Mô tả công việc của Trợ Lý Giám Đốc

I. Trợ lý giám đốc là gì?

Trợ lý giám đốc là nhân viên chuyên hỗ trợ cho Giám đốc công ty, chịu trách nhiệm sắp xếp công việc và lịch trình cho Giám đốc và quảng bá hình ảnh công ty. Tuy công việc chuyên môn tùy thuộc vào loại hình tổ chức khác nhau nhưng nhìn chung, làm việc ở bộ phận cao tầng của công ty luôn yêu cầu trách nhiệm cao và thái độ làm việc chuyên nghiệp. 

II. Mô tả công việc của Trợ lý giám đốc

Công việc hành chính của trợ lý giám đốc bao gồm:

• Đại diện Giám đốc đón tiếp khách hàng, tổ chức các sự kiện trong công ty, xem lại thư tín và trả lời câu hỏi của Giám đốc.
• Sắp xếp lịch trình cho Giám đốc, lên kế hoạch các cuộc họp vào hội nghị.
• Xây dựng hành trình và lịch trình bao gồm đặt vé máy bay, sắp xếp phương tiện và đặt chỗ ở.
• Tạo và gửi thư tin tức (newsletter) của công ty, bao gồm cả viết bài và thiết kế hình ảnh.
• Trả lời điện thoại, tin nhắn cho bên liên quan, xử lý email và thư quan trọng gửi đến.
• Quản lý các tài liệu điện tử và giấy tờ.
• Hỗ trợ xây dựng và triển khai kế hoạch, mục tiêu cho bộ phận.
• Hỗ trợ lập dự toán và theo dõi chi phí.
• Nắm bắt lịch trình các sự kiện và đại diện cho công ty khi cần.
• Ở những công ty nhỏ, hầu hết trợ lý đều kiêm luôn công việc tuyển nhân sự như đăng tuyển dụng, sàng lọc các ứng viên và tiến hành phỏng vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại.
• Hoàn thành các dự án do Giám đốc phân công, bao gồm giải quyết vấn đề, giám sát tiến độ, làm việc với nhiều phòng ban khác nhau trong công ty và đối tác bên ngoài.
• Nghiên cứu, lập báo cáo, xử lý các tình huống phức tạp, đàm phán với khách hàng và dự đoán nhu cầu kinh doanh.
• Duy trì các hoạt động hàng ngày và đưa ra các đề xuất cải tiến quy trình khi cần thiết.

 

III. Yêu cầu về bằng cấp và kỹ năng của Trợ lý giám đốc

• Có kinh nghiệm làm Trợ lý giám đốc, trợ lý quản lý hoặc chức vụ tương đương khác.
• Kinh nghiệm quản lý hoạt động và hiệu suất.
• Hiểu biết các quy định và tiêu chuẩn chất lượng có liên quan.
• Sử dụng thành thạo phần mềm MS Office, cơ sở dữ liệu và phần mềm liên quan như ERP - phần mềm quản trị doanh nghiệp.
• Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình tốt.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề, tổ chức tốt.
• Bằng cử nhân chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Digital Marketing hoặc ngành liên quan.

IV. Phẩm chất quan trọng Trợ lý giám đốc cần có

• Lãnh đạo: Trợ lý giám đốc là người hỗ trợ, giúp giám đốc giải quyết nhiều vấn đề trong công việc. Trong nhiều trường hợp họ còn phải tự ra quyết định, giải quyết các tranh chấp, xích mích ở nơi làm việc.
• Tham mưu: Một trong những nhiệm vụ quan trọng của Trợ lý giám đốc là quản lý các bộ phận và tham mưu, góp ý cho lãnh đạo về các vấn đề phát sinh trong công việc.
• Kiến thức trong lĩnh vực kinh doanh: Trợ lý giám đốc là người phải là người hiểu rõ, nắm trong lòng bàn tay hoạt động kinh doanh, các sản phẩm, dịch vụ của công ty.
• Giao tiếp: Đây là kỹ năng không thể thiếu, nhất là vị trí làm việc với cả nhân viên kinh doanh và quản lý trong công ty như Trợ lý giám đốc.
• Ra quyết định: Để làm tốt công việc, Trợ lý giám đốc phải có khả năng phân tích, đánh giá mọi tình huống, xem xét ưu nhược điểm của từng giải pháp và đưa ra quyết định chính xác, kịp thời.

  Mọi người đều chỉ biết rằng trợ lý giám đốc là công việc có tiềm năng phát triển lớn bởi được hưởng mức thu nhập hấp dẫn, ổn định. Tuy nhiên, ngoài những lợi ích này thì lý do nên chọn công việc trợ lý giám đốc không phải ai cũng biết. Để có được vị trí mà nhiều người ao ước, bạn không chỉ cần rèn luyện kiến thức chuyên môn mà còn nhiều kỹ năng thực tế khác. Nếu bạn có sự cố gắng và nỗ lực thì sẽ được đền đáp bằng kết quả xứng đáng.