Mô tả công việc của Trợ lý quản lý

Trợ lý quản lý (Assistant Manager) hỗ trợ quản lý giải quyết các công việc hàng ngày, lên lịch trình công tác, các cuộc họp, cuộc hẹn với đối tác và khách hàng. Trợ lý quản lý cũng giúp quản lý giám sát nhân viên, cùng với phòng nhân sự đào tạo và tuyển dụng nhân viên mới theo định hướng của quản lý. Tùy thuộc vào từng ngành nghề mà các công việc của Trợ lý quản lý cũng có những điểm khác biệt, chẳng hạn như trong các công ty kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì Trợ lý quản lý sẽ được yêu cầu xử lý một số khiếu nại của khách hàng.

MỤC LỤC:
1. Mô tả công việc của Trợ lý quản lý
2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với Trợ lý quản lý

Nhiệm vụ hằng ngày của Trợ lý quản lý là làm gì?

1. Mô tả công việc của Trợ lý quản lý

Công việc chính của Trợ lý quản lý là làm việc dưới sự giám sát và chỉ đạo trực tiếp từ quản lý, thực hiện các nhiệm vụ được phân công. Với những bộ phận có quy mô lớn thì một quản lý có thể có nhiều Trợ lý phối hợp với nhau. Một số công việc của Trợ lý quản lý là:

• Hỗ trợ quản lý hành chính nhân sự trong bộ phận, sắp xếp lịch trình, giấy tờ, hồ sơ, báo cáo để gửi lên quản lý.
• Xử lý các khiếu nại của khách hàng (nếu có) và giải quyết các vấn đề mà nhân viên chưa đủ thẩm quyền để tự xử lý.
• Giải quyết những thay đổi về lịch trình, cuộc họp hay các vấn đề hành chính nhân sự khác.
• Bổ sung nhân viên vắng mặt khi cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh, sản xuất được suôn sẻ.
• Đóng vai trò là hình mẫu cho tất cả nhân viên bằng cách làm việc chuyên nghiệp, cẩn thận.
• Giao nhiệm vụ cho nhân viên theo định hướng của quản lý.
• Hỗ trợ tuyển dụng và phỏng vấn, đào tạo nhân viên mới khi được yêu cầu.
• Giám sát nhân viên và đào tạo, huấn luyện bổ sung khi cần thiết để đảm bảo mọi người đều thực hiện đúng công việc của mình.
• Giải quyết tranh chấp giữa các nhân viên.
• Giải quyết các vấn đề của nhân viên trong công việc để đảm bảo mọi người đều hài lòng với công việc và môi trường làm việc.
• Tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt.
• Duy trì môi trường làm việc an toàn và sạch sẽ.
• Quản lý các dự án theo sự phân công của quản lý.

Ngoài ra, tùy vào từng lĩnh vực cụ thể, Trợ lý quản lý đôi khi có thể thực hiện luôn vai trò biên phiên dịch trong các cuộc họp với đối tác và khách hàng.

Đọc thêm: Nghề trợ lý, thư ký: Không chuyên nghiệp thì khó thành công

Một Trợ lý quản lý chuyên nghiệp cần có kỹ năng gì?

2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với Trợ lý quản lý

Một Trợ lý quản lý thành công phải là có người khéo léo, có năng lực chuyên môn, khả năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc tốt. Mỗi nhà tuyển dụng sẽ có yêu cầu cụ thể khác nhau với Trợ lý quản lý, ví dụ những bên chỉ tuyển nam hoặc nữ, yêu cầu ngoại hình cao ráo, ưa nhìn hoặc không, v.v.
Các tiêu chí tuyển dụng cơ bản nhất là:

• Bằng Cử nhân về Quản lý Kinh doanh, Ngoại ngữ, Nhân sự, Xuất nhập khẩu hoặc lĩnh vực liên quan.
• Kinh nghiệm làm việc trong các vai trò trợ lý, thư ký, sales support, v.v. sẽ được ưu tiên.
• Giao tiếp xuất sắc cả bằng văn bản và lời nói.
• Kỹ năng hành chính văn phòng trong tạo và quản lý giấy tờ, hồ sơ, sử dụng phần mềm thống kê, quản lý dữ liệu, phần mềm hợp tác.
• Khả năng đánh giá các chỉ số kinh doanh và tài chính.
• Kỹ năng tổ chức và giải quyết vấn đề.
• Kỹ năng quản lý dự án.
• Có khả năng xây dựng các mối quan hệ mang tính xây dựng và hiệu quả với nhân viên và khách hàng.
• Kỹ năng lãnh đạo và tạo động lực.
• Tinh tế, khéo léo, làm việc độc lập và làm việc nhóm tốt.

Đọc thêm: Chuyên gia mách: Trợ lý giỏi cần có những kỹ năng sau

Bản mô tả công việc Trợ lý quản lý bao gồm những thông tin chi tiết, đầy đủ nhất về vai trò này. Với nhiều người, Trợ lý quản lý là một bước quan trọng trong sự nghiệp của họ, nhiều người nỗ lực để thăng tiến lên các vị trí quản lý sau này.