Mô tả công việc của Trợ lý giám sát

Trong số các công việc khối trợ lý, thư ký và hành chính văn phòng thì vị trí trợ lý giám sát khá đặc biệt, ở nhiều công ty chỉ gọi đơn giản là trợ lý. Thực tế, nếu như đảm nhiệm vai trò này, bạn sẽ cần khả năng đa nhiệm, học hỏi nhiều về các công việc hành chính nhân sự cũng như quản lý và giám sát. Nhu cầu tuyển dụng trợ lý giám sát đang tăng lên nhanh chóng, tạo cơ hội cho các bạn khéo léo, nhanh nhẹn, năng động - ngay cả khi bạn chưa có nhiều kinh nghiệm.

MỤC LỤC:
I. Trợ lý giám sát là làm gì?
II. Mô tả công việc của Trợ lý giám sát

Công việc của Trợ lý giám sát là làm gì?

I. Trợ lý giám sát là làm gì?

Trợ lý giám sát (tiếng Anh là Assistant Supervisor), hiểu đơn giản là trợ lý của giám sát. Công việc chính của bạn sẽ là liên lạc giữa giám sát cấp cao của công ty và các nhân viên bộ phận, phòng ban. Trợ lý giám sát sẽ thực hiện các công việc hành chính, lập hồ sơ thủ tục, hỗ trợ hoạt động tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới. Trong hầu hết các trường hợp, trợ lý giám sát cũng được yêu cầu giám sát năng suất của nhân viên và xây dựng, phát triển các sáng kiến nhằm nâng cao hiệu suất công việc.

Dĩ nhiên, vì là trợ lý cho các giám sát cấp cao trong doanh nghiệp, tổ chức nên nhiệm vụ cụ thể của bạn sẽ phụ thuộc vào sự phân công của giám sát.

Đọc thêm: Nghề trợ lý, thư ký: Không chuyên nghiệp thì khó thành công

II. Mô tả công việc của Trợ lý giám sát

1. Nhiệm vụ chính của Trợ lý giám sát

Mô tả công việc của trợ lý giám sát ở các công ty khác nhau sẽ không giống nhau. Khối lượng công việc và các nhiệm vụ cụ thể của bạn sẽ ít nhiều được điều chỉnh tùy theo công việc thực tế nhưng nhìn chung, trách nhiệm của trợ lý giám sát gồm có:

• Là cầu nối, liên lạc giữa giám sát và các nhân viên trong phòng ban, chi nhánh khác nhau của công ty.
• Thay mặt giám sát để theo dõi sát sao, báo cáo về hoạt động, hiệu suất của nhân viên, hiệu suất kinh doanh của các bộ phận, chi nhánh, cửa hàng.
• Xây dựng tài liệu hướng dẫn, đào tạo và tổ chức các buổi đào tạo, cuộc họp.
• Hỗ trợ xây dựng quy trình làm việc, chính sách nội bộ để nhân viên công ty có nhận thức chính xác về các mục tiêu chung.
• Giám sát cả số liệu hiệu suất công việc của cá nhân và nhóm.
• Báo cáo cho giám sát và các quản lý cấp cao khác theo yêu cầu.
• Hỗ trợ tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.
• Cung cấp cho nhân viên hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật khi cần.
• Hoàn thành các hồ sơ, báo cáo về đại lý, chi nhánh, khách hàng, nhà cung cấp.
• Sắp xếp lịch trình công việc cho giám sát, quản lý hành chính và các công việc văn phòng khác.

Những kỹ năng, bằng cấp Trợ lý giám sát cần có

2. Yêu cầu trình độ, kỹ năng với Trợ lý giám sát

Có những vị trí trợ lý giám sát chủ yếu làm công việc hành chính thì yêu cầu sẽ không quá cao, cũng ít nhà tuyển dụng đòi hỏi ứng viên phải có nhiều năm kinh nghiệm. Trong khi đó, nếu trợ lý giám sát phụ trách các hoạt động chuyên môn thì tiêu chí tuyển dụng sẽ cao hơn, cụ thể như sau:

• Bằng cao đẳng trở lên về Quản lý kinh doanh, Quản trị nhân sự, Kinh tế, Luật, Ngoại giao, Ngoại ngữ, Khoa học xã hội hoặc tương đương.
• 2-5 năm kinh nghiệm làm hành chính văn phòng, có kinh nghiệm làm Trợ lý giám sát là điểm cộng.
• Khả năng quản lý, sắp xếp công việc, đăng tin tuyển dụng và phân công công việc cho nhân viên khi cần.
• Kiến thức về kinh doanh, quản trị nói chung.
• Biết cách biên soạn tài liệu đào tạo và hỗ trợ đào tạo.
• Kỹ năng giao tiếp, tương tác tốt, kết nối và thúc đẩy nhân viên trong công ty.
• Khéo léo trong duy trì liên lạc giữa quản lý, giám sát và nhân viên.
• Thành thạo trong việc giám sát và báo cáo các chỉ số đo lường hiệu suất công việc.
• Kiến thức về phần mềm xử lý văn bản, bảng tính và trình bày, bao gồm Microsoft Word, Microsoft Excel và các phần mềm cộng tác, quản lý dự án.
• Nghiệp vụ hành chính văn phòng.
• Kỹ năng đa nhiệm.

Đọc thêm: Chuyên gia mách: Trợ lý giỏi cần có những kỹ năng sau

Bản mô tả công việc của trợ lý giám sát mà JobOKO giới thiệu ở trên rất đầy đủ và chi tiết, không chỉ giúp các bạn ứng viên hiểu hơn về công việc mà nhà tuyển dụng cũng có thể tham khảo để tạo tin tuyển dụng thu hút. Mức lương của trợ lý giám sát trung bình trong khoảng 6 - 12 triệu/ tháng, những người có kinh nghiệm có thể nhận 15 - 20 triệu/ tháng.