Cách trả lời thư mời phỏng vấn ấn tượng kèm mẫu tham khảo

I. Cấu trúc email trả lời thư mời phỏng vấn chuẩn

Khi nhận được lời mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, việc phản hồi email đúng cách vừa thể hiện sự chuyên nghiệp, vừa giúp bạn tạo ấn tượng ngay trước buổi phỏng vấn. Một email trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp thường có những phần như sau:
 

 

Tìm hiểu thêm: Cách trả lời mail trúng tuyển và các mẫu email trả lời dễ sử dụng

II. Hướng dẫn soạn mail xác nhận phỏng vấn đúng ý nhà tuyển dụng

Dựa trên cấu trúc chuẩn của email xác nhận phỏng vấn, JobOKO hướng dẫn cách viết như sau:

1. Tiêu đề email rõ ràng, dễ nhận diện

• Trường hợp nhà tuyển dụng yêu cầu phản hồi trực tiếp ngay trong thư mời phỏng vấn thì bạn chỉ cần chọn “Trả lời/Reply” lại email và không cần soạn tiêu đề mới.
• Trường hợp cần gửi email mới, tiêu đề cần thể hiện rõ mục đích của email, họ tên và vị trí ứng tuyển. Tiêu đề càng cụ thể, nhà tuyển dụng càng dễ theo dõi và quản lý hồ sơ ứng viên.

Ví dụ:

• Xác nhận tham gia phỏng vấn Content Marketing - Nguyễn Tú Anh.
• Thư xác nhận tham gia phỏng vấn vị trí nhân viên kinh doanh - Phạm Quốc Cường.

2. Lời chào đúng người, đúng ngữ cảnh

Lời chào là phần mở đầu thể hiện sự tôn trọng đối với người gửi thư mời phỏng vấn. Nếu biết tên người phụ trách tuyển dụng, hãy sử dụng trực tiếp để tăng tính cá nhân hóa. Nếu không biết, bạn có thể dùng đại từ chung như “công ty”, “bộ phận tuyển dụng”, “phòng tuyển dụng”.

Cấu trúc chung:

• Kính gửi [Tên người nhận/Bộ phận tuyển dụng/Công ty ứng tuyển]
• Dear Mr./Mrs./Ms. [Tên người gửi email mời phỏng vấn]

Ví dụ:

• Kính gửi Mr. Tuấn Minh,
• Kính gửi Ms. Lan Anh,
• Kính gửi Phòng Tuyển dụng Công ty ABC,
• Kính gửi quý công ty X,

3. Gửi lời cảm ơn chân thành

Ngay sau lời chào, hãy dành 1-2 câu để cảm ơn nhà tuyển dụng đã xem xét hồ sơ và gửi lời mời phỏng vấn. Điều này thể hiện bạn rất nghiêm túc với việc ứng tuyển và trân trọng cơ hội phỏng vấn được trao.

Ví dụ:

"Tôi xin chân thành cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ và tạo cơ hội để tôi có thể tham gia phỏng vấn cho vị trí Chuyên viên Nhân sự."

Hoặc:

"Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn từ Quý công ty và xin cảm ơn Anh/Chị đã liên hệ."

4. Xác nhận rõ thông tin tham gia phỏng vấn

Đây là phần quan trọng nhất trong email. Bạn cần xác nhận cụ thể thời gian, hình thức hoặc địa điểm phỏng vấn để tránh nhầm lẫn. Cách viết chuẩn:

• Xác nhận tham gia/từ chối/đổi lịch phỏng vấn
• Nhắc lại thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn

Ví dụ:

• Tôi xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào lúc 14h00 ngày 20/08/2026 tại công ty X địa chỉ Y.
• Tôi đã nhận được thông tin và xác nhận tham gia phỏng vấn online qua Google Meet vào lúc 09h00 ngày 20/08/2026.
• Tôi rất cảm ơn công ty đã trao cơ hội cho tôi được tham gia phỏng vấn vị trí kế toán tổng hợp. Tuy nhiên, vào ngày [thời gian công ty đề xuất], tôi lại có việc đột xuất nên không thể tham dự buổi phỏng vấn vào thời gian công ty đã đề xuất. Tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện này. Hy vọng quý công ty sẽ thông cảm và tạo điều kiện cho tôi có thể tham gia phỏng vấn lại vào [thời gian bạn đề xuất] để tôi có cơ hội thể hiện năng lực với quý công ty.

5. Thể hiện thiện chí hợp tác trong thư mời

Trong nhiều trường hợp, bạn cần làm rõ thông tin trước buổi phỏng vấn nếu như cần thiết. Bạn có thể đặt câu hỏi ngay trong email xác nhận để tránh trao đổi nhiều lần. Tuy nhiên, chỉ nên hỏi những thông tin thực sự cần thiết, tránh đặt quá nhiều câu hỏi khiến email trở nên dài dòng. Một số nội dung thường được hỏi:

• Hồ sơ hoặc tài liệu cần mang theo.
• Thông tin địa điểm phỏng vấn, hình thức phỏng vấn, người phỏng vấn (trong trường hợp thư mời phỏng vấn chưa đề cập đến)

Ví dụ:

• Trong quá trình phỏng vấn, anh/chị và công ty nếu có cần thêm tài liệu, hồ sơ nào khác, mong anh/chị và công ty có thể phản hồi sớm để tôi có thể chuẩn bị đầy đủ cho cho buổi phỏng vấn.
• Trong quá trình phỏng vấn, mong rằng anh/chị có thể hỗ trợ cung cấp thông tin về người phỏng vấn để tôi có sự chuẩn bị phù hợp hơn cho buổi trao đổi sắp tới.

6. Lời chào khẳng định mong muốn gặp mặt

Trước khi kết thúc email, hãy bày tỏ mong muốn được gặp gỡ và trao đổi cùng nhà tuyển dụng.

Ví dụ:

• Tôi rất mong được gặp Anh/Chị trong buổi phỏng vấn sắp tới.
• Tôi mong có cơ hội trao đổi thêm về vị trí và đóng góp của mình cho công ty.
• Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn Anh/Chị.

7. Không nên thiếu chữ ký cuối email

Chữ ký email giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện và liên hệ với ứng viên khi cần. Thông tin bạn nên để ở phần này có thể kể đến như họ tên, số điện thoại, email, Linkedin (nếu có), portfolio hoặc website cá nhân (đối với các ngành Marketing, Thiết kế, IT...).

Ví dụ:

• Đỗ Thị Tuyết Lan
• Điện thoại: 09xxxxxxxx
• Email: dothituyetlan@gmail.com
• LinkedIn: linkedin.com/in/dothituyetlan

II. Tổng hợp 11 mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp

Để soạn thư trả lời lời mời phỏng vấn nhanh chóng, bạn có thể tham khảo các mẫu đã được JobOKO đúc kết từ việc tham vấn các chuyên gia nhân sự dưới đây:

1. Mẫu email xác nhận tham gia phỏng vấn phổ biến

2. Mẫu email xác nhận tham gia phỏng vấn ngắn gọn

3. Mẫu email trả lời tham gia phỏng vấn chuyên nghiệp

4. Mẫu email xác trả lời phỏng vấn xác nhận thông tin

5. Mẫu email xác nhận tham gia phỏng vấn và hỏi thêm thông tin

Xem thêm: Tổng hợp các mẫu xác nhận tham gia phỏng vấn được nhà tuyển dụng đánh giá cao

6. Mẫu email xin đổi lại lịch phỏng vấn

7. Mẫu email xác nhận lại sau khi thay đổi lịch

8. Mẫu email từ chối lời mời phỏng vấn lịch sự

Tham khảo: Hướng dẫn chi tiết cách viết mail từ chối không làm mất lòng nhà tuyển dụng

9. Mẫu email trả lời tham gia phỏng vấn vòng 2

10. Mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

11. Mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn khi phản hồi trễ

III. Những lưu ý quan trọng khi trả lời thư mời phỏng vấn

Không chỉ email xin việc, email trả lời thư mời phỏng vấn cũng phản ánh sự chuyên nghiệp, kỹ năng giao tiếp và mức độ nghiêm túc đối với cơ hội việc làm. Để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và tránh những sai sót không đáng có, bạn cần lưu ý những vấn đề sau khi phản hồi thư mời phỏng vấn.

1. Phản hồi email trong thời gian sớm nhất

Sau khi nhận được thư mời phỏng vấn, ứng viên nên phản hồi trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm nhận email hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Việc trả lời nhanh cho thấy bạn thường xuyên kiểm tra email, có trách nhiệm với quá trình ứng tuyển và tôn trọng thời gian của nhà tuyển dụng.

Hiện nay, trong thư mời phỏng vấn, nhiều công ty cũng đã bổ sung thời hạn trả lời mail để ứng viên có thể chủ động trả lời đúng hạn. Trong trường hợp không thể phản hồi ngay, hãy gửi email trình bày rõ lý do và thể hiện mong muốn được tham gia phỏng vấn một cách chân thành với nhà tuyển dụng.

2. Giữ nguyên chuỗi email khi phản hồi

Hiện nay, nhiều công ty đã yêu cầu ứng viên trả lời ngay trong thư mời phỏng vấn. Do đó, thay vì tạo email mới, ứng viên nên sử dụng tính năng Reply hoặc Reply All (nếu cần thiết) để trả lời thư mời phỏng vấn. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng theo dõi lịch sử trao đổi, đồng thời hạn chế nguy cơ thất lạc thông tin hoặc nhầm lẫn giữa các ứng viên.

3. Sử dụng văn phong chuyên nghiệp, lịch sự

Dù trao đổi qua email, ứng viên vẫn nên duy trì cách diễn đạt trang trọng và phù hợp với môi trường công việc. Tránh sử dụng ngôn ngữ đời thường, trống không như “Ok ạ”, “Dạ em biết rồi”, “Em đi được nhé” “Thanks”,...

4. Kiểm tra lại nội dung thư trước khi gửi

Một email không rõ đồng ý tham gia phỏng vấn hay không, có nhiều lỗi chính tả hay lỗi ngữ pháp có thể khiến nhà tuyển dụng đánh giá thấp sự cẩn thận của ứng viên. Trước khi gửi, hãy dành vài phút để kiểm tra tên công ty, vị trí ứng tuyển, thông tin buổi phỏng vấn, thông tin cá nhân, cách xưng hô, lỗi chính tả,... và đảm bảo các nội dung đều đúng.

Đặc biệt, nếu ứng tuyển các vị trí như Content Marketing, Hành chính nhân sự, Biên tập viên hoặc Trợ lý, sự chỉn chu trong email càng được chú ý.

5. Thông báo sớm nếu cần đổi lịch hoặc từ chối phỏng vấn

• Nếu không thể tham gia đúng lịch hẹn, hãy chủ động thông báo cho nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt. Trong email xin đổi lịch, bạn nên nêu rõ lý do ngắn gọn, đề xuất khung thời gian thay thế và thể hiện mong muốn tiếp tục tham gia quy trình tuyển dụng.
• Nếu không còn nhu cầu ứng tuyển, hãy gửi email từ chối lịch sự thay vì im lặng hoặc không phản hồi. Điều này giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và duy trì mối quan hệ tốt với doanh nghiệp trong tương lai.

6. Sử dụng email nhất quán

Một sai sót khá phổ biến là ứng viên sử dụng một địa chỉ email để nộp CV nhưng lại phản hồi thư mời phỏng vấn bằng một email khác. Điều này có thể khiến nhà tuyển dụng gặp khó khăn trong việc đối chiếu hồ sơ hoặc theo dõi lịch sử trao đổi. Vì vậy, hãy ưu tiên sử dụng cùng một địa chỉ email từ lúc nộp hồ sơ, trao đổi với nhà tuyển dụng cho đến khi hoàn tất quy trình tuyển dụng.
 

IV. Cần chuẩn bị gì sau khi xác nhận lịch phỏng vấn?

1. Luyện tập trả lời phỏng vấn

Bạn có thể luyện trước các câu hỏi phỏng vấn phổ biến (giới thiệu bản thân, điểm mạnh điểm yếu, mục tiêu nghề nghiệp), các câu hỏi về chuyên môn hoặc xử lý tình huống có thể gặp phải. Thay vì học thuộc từng câu chữ, hãy xây dựng các ý chính và luyện tập cách trình bày tự nhiên. Điều này giúp bạn phản hồi linh hoạt hơn khi gặp những câu hỏi tình huống hoặc câu hỏi chuyên môn trong buổi phỏng vấn thực tế.

2. Tìm hiểu kỹ công ty và vị trí ứng tuyển

Trước ngày phỏng vấn, hãy tìm hiểu các thông tin như lĩnh vực hoạt động, sản phẩm/dịch vụ đang kinh doanh, quy mô doanh nghiệp, văn hóa làm việc, yêu cầu của vị trí ứng tuyển để có chất liệu cho câu trả lời nhất quán, phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp và vị trí ứng tuyển.

3. Lên phương án trang phục và đi lại

Sự chỉn chu, đúng giờ là hai yếu tố góp phần tạo nên ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng. Vì vậy, bạn nên chuẩn bị trước trang phục và kế hoạch di chuyển sớm để đảm bảo đến buổi phỏng vấn đúng giờ với trang phục lịch sự.

• Đối với trang phục: Áo sơ mi, quần bò/vải hoặc chân váy với màu sắc nhã nhặn, lịch sự, phù hợp môi trường công sở.
• Đối với việc di chuyển: Ước tính thời gian di chuyển, dự phòng trường hợp tắc đường hoặc thời tiết xấu, đảm bảo có mặt trước giờ hẹn 10-15 phút.

Nếu tham gia phỏng vấn online, hãy thay thế bước chuẩn bị đi lại bằng việc kiểm tra đường truyền internet, camera, micro và không gian phỏng vấn để đảm bảo quá trình trao đổi diễn ra thuận lợi.

4. Chuẩn bị tài liệu và hồ sơ (nếu có)

Trong trường hợp nhà tuyển dụng yêu cầu mang theo hồ sơ hoặc các tài liệu liên quan khi tham gia phỏng vấn, bạn nên chuẩn bị trước 1-2 ngày thay vì sát ngày mới chuẩn bị. Các tài liệu thường được yêu cầu gồm CV bản in, Portfolio, đơn xin việc.
 

V. Câu hỏi thường gặp khi trả lời thư mời phỏng vấn

1. Nên phản hồi thư mời phỏng vấn vào thời gian nào?

Ứng viên nên phản hồi thư mời phỏng vấn càng sớm càng tốt, lý tưởng nhất là trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được email hoặc cần phản hồi trong thời gian nhà tuyển dụng yêu cầu.

2. Không trả lời thư mời phỏng vấn có được không?

Không nên. Để thể hiện sự chuyên nghiệp, bạn không nên im lặng hoặc "ghosting" nhà tuyển dụng bằng cách không phản hồi thư mời phỏng vấn. Nếu không còn quan tâm đến vị trí ứng tuyển hoặc đã nhận công việc khác, bạn nên gửi một email từ chối lịch sự. Điều này vừa thể hiện sự tôn trọng đối với doanh nghiệp, vừa giúp duy trì mối quan hệ nghề nghiệp tích cực.

3. Có nên đính kèm lại CV/Portfolio vào email trả lời thư mời phỏng vấn không?

Không cần, email xác nhận phỏng vấn có mục đích là phản hồi lịch hẹn thay vì cung cấp hồ sơ. Trước khi gửi thư mời phỏng vấn, nhà tuyển dụng đã đánh giá hồ sơ và lưu trữ hồ sơ của bạn trong hệ thống tuyển dụng của công ty. Việc bạn gửi lại nhiều lần có thể tạo ra các phiên bản hồ sơ trùng lặp.

Mong rằng bài viết đã giúp bạn biết cách trả lời thư mời phỏng vấn. Một sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tự tin hơn và nâng cao cơ hội chinh phục vị trí mong muốn. Đừng quên truy cập JobOKO để khám phá việc làm uy tín, chế độ lương thưởng hấp dẫn nếu có nhu cầu bạn nhé!