Hệ thống ATS trong tuyển dụng - Applicant Tracking System

Việc tìm hiểu về hệ thống ATS trong tuyển dụng không những có ích cho các nhà tuyển dụng, doanh nghiệp trong nỗ lực ứng dụng công nghệ vào tìm kiếm và giữ chân nhân tài mà còn giúp ứng viên dễ hình dung, chuẩn bị CV xin việc sao cho chuyên nghiệp. Nếu như bạn đang quan tâm tới hệ thống ATS là gì, các tính năng của ATS và tác động tới quy trình tuyển dụng, hãy cùng theo dõi nội dung được JobOKO chia sẻ sau đây nhé.

MỤC LỤC:
I. Hệ thống ATS là gì?
II. Vì sao doanh nghiệp sử dụng hệ thống ATS trong tuyển dụng?
III. Hệ thống ATS trong tuyển dụng hoạt động như thế nào?
IV. Cách lựa chọn hệ thống ATS phù hợp
V. Ứng viên cần chuẩn bị CV thế nào nếu muốn vượt qua hệ thống ATS?

Những điều cần biết về hệ thống ATS trong tuyển dụng

I. Hệ thống ATS là gì?

Hệ thống ATS là viết tắt của Applicant Tracking System, tiếng Việt nghĩa là Hệ thống quản lý tuyển dụng hoặc Hệ thống xét duyệt ứng viên. Hệ thống ATS trong tuyển dụng giúp quản lý CV xin việc, đánh giá và sắp xếp theo thứ tự. ATS giúp đơn giản hóa quy trình tuyển dụng bằng cách sử dụng công nghệ để sàng lọc các ứng viên tiềm năng nhất mà không tốn nhiều thời gian, trong khi đảm bảo sự công bằng và khách quan.

Hiện nay, ở Việt Nam thì ATS phổ biến nhất ở các công ty, tập đoàn lớn với quy mô nhân sự lớn và lượng ứng viên ứng tuyển cho mỗi vị trí lên tới hàng trăm hoặc hàng nghìn CV xin việc, hồ sơ ứng tuyển. CV xin việc của ứng viên cũng cần được điều chỉnh và tối ưu hóa cho các thuật toán ATS, nếu không thì nhà tuyển dụng rất khó có thể thấy và quan tâm đến hồ sơ của bạn.

Đọc thêm: Top phần mềm tuyển dụng Applicant Tracking System tốt cho doanh nghiệp

II. Vì sao doanh nghiệp sử dụng hệ thống ATS trong tuyển dụng?

Ở những doanh nghiệp lớn, nhu cầu tuyển dụng nhân sự liên tục và mỗi đợt có thể tuyển cùng lúc nhiều vị trí, đồng thời nhận được hàng trăm, hàng nghìn CV ứng tuyển. Ngày nay, nộp hồ sơ trực tuyến rất đơn giản nên nhiều trường hợp ứng viên không đủ tiêu chuẩn cũng có thể muốn được "thử vận may". Chính điều đó khiến quy trình sàng lọc CV thủ công trở nên quá tải, nhà tuyển dụng sẽ tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc.

Trong khi đó, với hệ thống ATS trong tuyển dụng, nhà tuyển dụng có thể:

• Tăng tốc quá trình tuyển dụng.
• Nâng cao chất lượng nhân sự.
• Tạo trải nghiệm tích cực và công bằng cho ứng viên.
• Chi phí cho mỗi lần thuê thấp hơn.
• Tạo điều kiện cho việc tuyển dụng hợp tác với headhunter hoặc bên thứ 3 (nhà thầu).
• Thúc đẩy thương hiệu nhà tuyển dụng.
• Xác định chính xác các chỉ số tuyển dụng.
• Hỗ trợ tìm kiếm ứng viên chất lượng.
• Lên lịch phỏng vấn dễ dàng.
• Đăng tuyển dụng bằng một cú nhấp chuột lên nhiều website tuyển dụng, nền tảng tuyển dụng.
• Giảm thời gian tuyển dụng cho cả các vị trí khó tuyển.
• Đảm bảo sự công bằng, giảm thiểu nguy cơ thiên vị, chủ quan trong các quyết định tuyển dụng.

III. Hệ thống ATS trong tuyển dụng hoạt động như thế nào?

Hệ thống ATS trong tuyển dụng thu thập và lưu trữ thông tin trong cơ sở dữ liệu. CV xin việc của các ứng viên vẫn được giữ lại ngay cả khi vị trí đã được lấp đầy. Nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm, sắp xếp hồ sơ theo những cách khác nhau và so sánh, liên lạc khi có nhu cầu tuyển dụng. Những tính năng cơ bản của ATS gồm có:

1. "Chấm điểm" CV xin việc của ứng viên

Một trong những tính năng nổi bật nhất của hệ thống ATS trong tuyển dụng là giúp nhà tuyển dụng đánh giá tất cả các CV xin việc của ứng viên. Nếu nhà tuyển dụng tự xem xét và chấm điểm theo cách thủ công thì tốn rất nhiều thời gian, trong khi đó, ATS có thể đánh giá dựa trên những kinh nghiệm nổi bật trong quá khứ, chức danh và kỹ năng, học vấn cũng như quy mô, danh tiếng công ty cũ của ứng viên. Nhờ hệ thống ATS trong tuyển dụng mà nhà tuyển dụng giảm được đáng kể thời lọc hồ sơ ứng viên, có thể cân nhắc đến lời mời phỏng vấn hoặc loại hồ sơ đó.

2. Tự động xếp hạng ứng viên

Hầu hết các hệ thống ATS trong tuyển dụng đều hỗ trợ tính năng tự động so sánh CV của ứng viên với mô tả công việc (JD) của nhà tuyển dụng. Sau khi hoàn thành bước đánh giá và chấm điểm ban đầu, hệ thống sẽ xếp hạng theo thứ tự điểm, hồ sơ có điểm càng cao thì nghĩa là ứng viên đó càng phù hợp với vị trí - ít nhất là trên giấy tờ.

Tầm quan trọng của hệ thống ATS trong tuyển dụng ứng viên tiềm năng

3. Tìm kiếm từ khóa

Một tính năng khác của các hệ thống ATS là tìm kiếm từ khóa trong CV của ứng viên, chủ yếu tập trung vào kinh nghiệm (chức danh), bằng cấp và kỹ năng, thành tích của ứng viên. Khi hồ sơ, CV của ứng viên được lưu trữ trong hệ thống ATS, nhà tuyển dụng có thể dễ dàng tiến hành tìm kiếm theo từ khóa để đánh giá chính xác hơn về ứng viên. Ví dụ: Nếu một nhà tuyển dụng đang tuyển vị trí trợ lý hành chính trong số 400 hồ sơ xin việc, thì bước đầu tiên của họ có thể là tìm kiếm keyword "trợ lý hành chính" trong ATS.

Bạn có thể thắc mắc rằng tính năng hỗ trợ tìm kiếm theo từ khóa này thì có gì quan trọng? Thực tế nó giúp ích khá nhiều vì giúp nhà tuyển dụng lọc ra chính xác những ứng viên nào đã có trải nghiệm tương tự. Điều này cũng đặc biệt có ý nghĩa khi bạn tuyển vị trí cần kinh nghiệm hoàn toàn tương đồng.

Hơn nữa, một tìm kiếm từ khóa trong các hệ thống ATS có thể chứa nhiều thuật ngữ. Ví dụ, nhà tuyển dụng có thể thực hiện một tìm kiếm phức tạp chứa kết hợp các chức danh và kỹ năng quan trọng cho công việc: "Trợ lý hành chính VÀ nhập dữ liệu VÀ bảng lương...

Đọc thêm: Resume Parsing là gì? Phần mềm quản lý CV có cần thiết với nhà tuyển dụng?

IV. Cách lựa chọn hệ thống ATS phù hợp

Có nhiều hệ thống ATS trong tuyển dụng, phù hợp với các quy mô doanh nghiệp khác nhau và tính năng cụ thể cũng không hoàn toàn giống nhau. Đối với các nhà tuyển dụng, việc quyết định lựa chọn hệ thống ATS để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng phải được phân tích kỹ lưỡng, không chỉ căn cứ vào tính năng mà còn dựa trên nhiều tiêu chí như về ngân sách, quy trình làm việc hiện tại của bộ phận,... Một số tiêu chí đánh giá và lựa chọn ATS cho nhà tuyển dụng gồm có:`

1. Xác định ngân sách của công ty

Trước khi chọn một hệ thống ATS, bạn cần ghi nhớ mục đích hàng đầu là tìm ra một giải pháp giúp tiết kiệm ngân sách, nâng cao hiệu suất tuyển dụng và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Ngân sách tối đa công ty có thể chi cho giải pháp đó là bao nhiêu và liệu các tính năng của hệ thống có đáp ứng được nhu cầu thực tế?

2. Hiểu rõ quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự

Không có hai doanh nghiệp nào giống nhau và nhu cầu tuyển dụng của họ cũng vậy. Mỗi công ty đều có những tiêu chí để đánh giá và lựa chọn ứng viên, ngay cả khi đã sử dụng hệ thống ATS. Nói cách khác, cho dù đã tìm đến sự trợ giúp của công nghệ trong tuyển dụng thì quy trình sàng lọc hồ sơ, mời phỏng vấn, trao đổi và ra quyết định vẫn rất phức tạp. Hơn ai hết, nhà tuyển dụng cần xây dựng được quy trình chuyên nghiệp rồi căn cứ vào đó để lựa chọn hệ thống ATS phù hợp nhất.

3. Đánh giá tính năng phần mềm

Các nhà phát triển hệ thống ATS trong tuyển dụng có thể tự tin rằng phần mềm của họ dễ sử dụng, các giải pháp được thiết kế riêng nhưng thực tế có thể sẽ khác với quảng cáo. Muốn lựa chọn chính xác ATS phù hợp với nhu cầu thực tiễn của công ty, nhà tuyển dụng nên dành thời gian cho các gói dùng thử, đánh giá nhiều giải pháp khác nhau để chọn ra ATS bạn thấy tốt nhất.

4. Bảo mật dữ liệu

Phần mềm tuyển dụng chứa rất nhiều thông tin nội bộ quan trọng về nguồn nhân lực. Dù bạn chọn hệ thống ATS như thế nào thì cũng cần đảm bảo dữ liệu ứng viên, hồ sơ nhân viên của công ty bạn của bạn được bảo mật trên dữ liệu đám mây. ATS đó phải tuân thủ Khung Chính sách Bảo mật được yêu cầu. Ngoài ra, hãy mã hóa dữ liệu của bạn bằng SSL hoặc các công nghệ tương tự.

Lựa chọn hệ thống ATS phù hợp với doanh nghiệp ra sao?

V. Ứng viên cần chuẩn bị CV thế nào nếu muốn vượt qua hệ thống ATS?

Việc ứng dụng hệ thống ATS trong tuyển dụng là một giải pháp công nghệ hữu ích cho nhà tuyển dụng nhưng đối với ứng viên, ATS có thể tạo nên những thách thức mới. Không thể phủ nhận ATS giúp đảm bảo tính công bằng, khách quan đối với ứng viên nhưng với người tìm việc chưa có kinh nghiệm hoặc chưa hiểu được thuật toán của ATS thì CV lại có nguy cơ bị loại một cách đáng tiếc. Nói cách khác, ngay cả khi bạn có trình độ và kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp nhưng vì thiếu sót trong điều chỉnh CV thì vẫn bị ATS chấm điểm thấp và xếp hạng thấp.

Ứng viên muốn tạo CV xin việc chuyên nghiệp, vượt qua hệ thống ATS trong tuyển dụng sẽ cần:

• Hiểu cơ bản về cách thức hoạt động của ATS, từ đó biết được những tiêu chí sàng lọc thông tin, đánh giá CV của ATS như là dựa trên từ khóa.
• Đọc kỹ mô tả công việc (JD) của nhà tuyển dụng, xác định cách từ khóa chính và điều chỉnh để CV có chứa những từ khóa liên quan nhất tới vị trí ứng tuyển.
• Thiết kế hoặc lựa chọn mẫu CV xin việc có hình thức đẹp, bố cục rõ ràng.
• Nhấn mạnh vào kinh nghiệm, kỹ năng làm việc và trình độ học vấn.

Nhìn chung, trước khi thể hiện cá tính của bản thân qua CV xin việc, khi ứng tuyển vào các công ty và tập đoàn lớn mà bạn biết chắc rằng họ sẽ sàng lọc vòng đầu qua hệ thống ATS thì điều quan trọng là hãy đảm bảo tính chuyên nghiệp của CV. CV đầy đủ các phần, viết ngắn gọn nhưng có trọng tâm, chứ đầy đủ từ khóa sẽ giúp bạn nâng cao cơ hội việc làm của mình.

Có thể thấy, hệ thống ATS trong tuyển dụng là một công cụ hữu ích, giải quyết được nhiều bài toán khó cho các nhà tuyển dụng, là giải pháp về chi phí và thời gian trong tuyển dụng nhân sự. Theo thời gian, ATS sẽ trở thành xu hướng phổ biến hơn và được ứng dụng rộng rãi hơn.