Sổ bảo hiểm xã hội là gì? Mất sổ BHXH phải làm gì?

I. Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là gì? Để làm gì?

Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là giấy tờ pháp lý chính thức do cơ quan BHXH Việt Nam cấpcho người lao động để ghi nhận toàn bộ quá trình tham gia BHXH. Nó chứa thông tin cá nhân, lịch sử đóng BHXH và các chế độ đã hưởng. Mẫu sổ BHXH hiện nay đang cấp theo quy định tại Quyết định số 1035/QĐ-BHXH.

Tuy nhiên, theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, từ 1/1/2026 sẽ ưu tiên cấp sổ điện tử qua app VssID còn sổ giấy chỉ cấp khi người lao động yêu cầu. Như vậy, khi đã có sổ bảo hiểm xã hội điện tử, bạn không bắt buộc phải xuất trình bản giấy khi làm thủ hưởng các chế độ của BHXH. Nhờ vậy, thủ tục sẽ đơn giản hóa, nhanh gọn và thuận tiện hơn.

Theo Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, sổ BHXH được sử dụng để:

• Theo dõi quá trình đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội.
• Làm căn cứ giải quyết các chế độ BHXH: lương hưu, thai sản, ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, tử tuất, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội 1 lần.

Đọc thêm: Mức đóng bảo hiểm xã hội mới nhất

II. Sổ bảo hiểm xã hội gồm những gì?

Căn cứ Khoản 1 Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, sổ bảo hiểm xã hội chứa thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan. Cụ thể gồm 4 trang bìa và các tờ rời.

• Trang 1: Nền xanh nhạt, in quốc hiệu, tiêu ngữ, logo BHXH; ô trắng ghi họ tên (in hoa), số sổ (số định danh), số lần cấp.
• Trang 2: Nền trắng, ghi mã số định danh, họ tên, ngày/tháng/năm sinh, giới tính, quốc tịch, số CCCD; bên phải có nơi cấp, ngày tháng và chữ ký Giám đốc BHXH.
• Trang 3: Liệt kê chế độ đã hưởng (thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp,...), số quyết định (QĐ), ngày hưởng.
• Trang 4: Nền xanh, hướng dẫn lưu ý sử dụng.
• Các tờ rời: Ghi chi tiết lịch sử tham gia BHXH của người lao động.

III. Sổ bảo hiểm xã hội online là gì? Khác gì sổ BHXH giấy?

Sổ bảo hiểm xã hội online (hay sổ BHXH điện tử) là phiên bản số hóa của sổ BHXH giấy, được lưu trữ trên hệ thống dữ liệu quốc gia về BHXH.

Theo Luật BHXH 2024, sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý tương đương sổ giấy, bắt đầu được cấp chính thức cho người lao động từ 01/01/2026.

• Sổ BHXH điện tử: Sử dụng dữ liệu số trên app, có thể truy cập bất cứ lúc nào qua điện thoại/máy tính, có thể dùng thay thế sổ giấy.
• Sổ BHXH giấy: Sổ giấy vật lý, doanh nghiệp sẽ trả sổ cho người lao động khi nghỉ việc, dễ mất/hỏng nếu không bảo quản cẩn thận.

Đọc thêm: Bảo hiểm xã hội bắt buộc là gì? Ai thuộc diện đóng?

IV. Sổ bảo hiểm xã hội lấy ở đâu? Cách lấy sổ bảo hiểm xã hội

Tùy từng trường hợp, nơi nhận sổ BHXH sẽ khác nhau:

• Đối với người lao động đang làm việc: Bạn có thể nhận sổ BHXH tại công ty sau khi công ty tiến hành hoàn tất thủ tục tham gia BHXH bắt buộc cho bạn hoặc bạn có thể đến BHXH nơi công ty đăng ký để lấy.
• Đối với người lao động đã nghỉ việc: Bạn lấy sổ BHXH sau khi công ty cũ chốt sổ và tiến hành trả sổ.
• BHXH tự nguyện: Lấy trực tiếp tại cơ quan BHXH trực tiếp thu hoặc dịch vụ thu.

Đọc thêm: Bảo hiểm xã hội tự nguyện và đối tượng có thể tham gia

• Làm mất sổ: Bạn làm thủ tục xin cấp lại sổ BHXH tại cơ quan BHXH nơi cư trú hoặc thực hiện thủ tục online thông qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc ứng dụng VssID, lấy trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc qua đường bưu điện.

VI. Nếu mất sổ bảo hiểm xã hội thì phải làm sao?

Nếu mất sổ bảo hiểm xã hội (BHXH), bạn cần làm thủ tục cấp lại để tránh ảnh hưởng đến quyền lợi hưu trí hoặc các chế độ khác.

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT ( Mẫu TK1-TS) (Theo Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017)

Ngoài ra, khi nộp cần mang theo Bản sao CCCD/Hộ chiếu để đối chiếu thông tin cá nhân.

Cách cấp lại:

Cách 1. Xin cấp lại trực tiếp tại cơ quan BHXH

• Trường hợp bạn đang làm việc: Nộp hồ sơ cho bộ phận nhân sự, sau đó, bộ phận nhân sự sẽ thay mặt bạn nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp tham gia BHXH
• Trường hợp bạn đã nghỉ việc hoặc đóng BHXH tự nguyện: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH.

Đọc thêm: Giải đáp thông tin về bảo hiểm thất nghiệp

Cách 2. Xin cấp lại sổ BHXH online qua VssID

• Bước 1: Đăng nhập app VssID bằng số bảo hiểm xã hội/mật khẩu hoặc bằng tài khoản định danh điện tử.

• Bước 2: Chọn “Dịch vụ công” → Chọn “Dịch vụ” → Chọn “[607A] Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin”.

• Bước 3: Chọn 1 trong 2 hình thức nhận kết quả (trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính) → Chọn gửi.

• Bước 4: Nhập mã OTP gửi về email người dùng đăng ký BHXH → Chọn xác nhận.

Cách 3. Xin cấp lại qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam

• Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam và đăng nhập tài khoản.

• Bước 2: Chọn “Kê khai hồ sơ” → Tại “Danh sách thủ tục” điền mã thủ tục 607a hoặc tìm tên dịch vụ công “Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin (Phải xác minh)”

• Bước 3: Tại mục “Kê khai” nhấn chọn biểu tượng file để điền thông tin vào mẫu mẫu TK1-TS trực tuyến.

• Bước 4: Chọn địa chỉ nhận sổ (Trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nhận qua dịch vụ bưu chính)

• Bước 5: Đính kèm hồ sơ cần thiết và nhập mã kiểm tra hệ thống yêu cầu.

• Bước 6: Chọn xác nhận để hoàn tất yêu cầu.

* Lưu ý: Theo điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, thời gian giải quyết hồ sơ không quá 10 ngày nếu hồ sơ hợp lệ; tối đa 45 ngày nếu cần xác minh thêm quá trình đóng BHXH (cơ quan BHXH sẽ có văn bản thông báo).

Đọc thêm: Thuế thu nhập cá nhân và cách tính mới nhất

VII. Giải đáp một số thắc mắc về sổ bảo hiểm xã hội

1. Sổ bảo hiểm xã hội ai giữ?

Khoản 2 Điều 18 và khoản 3 Điều 19 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định, người lao động cần có trách nghiệm giữ và bảo quản sổ bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên thực tế, nhiều trường hợp công ty giữ sổ sau khi làm thủ tục đóng BHXH bắt buộc cho người lao động và sẽ trả lại sổ sau khi người lao động nghỉ việc.

2. Mất sổ BHXH có ảnh hưởng đến bảo hiểm thất nghiệp không?

Sổ BHXH là lấy tờ bắt buộc cần có trong hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp. Do đó, nếu mất, bạn cần phải làm thủ tục xin cấp lại sớm để chuẩn bị hồ sơ xin trợ cấp thất nghiệp đúng hạn (trong vòng 3 tháng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động theo Bộ Luật lao động 2025).

3. Chưa chốt sổ BHXH có nhận việc mới được không?

Có. Người lao động vẫn có thể ký hợp đồng và đi làm tại công ty mới, kể cả khi chưa chốt sổ BHXH ở nơi cũ nếu thuộc đối tượng tham gia tham gia BHXH bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

4. Cách kiểm tra sổ bảo hiểm xã hội thật hay giả?

Hiện nay, sổ BHXH được quản lý tập trung bằng dữ liệu điện tử. Để kiểm tra tính hợp lệ, bạn có thể tra cứu mã số BHXH trên Cổng thông tin BHXH Việt Nam hoặc kiểm tra quá trình đóng BHXH qua ứng dụng VssID. Sau đó, đối chiếu thông tin trên sổ. Nếu thông tin hiển thị trùng khớp với dữ liệu trên hệ thống, sổ của bạn là hợp lệ.

5. Thông tin trên sổ BHXH sai phải làm gì?

Nếu phát hiện sai thông tin trên BHXH (như họ tên, ngày sinh, số CCCD,...) bạn có thể làm thủ tục điều chỉnh hoặc cấp lại sổ theo quy định. Hồ sơ bao gồm mẫu TK1-TS, giấy tờ chứng minh thông tin đúng (Bản sao CCCD/CMND, giấy khai sinh, quyết định thay đổi hộ khẩu,...). Sau đó, gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH hoặc thông qua doanh nghiệp đang làm việc hoặc làm online.

6. Công ty nợ tiền bảo hiểm có chốt được sổ không?

Có thể nhưng chỉ đến thời điểm đã đóng đủ tiền (bao gồm cả lãi chậm đóng nếu có) theo Quyết định 505/QĐ-BHXH. Khi rơi vào trường hợp này, bạn cần yêu cầu công ty phối hợp nộp hồ sơ chốt sổ, nếu công ty không hợp tác, cần khiếu nại lên BHXH tỉnh, Thanh tra LĐ-TB&XH hoặc khởi kiện.

7. Tách sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp nào?

Tách sổ BHXH thường không được áp dụng phổ biến ở Việt Nam, vì mỗi người lao động chỉ được cấp một sổ duy nhất theo quy định pháp luật (Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017). Thay vào đó, các trường hợp liên quan sẽ xử lý bằng gộp sổ, hủy sổ hoặc điều chỉnh thông tin. Các trường hợp liên quan có thể kể đến như có nhiều sổ BHXH, mượn sổ người khác để đóng BHXH, hai người dùng chung 1 sổ.

8. Chuyển công ty có cần lấy lại sổ bảo hiểm xã hội không?

Khi chuyển công ty, bạn cần phải lấy lại sổ bảo hiểm xã hội giấy khi đã được công ty cũ chốt sổ. Bởi đây là giấy tờ quan trọng để làm nhiều thủ tục hưởng trợ cấp như bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội một lần, lấy lương hưu,...

9. Làm lại sổ bảo hiểm xã hội mất bao lâu?

Theo điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, thời gian chờ lấy sổ BHXH mới không quá 10 ngày nếu hồ sơ hợp lệ và không quá 45 ngày nếu cần thời gian xác minh thêm hồ sơ.

10. Mất sổ có lãnh được tiền BHXH một lần không?

Bạn không thể rút tiền BHXH một lần nếu thiếu sổ BHXH vì đây là một trong những giấy giờ được yêu cầu khi làm thủ tục đề nghị hưởng BHXH một lần (theo Điều 78 Luật Bảo hiểm xã hội 2024). Bạn cần làm thủ tục xin cấp lại sổ thì mới có thể làm hồ sơ hưởng BHXH 1 lần.

11. Mất sổ có bị mất quá trình đóng BHXH cũ không?

Không. Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định sổ BHXH bản giấy và bản điện tử có giá trị pháp lý như nhau. Mất sổ giấy bạn vẫn còn bản điện tử. Sổ giấy chỉ là bản thể hiện thông tin, bạn có thể xin cấp lại sổ mới.

12. Mất sổ BHXH có làm gián đoạn việc chốt sổ khi nghỉ việc không?

Không làm mất quyền chốt sổ, nhưng có thể kéo dài thời gian xử lý nếu bạn chưa kịp xin cấp lại. Vì vậy, bạn cần làm thủ tục cấp lại sớm để tránh ảnh hưởng, đặc biệt là khi bạn muốn làm hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp (vốn chỉ có thời hạn 3 tháng kể từ ngày nghỉ việc).

13. Mất sổ BHXH có bị phạt tiền không?

Không. Người lao động không bị xử phạt hành chính khi làm mất sổ BHXH. Đây là tài liệu quản lý cá nhân, không phải giấy tờ bị xử phạt nếu thất lạc. Tuy nhiên, bạn nên thực hiện cấp lại sớm để tránh ảnh hưởng đến quyền lợi bảo hiểm.

14. Làm lại sổ BHXH có mất phí không?

Không. Làm lại sổ BHXH hoàn toàn miễn phí. Trong trường hợp lựa chọn phương thức nhận sổ BHXH qua dịch vụ bưu chính, bạn sẽ phải trả cước bưu chính.

15. Mất sổ BHXH và tờ rời thì xin cấp lại ở đâu?

Khi mất sổ BHXH và tờ rời, bạn cần chuẩn bị Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) và nộp tại cơ quan BHXH cấp huyện, tỉnh nơi bạn cư trú hoặc làm thủ tục cấp lại online trên VssID/Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam.

16. Mất bìa sổ bảo hiểm xã hội phải làm sao?

Nếu chỉ mất bìa sổ nhưng vẫn còn tờ rời ghi quá trình đóng, bạn cũng thực hiện chuẩn bị Mẫu TK1-TS và nộp tại cơ quan BHXH ở nơi cư trú hoặc làm online trên VssID/Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam.

17. Làm gì khi có 2-3 sổ BHXH?

Tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH, bạn cần làm thủ tục gộp sổ thành 1 sổ BHXH duy nhất trong trường hợp có nhiều sổ BHXH. Hồ sơ bao gồm Mẫu TK1-TS, các sổ BHXH đề nghị gộp.

18. Không nhớ số sổ BHXH phải làm gì?

Trong trường hợp không nhớ số sổ BHXH xã hội, bạn có thể thực hiện tra cứu thông qua nhiều hình thức: Gọi tổng đài CSKH của BHXH Việt Nam 1900.9068, tra cứu trên Cổng thông tin BHXH Việt Nam, app VssID, app VNeID, thẻ BHYT, zalo cơ quan BHXH, bìa sổ BHXH, hỏi lại phòng nhân sự công ty từng làm việc hoặc đến trực tiếp cơ quan BHXH nơi đăng ký BHXH để được hỗ trợ.
Trên đây là toàn bộ thông tin về bảo hiểm xã hội. Mong rằng bài viết đã giúp bạn có thêm những thông tin hữu ích để chủ động bảo vệ quyền lợi bảo hiểm của mình. Bạn quan tâm và muốn đọc các chủ đề về bảo hiểm xã hội cập nhật theo luật mới nhất, truy cập “Cẩm nang nghề nghiệp” của JobOKO để cập nhật tin tức nhanh chóng.