Trợ lý hành chính không chỉ là hỗ trợ, cần nhiều kỹ năng để thành công

Trợ lý hành chính là một trong những vị trí việc làm linh hoạt nhất trong một công ty, tổ chức. Từ quản lý nhân viên cho tới hỗ trợ cấp trên để đảm bảo mọi hoạt động vận hành doanh nghiệp đều diễn ra thông suốt. Công việc này đòi hỏi sự kết hợp của rất nhiều tố chất và kỹ năng khác nhau. Và nếu như bạn đang có ý định trở thành một trợ lý hành chính thì cần phải thành thạo tất cả những kỹ năng được nêu trong bài viết dưới đây.

MỤC LỤC:
I. Trợ lý hành chính cần có những kỹ năng gì?
II. Công việc trợ lý hành chính là làm gì?

Kỹ năng trợ lý hành chính là làm gì?

Trợ lý hành chính cần có những kỹ năng gì?

1. Kỹ năng chuyên môn

Điều đầu tiên và quan trọng nhất khi bạn ứng tuyển vào bất cứ công việc nào là phải đáp ứng đầy đủ các kỹ năng chuyên môn để thực hiện công việc đó. Vậy kỹ năng chuyên môn cần có của một trợ lý hành chính là gì? Đó là kỹ năng công nghệ và nghiệp vụ cụ thể giúp họ bao quát tất cả công việc diễn ra trong công ty. Ví dụ như thành thạo bộ công cụ văn phòng Microsoft Office, kỹ năng đánh máy nhanh (khoảng 100 từ/phút),...
Kỹ năng chuyên môn là những gì mà bạn có thể đo đếm được và dễ dàng chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy trong quá trình ứng tuyển hay phỏng vấn mà không cần đưa ra ví dụ hay tình huống cụ thể để chứng minh. Ví dụ, bạn có thể nói rằng bạn sử dụng thành thạo Microsoft Word hay phần mềm A, B, C mà không cần phải đưa ra minh chứng cho việc bạn thành thạo đến thế nào.
Bạn cũng có thể dễ dàng tích lũy những kiến thức chuyên môn cho công việc trợ lý hành chính trong quá trình học ở trường Đại học, qua các khóa học online,... Cho dù bạn muốn trau dồi kỹ năng nào đi chăng nữa thì cũng có rất nhiều khóa học ngắn hạn hay dài hạn cho bạn lựa chọn.

1.1. Kỹ năng công nghệ

Thời đại 4.0, trợ lý hành chính bắt buộc phải thành thạo những công nghệ, công cụ, phần mềm phục vụ cho công việc. Kỹ năng này hiện tại không còn chỉ dừng lại ở việc biết sử dụng máy tính mà còn phải làm chủ được các ứng dụng hay phần mềm khác nhằm các mục đích như:

• Gửi email: Sử dụng thành thạo Gmail và đôi khi là cả Microsoft Outlook.
• Quản lý lịch làm việc: Trợ lý hành phải sử dụng các phần mềm, công cụ để quản lý lịch làm việc của nhân viên, lên lịch cuộc họp, gửi giấy mời hay gửi thông báo tự động,... Việc này có thể thực hiện thủ công ở các công ty nhỏ. Tuy nhiên, trong các doanh nghiệp lớn, nếu không có sự hỗ trợ của công nghệ thì chắc chắn sẽ xảy ra sai sót.
• Soạn thảo tài liệu: Microsoft Word và Google Docs là hai công cụ cơ bản nhất cho việc soạn thảo tài liệu. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải tìm hiểu thêm nhiều phần mềm khác để có thể soạn thảo nhiều định dạng văn bản khác nhau.
• Trình bày thông tin và thuyết trình: Các chương trình như Microsoft PowerPoint có các công cụ và template tích hợp sẵn sẽ giúp bạn trình bày thông tin cho bài thuyết trình của mình một cách dễ hiểu, dễ nhớ khi và chỉ khi bạn có thể sử dụng nó một cách thành thạo.
• Quản lý cơ sở dữ liệu số.
• Quản lý dự án/năng suất làm việc của nhân viên.

Đọc thêm: Mẹo nâng cao kỹ năng công nghệ đáp ứng mọi yêu cầu công việc

1.2. Kỹ năng thực hiện các công việc hành chính

Kỹ năng chuyên môn khác của trợ lý hành chính bao gồm:

• Trả lời điện thoại đa tuyến và định tuyến cuộc gọi.
• Gửi tài liệu fax.
• Xử lý bảng chấm công.
• Nghiệp vụ kế toán, thanh toán.
• Kỹ năng đánh máy nhanh và chính xác.

2. Kỹ năng mềm

Kỹ năng mềm rất khó có thể đo đếm được. Nếu bạn muốn cho nhà tuyển dụng thấy rằng mình rất giỏi trong việc phân tích dữ liệu, bạn cần phải đưa ra các ví dụ cụ thể. Sẽ còn khó hơn khi mà bạn muốn chứng minh rằng mình có kỹ năng giải quyết vấn đề hay tổ chức công việc tốt.
Những kỹ năng mềm cần có của trợ lý hành chính thường bao gồm:

2.1. Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp tốt bằng cả lời nói và văn bản là một trong những yếu tố quyết định tạo nên thành công khi làm trợ lý hành chính. Bạn sẽ phải trò chuyện, email, tương tác với nhân viên trong công ty và thậm chí là thay mặt sếp đàm phán với khách hàng. Vì vậy, bạn không những phải giữ hòa khí với mọi người xung quanh mà còn phải để mọi người tôn trọng và nể phục mình.
Kỹ năng giao tiếp tốt của trợ lý hành chính sẽ được thể hiện qua việc:

• Soạn thảo, chỉnh sửa và gửi email, văn bản, thông báo.
• Cách gọi và trả lời điện thoại, email.
• Ghi chép thông tin và truyền đạt lại yêu cầu.
• Trả lời câu hỏi hay giải đáp thắc mắc của mọi người.
• Thuyết trình trong các cuộc họp, thông báo thông tin quan trọng cho nhân viên,...

Có kỹ năng mềm cần thiết, trợ lý hành chính sẽ được nhà tuyển dụng đánh giá cao

2.2. Kỹ năng quản lý thời gian

Với vai trò là người trợ lý hành chính, bạn sẽ phải chịu trách nhiệm với thời gian của chính mình và thậm chí là của cả những người khác nữa. Bởi vậy, bạn cần phải biết cách điều phối lịch trình và đảm bảo mọi việc đều diễn ra theo đúng kế hoạch.
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp trợ lý hành chính thực hiện tốt các công việc như:

• Hoàn thành deadline.
• Quản lý thời gian làm việc.
• Sắp xếp lịch họp hợp lý (đặc biệt là trong trường hợp có sự tham gia của nhiều người).
• Gửi lời nhắc nhở tới những người có liên quan để đảm bảo họ hoàn thành công việc đúng thời gian quy định.

Đọc thêm: Cách nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

2.3. Kỹ năng tổ chức công việc

Trợ lý hành chính không những phải tổ chức công việc cho bản thân mà cả những người xung quanh. Bàn làm việc lúc nào cũng phải gọn gàng, ngăn nắp cho dù có nhiều việc phải làm đến thế nào đi chăng nữa. Đây là kỹ năng cực kỳ quan trọng bởi bạn sẽ phải thực hiện rất nhiều việc cùng lúc. Nếu như không biết sắp xếp một cách khoa học, bạn sẽ nhanh chóng bị stress, căng thẳng hay thậm chí là kiệt sức.
Kỹ năng tổ chức công việc còn được thể hiện ở:

• Sự cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc.
• Cách sắp xếp các loại tài liệu, hóa đơn.
• Quản lý các cuộc hẹn, lịch trình.
• Chuẩn bị cho các cuộc họp (phòng họp, thiết bị, tài liệu,...).
• Khả năng đa nhiệm.
• Biết cách lựa chọn công việc ưu tiên.
• Tổ chức các sự kiện quan trọng.

2.4. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trợ lý hành chính sẽ thay mặt cấp trên giải quyết những vấn đề xảy ra ở công ty khi người này đi vắng nhằm đảm bảo mọi việc diễn ra đúng theo kế hoạch, trật tự sẵn có. Điều này đòi hỏi phải có sự bình tĩnh, khả năng nhìn nhận vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau và đưa ra phương án giải quyết hợp lý nhất. Kỹ năng giải quyết vấn đề cũng rất cần thiết trong các trường hợp cần phải:

• Đào tạo hoặc giám sát nhân viên mới.
• Giải quyết mâu thuẫn giữa nhân viên trong công ty.
• Hỗ trợ về mặt kỹ thuật.
• Hướng dẫn hoặc giải đáp thắc mắc của nhân viên, khách hàng, đối tác.
• Lựa chọn người có khả năng giải quyết vấn đề.
• Lên kế hoạch hành động.

Không khó để bạn nhận ra rằng trợ lý hành chính là sự kết hợp, tổng hòa của rất nhiều kỹ năng khác nhau và mỗi kỹ năng lại đóng một vai trò quan trọng, không thể thay thế trong công việc hàng ngày. Để có thể chinh phục nhà tuyển dụng, cũng đừng quên nhấn mạnh những kỹ năng này trong CV xin việc trợ lý hành chính nhé.