khảo các giải pháp hữu ích, được chứng minh là thực sự hiệu quả JobOKO chia sẻ sau đây sẽ giúp bạn vượt qua các thách thức đó.

1. Khó xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng của các bộ phận

Bộ phận, phòng ban khác nhau có nhu cầu tuyển dụng khác nhau tùy theo từng thời điểm, số lượng và quy mô dự án. Phòng tuyển dụng nhân sự cần nắm được con số chính xác để tiến hành chuẩn bị và thực hiện tuyển dụng nhưng không phải lúc nào quy trình tiếp nhận thông tin này cũng diễn ra "mượt mà". Ở các công ty nhiều phòng ban, quy trình nhận thông tin, xây dựng phương án tuyển dụng, trình báo cáo chờ phê duyệt thường phức tạp, đặc biệt là khi tất cả các bước đều tiến hành thủ công.

Giải pháp: Xây dựng và đề xuất quy trình tự động hóa trong tiếp nhận thông tin, phân tích dữ liệu về nhu cầu tuyển dụng và ra quyết định tuyển dụng - có thể bằng cách áp dụng công nghệ vào tuyển dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu ứng viên, nhân viên để quản lý, CEO, trưởng bộ phận các phòng ban và phòng nhân sự cùng theo dõi.

Tuyển dụng nhân sự thường gặp những khó khăn gì?

2. Tốn nhiều thời gian để soạn thảo JD và tìm kênh đăng tin tuyển dụng uy tín

Ngay cả các chuyên gia nhân sự có nhiều kinh nghiệm cũng có thể sẽ phải thừa nhận rằng tạo mô tả công việc (JD) và tìm kênh đăng tin tuyển dụng là một trong những khó khăn khi tuyển dụng nhân sự thường gặp phải nhất. JD cho từng vị trí khác nhau sẽ phải khác và việc trình bày các nhiệm vụ chính cần dựa theo tình hình thực tế, yêu cầu của bộ phận. Soạn thảo JD thiếu thông tin, quá qua loa sẽ không thu hút được nhân sự tài năng hoặc nhận được quá ít CV.

Bên cạnh đó, kênh đăng tin tuyển dụng cũng có thể gây "đau đầu" cho nhà tuyển dụng vì nhiều kênh đăng tuyển nhưng hiệu quả không giống nhau. Có những kênh miễn phí nhưng chất lượng ứng viên kém, trong khi một số kênh hiệu quả nhưng chi phí quá đắt đỏ, vị trí hiển thị tin tuyển của bạn không tiếp cận được nhiều ứng viên tiềm năng,...

Giải pháp:

• Tìm hiểu rõ về vị trí tuyển dụng để điều chỉnh nội dung JD, tham khảo bản mô tả công việc các vị trí, nghề nghiệp của JobOKO cũng sẽ giúp bạn dễ hình dung chính xác hơn về thông tin cần có.
• Hiểu rõ ưu điểm, nhược điểm của từng kênh đăng tin tuyển dụng để sử dụng trong các trường hợp khác nhau. Ví dụ, tuyển lao động phổ thông hoặc các vai trò không yêu cầu cao thì đăng tuyển trên mạng xã hội có thể là cách hợp lý nhưng với cần bằng cấp thì website tuyển dụng chuyên nghiệp sẽ tốt hơn.
• Đăng tuyển trên JobOKO: Tin tuyển dụng được hiển thị ở vị trí VIP, tiếp cận nhiều ứng viên chất lượng; hệ thống áp dụng các công nghệ về AI (trí tuệ nhân tạo) và machine learning (học máy) có tính năng phân tích dữ liệu lớn, giới thiệu ứng viên phù hợp nhất nên nhà tuyển dụng có quyền chủ động hơn trong tiếp cận ứng viên tiềm năng, tuyển nhanh hơn, đúng người đúng việc, không bỏ lỡ nhân sự tài năng.

Đọc thêm: ​Cách đăng tin tuyển dụng tại website JobOKO

3. Nhận được quá ít CV xin việc hoặc nhiều CV nhưng ứng viên không đủ tiêu chuẩn

Khó khăn khi tuyển dụng nhân sự được coi là điển hình nhất, phổ biến nhất với tất cả các nhà tuyển dụng và quản lý nhân sự đó là nhận được quá ít CV xin việc hoặc nhiều CV nhưng toàn là dạng "spam" - ứng viên gửi hồ sơ ứng tuyển ngay cả khi họ biết rõ bản thân không phù hợp, chưa đáp ứng được các yêu cầu cơ bản. Chẳng còn gì thất vọng hơn là khi đăng tuyển cho một vị trí mà sau một tuần hoặc 10 ngày, số lượng CV bạn nhận về rải rác hoặc rất ít. Điều đó sẽ khiến nhà tuyển dụng bị giới hạn sự lựa chọn.

Bên cạnh đó, việc có nhiều CV gửi về nhưng chất lượng ứng viên kém, đa số là không phù hợp cũng sẽ khiến nhà tuyển dụng phải đối mặt với những khó khăn. Với những nhà tuyển dụng ít kinh nghiệm thì dễ rơi vào trạng thái hoang mang và không biết phải xử lý thế nào vì ngân sách tuyển dụng có hạn.

Giải pháp:

Có thể nói, tình huống như vậy là điều mà không nhà tuyển dụng nào mong muốn nhưng rõ ràng là ai cũng từng phải đối mặt. Điều quan trọng ở đây là bạn phải xác định được nguyên nhân vì sao và tìm ra cách xử lý thích hợp với điều kiện của doanh nghiệp, tổ chức.

• Tìm hiểu rõ nguyên nhân vì sao đăng tuyển mà có ít CV ứng tuyển, CV không chất lượng: Thông thường thì những lý do hàng đầu là do mô tả công việc không rõ ràng (thiếu thông tin công ty, công việc mơ hồ,...), thương hiệu tuyển dụng quá tệ (có nhiều đánh giá tiêu cực về môi trường làm việc của công ty, chính sách, chế độ lương thưởng,...) hoặc mức lương đưa ra quá thấp,...
• Tùy vào vấn đề cụ thể, nhà tuyển dụng có thể khắc phục theo từng bước, ví dụ như đầu tư hơn cho JD rõ ràng và đầy đủ thông tin, viết theo cách thu hút hơn hoặc đề xuất với quản lý bộ phận và ban giám đốc về các chế độ lương và phúc lợi của công ty. Trường hợp thương hiệu tuyển dụng chưa tích cực thì sẽ khá khó giải quyết vì cần thời gian lâu dài.
• Đăng tuyển trên kênh tuyển dụng có công nghệ hiện đại như JobOKO. Nền tảng áp dụng các công nghệ về trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine learning) vào phát triển hệ thống giới thiệu ứng viên tiềm năng. Lúc này, nhà tuyển dụng có thể đa dạng hóa ứng viên, chủ động tiếp cận được với nhiều ứng viên chất lượng, giảm nguy cơ nhận CV không phù hợp vì hệ thống đã tiến hành phân tích, so sánh và đối chiếu thông tin nên mức độ phù hợp cao hơn hẳn.

Làm thế nào để khắc phục khó khăn của tuyển dụng nhân sự?

4. Quy trình phỏng vấn tồn tại nhiều bất cập

Cho dù là tuyển dụng vị trí nào thì phỏng vấn, trao đổi với ứng viên về trách nhiệm, yêu cầu, tìm hiểu xem định hướng và mục tiêu của hai bên có phù hợp để hợp tác hay không vẫn rất quan trọng. Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng trong số những khó khăn khi tuyển dụng nhân sự thì khó khăn khi tổ chức phỏng vấn cũng thường khiến nhà tuyển dụng lao đao. Những vấn đề thường gặp phải ở đây là:

• Khó sắp xếp lịch phỏng vấn phù hợp với cả ứng viên và ban quản lý - những người dự định sẽ tham gia phỏng vấn để lựa chọn nhân sự mới.
• Quên gửi lịch phỏng vấn và xác định thời gian với ứng viên.
• Ứng viên không đến phỏng vấn, đến muộn nhưng không thông báo.
• Nhà tuyển dụng chưa chuyên nghiệp trong sắp xếp trang thiết bị, không gian cho buổi phỏng vấn; đón tiếp ứng viên chưa chu đáo.
• Chưa xây dựng được bộ câu hỏi phỏng vấn đánh giá toàn diện nhất năng lực của ứng viên.
• Chưa có tiêu chí, barem điểm để "chấm điểm" từng ứng viên.
• Việc tổ chức kiểm tra năng lực ứng viên bằng các bài kiểm tra năng lực chuyên môn, tính cách, trí tuệ cảm xúc, ngoại ngữ,... chưa được hợp lý, chuyên nghiệp.
• Khó có được sự thống nhất giữa những thành viên ban phỏng vấn.
• Sau phỏng vấn, nhà tuyển dụng không gửi mail thông báo kết quả cho ứng viên.

Trên đây là một số khó khăn khi tuyển dụng nhân sự cơ bản nhất, hay gặp nhất trong quá trình phỏng vấn của hầu hết các vị trí. Vấn đề như ứng viên không đến mà không thông báo mang tính khách quan với nhà tuyển dụng còn các nội dung còn lại đều do phòng tuyển dụng chưa có quy trình chuẩn.

Giải pháp:

• Xây dựng quy trình phỏng vấn tiêu chuẩn để chuẩn hóa tất cả các bước sao cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp trong khi đảm bảo cung cấp trải nghiệm phỏng vấn tích cực nhất cho ứng viên: Chuẩn hóa bộ câu hỏi phỏng vấn và phương pháp đánh giá (các bài test) cho tất cả các vị trí; rõ ràng và thống nhất về các yêu cầu với ứng viên; luôn gửi lời mời và lịch phỏng vấn rõ ràng, có gọi điện thoại xác nhận với ứng viên; xây dựng phương án dự phòng nếu ứng viên không đến được; chuyên nghiệp trong đón tiếp, setup không gian và thiết bị phục vụ phỏng vấn,...
• Sẵn sàng hỗ trợ tối đa cho ứng viên trong suốt quá trình kể từ khi họ được mời phỏng vấn, chẳng hạn như trả lời các thắc mắc, câu hỏi và thậm chí là hỗ trợ chỉ đường - gửi bản đồ đường đi tới văn phòng, cách di chuyển thang máy,...
• Dành cho ứng viên sự tôn trọng bằng cách đảm bảo giờ giấc phỏng vấn không bị muộn hoặc sớm hơn kế hoạch mà không thông báo; đón tiếp ứng viên chu đáo, chân thành.
• Luôn gửi email sau phỏng vấn dù ứng viên có được lựa chọn hay không: Sau khi phỏng vấn kết thúc, nhà tuyển dụng nên thông báo với ứng viên rằng kết quả sẽ có sau bao nhiêu ngày, thông báo theo hình thức nào. Trường hợp ứng viên trúng tuyển thì gửi lời mời làm việc nhưng nếu ứng viên bị loại, bạn vẫn nên gửi email thông báo lịch sự và bày tỏ thiện chí có thể hợp tác vào một ngày khác.

Tuyển dụng nhân sự sẽ kém hiệu quả khi quy trình phỏng vấn chưa chuyên nghiệp

5. Đánh giá năng lực, thái độ, mức độ phù hợp của ứng viên chưa chính xác

Xây dựng các khung đánh giá năng lực của ứng viên chỉ là một phần trong toàn bộ quy trình tổng thể để nhà tuyển dụng lựa chọn được ứng viên phù hợp nhất với công ty. Một khó khăn khi tuyển dụng nhân sự thường xuyên xảy ra đó là nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên chưa chính xác, cảm thấy họ phù hợp khi thực tế lại ngược lại, vậy nguyên nhân là do đâu?

Thông thường, lý do để đánh giá sai năng lực ứng viên là do câu hỏi phỏng vấn, các bài kiểm tra năng lực chưa được xây dựng phù hợp, không thực sự ăn nhập với vị trí cụ thể trong môi trường làm việc thực tế. Không chỉ vậy, vấn đề nữa ở đây là nhà tuyển dụng chỉ chú ý tới năng lực chuyên môn của ứng viên mà "quên" đánh giá tính cách, trao đổi về mục tiêu cũng như định hướng của họ. Có những ứng viên rất xuất sắc nhưng lại không hề phù hợp với môi trường làm việc và văn hóa công ty thì điều đó có nghĩa là họ không phù hợp.

Giải pháp:

• Nhà tuyển dụng nên nhớ rằng hãy tuyển ứng viên phù hợp nhất thay vì người giỏi nhất.
• Dù sử dụng các bài đánh giá, phương pháp đánh giá như thế nào thì hãy đảm bảo có thể xem xét kỹ lưỡng và toàn diện nhất về năng lực, tính cách, thái độ và mức độ phù hợp của ứng viên.
• Duy trì sự minh bạch, công bằng khi tiến hành đánh giá và lựa chọn ứng viên, đảm bảo khách quan trong toàn bộ quy trình.
• Thang đánh giá cho tất cả các bài kiểm tra chuyên môn, trắc nghiệm tính cách, IQ hay trí tuệ cảm xúc (EQ),... càng chi tiết càng chính xác.

6. Tuyển dụng không hiệu quả, tuyển dụng sai người

Những sai lầm ở các bước kể trên sẽ dẫn đến "hậu quả" tệ nhất, không chỉ là khó khăn khi tuyển dụng nhân sự mà còn gây tổn thất lâu dài với doanh nghiệp và tổ chức - đó là tuyển dụng không hiệu quả, tuyển sai người. Những nhân viên mới trải qua đào tạo và hướng dẫn ban đầu nhưng không thích nghi được với môi trường làm việc tại công ty, làm việc không hiệu quả, thái độ không mấy tích cực, người bỏ ngang công việc, người thì buộc phải cho nghỉ do ảnh hưởng đến hiệu suất,... đó đều là những dấu hiệu của việc tuyển dụng sai người,

Rõ ràng, không nhà tuyển dụng, quản lý nhân sự nào muốn đối mặt với khó khăn này nhưng các sai lầm không phải là hiếm.

Giải pháp:

• Chuẩn hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng nhân sự, đảm bảo chuyên nghiệp ở từng bước, hướng mục tiêu và phù hợp với các yêu cầu, nguồn lực của công ty.
• Lựa chọn kênh tuyển dụng uy tín để tiếp cận được nhiều ứng viên chất lượng hơn.
• Tạo môi trường làm việc và xây dựng văn hóa công ty tích cực, từ đó công ty sẽ có thương hiệu tuyển dụng tốt, thu hút nhiều nhân tài.
• Đầu tư vào nâng cao điều kiện phúc lợi cho nhân viên để giữ chân những nhân viên tài năng, gia tăng tỷ lệ tuyển dụng qua giới thiệu nội bộ.

Tuyển dụng sai người là điều mà không ít doanh nghiệp mắc phải

7. Cung cấp trải nghiệm tuyển dụng tệ cho ứng viên

Không thể phủ nhận rằng, rất nhiều khó khăn khi tuyển dụng nhân sự đều có nguyên nhân từ việc doanh nghiệp hay tổ chức có thương hiệu tuyển dụng chưa tích cực, cung cấp những trải nghiệm "tệ hại" cho ứng viên. Ngày nay, các hội nhóm trên Facebook hay các trang đánh giá (review) công ty được xem là nguồn thông tin tham khảo hữu ích cho ứng viên. Một khi ứng viên đọc được quá nhiều chia sẻ về những trải nghiệm không mấy vui vẻ, thiếu chuyên nghiệp khi đi phỏng vấn hoặc thử việc ở công ty bạn thì chắc chắn số lượng CV được gửi đến ứng tuyển, chất lượng hồ sơ cũng dễ bị giảm xuống.

Giải pháp:

• Viết JD rõ ràng.
• Minh bạch về quá trình tuyển dụng của bạn, rõ ràng về các yêu cầu và kỳ vọng.
• Quy trình ứng tuyển rõ ràng, cung cấp rõ thông tin giúp ứng viên biết ứng tuyển qua đâu, như thế nào.
• Tôn trọng thời gian của ứng viên, có thể rõ ràng rằng công ty chỉ liên hệ lại với ứng viên phù hợp hoặc sẽ trả kết quả bài kiểm tra và kết quả phỏng vấn trong bao lâu,...
• Tăng cười giao tiếp và cung cấp sự hỗ trợ tốt nhất cho ứng viên, giải đáp các câu hỏi và thắc mắc,...
• Chuyên nghiệp trong phỏng vấn.
• Đưa ra phản hồi cho ứng viên qua email và có thể đề nghị ứng viên phản hồi, đánh giá về trải nghiệm của họ.
• Duy trì mối quan hệ với ứng viên ngay cả khi họ chưa phù hợp với công ty, với vị trí ứng tuyển.

8. Khó đo lường hiệu quả tuyển dụng nhân sự

Đo lường hiệu quả tuyển dụng nhân sự là cách để các chuyên gia nhân sự, nhà quản lý tuyển dụng đánh giá chính xác hiệu quả của quá trình tuyển dụng - cả những mặt tốt và chưa tốt, từ đó phát huy điểm mạnh và khắc phục, tìm ra giải pháp cho những tồn tại. Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc đo lường hiệu quả tuyển dụng gần như chỉ được thực hiện và có tính chính xác cao ở những công ty, tập đoàn lớn. Trong khi đó, tại các công ty có quy mô nhỏ thì quy trình tuyển dụng còn chưa được tiêu chuẩn hóa nên việc đo lường hiệu quả tuyển dụng gần như là không thể.

Về cơ bản, khó khăn trong đo lường hiệu quả tuyển dụng nhân sự chủ yếu là do nhà tuyển dụng thiếu kỹ năng, thiếu quy trình và công nghệ.

Giải pháp:

• Xác định rõ ràng mục tiêu và kỳ vọng của công ty trong các đợt tuyển dụng cho những vị trí khác nhau.
• Hiểu rõ và áp dụng các phương pháp đo lường hiệu quả tuyển dụng dựa trên số lượng CV nhận được, ứng viên từ các nguồn nào, thời gian lấp đầy vị trí trống, sự hài lòng của quản lý bộ phận, tỷ lệ chấp thuận lời mời làm việc, các ứng viên đủ điều kiện và làm việc hiệu quả, thích nghi nhanh với môi trường,...
• Sử dụng các công nghệ như hệ thống giám sát tuyển dụng ATS và hệ thống quản trị nhân sự HRIS để có thể chủ động trong chia sẻ thông tin, nhập và lưu trữ giữ liệu, phân tích, đánh giá và thống kê các chỉ số nhằm đánh giá đầy đủ, chính xác hiệu quả tuyển dụng.
• Xây dựng các kế hoạch, phương án để khắc phục những tồn tại, thiếu sót trong tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới.

Đọc thêm: ​Hệ thống ATS trong tuyển dụng - Applicant Tracking System

Đo lường hiệu quả tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp xác định được hướng đi đúng

9. Chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới quá cao

Khó khăn khi tuyển dụng nhân sự không thể không kể đến sẽ bao gồm cả việc thời gian lấp đầy vị trí còn trống quá lâu cũng như chi phí cho hoạt động tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới quá tốn kém. Dù tuyển dụng quan trọng nhưng ngân sách sẽ có hạn, nếu không thể xây dựng được quy trình được tối ưu hóa thì nhà tuyển dụng rất khó kiểm soát ngân sách hoặc tuyển dụng hiệu quả trong khi tuân thủ giới hạn kinh phí được đề ra từ trước.

Giải pháp:

• Chuyên nghiệp hóa tất cả các bước trong quy trình tuyển dụng, tăng tỷ lệ tuyển đúng người.
• Có những kênh uy tín để đăng tuyển và nhanh chóng lấp đầy vị trí thay vì đăng tin tuyển ở khắp các kênh trả phí mà lượng ứng viên ít, chất lượng không cao. Công nghệ Job Search Engine của JobOKO thu gom nguồn việc làm từ tất cả các nguồn trên internet, hiển thị tránh trùng lặp trên trang nên tin tuyển của bạn có thể xuất hiện miễn phí hoặc bạn chỉ cần trả phí một lần để đẩy nhanh quy trình, tiếp cận được số lượng ứng viên lớn hơn, chất lượng hơn qua hệ thống giới thiệu ứng viên hiện đại.

Có những khó khăn khi tuyển dụng nhân sự mà nhà tuyển dụng nào cũng phải đối mặt, tuy nhiên, luôn có giải pháp cho các thách thức này. Mong rằng những chia sẻ của JobOKO sẽ hữu ích cho bạn trong việc nâng cao hiệu quả tuyển dụng.