Top 15 câu hỏi phỏng vấn nhân viên chăm sóc khách hàng thường gặp

I. Các nhóm câu hỏi phỏng vấn nhân viên chăm sóc khách hàng

Khi phỏng vấn nhân viên chăm sóc khách hàng, nhà tuyển dụng thường sẽ sử dụng các nhóm câu hỏi sau:
- Các câu hỏi về giới thiệu bản thân, làm quen khi bắt đầu phỏng vấn

- Câu hỏi về kỹ năng và kinh nghiệm làm việc.

- Câu hỏi về kiến thức sản phẩm/dịch vụ.

- Câu hỏi về xử lý tình huống, giải quyết vấn đề.

- Câu hỏi về tư duy và đặc điểm cá nhân.

II. 15 câu hỏi phỏng vấn Nhân viên CSKH thường gặp và gợi ý trả lời​

Câu hỏi này tập trung vào vấn đề cốt lõi của nhân viên chăm sóc khách hàng. Dĩ nhiên, hầu hết mọi cuộc gọi, email,... mà bạn nhận được mỗi ngày từ khách hàng đều tập trung vào một vấn đề cụ thể nào đó cần giải quyết.

Để trả lời câu hỏi này của nhà tuyển dụng, bạn hãy nghĩ về những tình huống khó khăn mà bạn đã gặp phải trước đây - khi bạn làm nhân viên chăm sóc khách hàng hoặc bán hàng,... và cách bạn tương tác. Kể lại một trải nghiệm thực tế và cách giải quyết tốt sẽ tăng độ tin cậy và cho thấy bạn là có khả năng phản ứng, xử lý tình huống nhanh.

Gợi ý trả lời: "Tôi từng làm việc trong bộ phận chăm sóc khách hàng qua điện thoại cho một nhà cung cấp dịch vụ Internet lớn (có thể kể tên). Một lần, có khách hàng gọi điện đến để phàn nàn, và tệ hơn là họ trở nên tức giận, cáu gắt vì máy tính không kết nối được với Wi-Fi. Họ đã la hét và dọa hủy tài khoản.

Lúc đó, tôi đã cố gắng giữ bình tĩnh để lắng nghe trong khoảng 2 phút, nhẹ nhàng đề nghị họ nói rõ tình hình. Tôi được biết rằng người đó là sinh viên năm cuối, đang chịu áp lực hoàn thành đồ án tốt nghiệp. Tôi biết việc tốt nhất mình có thể làm là nhanh chóng giúp họ khắc phục sự cố mạng. Hóa ra, vấn đề thực sự nằm ở bộ định tuyến của khách hàng đó, vì họ đã chuyển nó ra chỗ khác ở xa phòng làm việc. Tôi nghĩ rằng sự bình tĩnh và kiên nhẫn của nhân viên chăm sóc khách hàng là chìa khoá để giải quyết vấn đề và tương tác tích cực với khách hàng".

2. Đã bao giờ bạn gặp phải tình huống buộc phải hỗ trợ giải quyết vấn đề "hóc búa" cho khách hàng mà những nhân viên chăm sóc khách hàng khác không thể giúp đỡ? Bạn giải quyết như thế nào?

Câu hỏi tình huống nhân viên chăm sóc khách hàng này có tính cụ thể hoá rất cao, phụ thuộc vào câu hỏi của khách hàng đó. Trong trường hợp này, người phỏng vấn muốn biết cách bạn xử lý một loại tình huống thử thách cụ thể, một khách hàng bị bỏ qua bởi nhiều nhân viên khác trong bộ phận của bạn và bắt đầu cảm thấy như không ai muốn giúp đỡ họ.

Tương tự như với câu hỏi trước, bạn nên kể một câu chuyện về tình huống cụ thể bạn xử lý trong quá khứ. Hãy chắc chắn bạn có thể nói về những cách bạn đã nắm quyền kiểm soát cuộc gọi bằng cách thực hiện mọi nỗ lực để cuối cùng khách hàng được giúp đỡ và hài lòng. Nhà tuyển dụng sẽ hiểu rằng không phải mọi vấn đề đều dễ dàng được giải quyết.

Gợi ý trả lời: "Công ty trước đó tôi làm việc không cho phép nhân viên chăm sóc khách hàng chuyển cuộc gọi cho nhau, chỉ có thể chuyển lên cho người quản lý cấp cao hơn. Tuy nhiên, nếu tình huống này xuất hiện, tôi sẽ muốn làm mọi thứ có thể để trở thành người giải quyết vấn đề của khách hàng và tránh phải đùn đẩy một lần nữa.

Đầu tiên, tôi sẽ cố gắng lấy tất cả thông tin có thể từ nhân viên chăm sóc khách hàng đã chuyên cuộc gọi cho tôi, sau đó nghe một lần nữa từ khách hàng. Tôi muốn xác định xem liệu có bất kỳ thông tin sai lệch nào hay không.

Nếu có, tôi sẽ làm theo các bước tiêu chuẩn dựa trên thông tin mới. Trong trường hợp cần có sự hỗ trợ của bộ phận khác để giải quyết vấn đề chuyên môn, tôi sẽ chủ động, đồng thời đề nghị khách hàng kiên nhẫn chờ đợi. Tôi hiểu rằng thái độ của nhân viên chăm sóc khách hàng ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Sự lắng nghe, đồng cảm và cố gắng giúp đỡ sẽ giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng".

3. Với nhân viên chăm sóc khách hàng, phương pháp giao tiếp là một trong những điều quan trọng nhất. Bạn thường tương tác như thế nào?

Hầu hết các vị trí nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ tập trung vào một (hoặc nhiều nhất là hai) phương thức giao tiếp. Phổ biến nhất là trực tiếp, hỗ trợ qua điện thoại, email và chatbox. Các doanh nghiệp hiện nay thường sử dụng nhân viên chăm sóc khách hàng qua điện thoại bởi có sự thông dụng và tiện lợi.

Để trả lời nhà tuyển dụng, bạn nên tìm hiểu trước về công ty và biết được rằng khách hàng/khách hàng tiềm năng của họ quen thuộc với cách liên lạc nào nhất. Trong trường hợp đa số mọi người gọi qua tổng đài, bạn nên nói rằng mình quen thuộc với phương thức này.

Gợi ý trả lời: "Tôi thích giao tiếp với mọi người theo nhiều cách khác nhau và có khả năng hoà hợp rất nhanh. Có thể do tôi dễ nắm bắt ý của mọi người qua lời nói và giọng điệu. Thế nhưng, tôi cảm thấy trò chuyện qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp có thể hiệu quả nhất.

Qua giọng nói và sắc thái trên gương mặt, tôi có thể đánh giá chính xác hơn về khách hàng đó so với chỉ trao đổi qua văn bản. Bên cạnh đó, giao tiếp qua điện thoại và gặp trực tiếp diễn ra trong thời gian thực, mọi thứ đều có thể được giải quyết nhanh hơn".

4. Bạn nghĩ việc hợp tác với các nhân viên chăm sóc khách hàng trong bộ phận và các đồng nghiệp khác trong công ty có quan trọng không? Điều đó ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu tăng trải nghiệm tích cực cho khách hàng?

Cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng là một nỗ lực nhóm, đòi hỏi phải có sự hợp tác liên tục giữa mọi người trong bộ phận và với các đồng nghiệp khác. Chỉ có như vậy, bạn mới đóng góp vào việc xây dựng hình ảnh mạnh mẽ, tích cực cho công ty.

Khi đặt câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn kiểm tra xem bạn có hoà đồng không, có sẵn sàng giúp đỡ mọi người xung quanh hay không. Thử tưởng tượng bạn không thể/không muốn tương tác với đồng nghiệp, vậy thì bạn làm sao có thể hỗ trợ khách hàng?

Khi đưa ra câu trả lời, bạn cần đề cập đến một số nội dung như:

• Khả năng làm việc nhóm.
• Kỹ năng giao tiếp.
• Mong muốn cống hiến và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng.

Gợi ý trả lời: "Theo tôi, teamwork là kỹ năng vô cùng cần thiết đối với mọi nhân viên chăm sóc khách hàng. Ở vị trí công việc gần đây nhất của tôi, tôi đã phối hợp chặt chẽ trong một nhóm vô cùng gắn kết. Chúng tôi thường xuyên tập hợp kiến thức và trải nghiệm của mình để hỗ trợ nhau giải quyết các khiếu nại của khách hàng và xử lý một lượng lớn các cuộc gọi đến trong giờ cao điểm.

5. Trong trường hợp khách hàng cần giúp đỡ nhưng bạn không tìm ra giải pháp, bạn xử lý như thế nào?

Ngay cả khi đã trải qua đào tạo chuyên sâu và có kinh nghiệm làm việc nhiều năm, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên tổng đài cũng không phải toàn năng. Vẫn có những trường hợp bạn không thể giải quyết được. Nhà tuyển dụng muốn đánh giá xem ứng viên có biết cách trả lời bình tĩnh và hiệu quả trong những tình huống cụ thể này hay không.

Những gì bạn cần bao gồm trong câu trả lời:

• Trung thực.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề.
• Sự tự tin.

Gợi ý trả lời: "Tôi chắc chắn mình sẽ không bao giờ giả vờ biết câu trả lời nếu tôi thực sự không biết. Bởi vì tôi hiểu bản chất của chăm sóc khách hàng là lắng nghe và giúp họ giải quyết vấn đề thực tế, không phải chỉ cần lời nói dối qua loa là được.

6. Bạn sẽ làm gì nếu khách hàng nhận xét rằng bạn đang nói quá dài, quá khó hiểu về cách xử lý một vấn đề đơn giản?
7. Là một nhân viên chăm sóc khách hàng, bạn sẽ làm gì khi thấy đồng nghiệp nói năng thô lỗ với khách hàng?
8. Theo bạn, đâu là yếu tố quan trọng nhất tác động đến chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng? Sản phẩm hay nhân viên chăm sóc khách hàng?
9. Với bạn, sự hài lòng của khách hàng là gì?
10. Theo bạn, nhân viên chăm sóc khách hàng có thể làm gì để xây dựng hình ảnh thương hiệu? Một hình ảnh tích cực liệu có giúp công việc của bạn dễ dàng hơn?
11. Bạn có từng dùng công cụ nào để hỗ trợ nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng chưa?
12. Ở công ty cũ của bạn, bạn làm việc trong một hệ thống như thế nào? Theo bạn thì một quy trình tiêu chuẩn để chăm sóc khách hàng gồm những bước nào?
13. Bạn có thể thích nghi với giờ giấc và ca làm việc của nhân viên chăm sóc khách hàng hay không? Điều gì là khó nhất với bạn khi phải làm việc theo ca?
14. Bạn có nghĩ rằng nhân viên chăm sóc khách hàng phải chịu trách nhiệm một phần với kết quả kinh doanh của công ty không? Bạn có từng chủ động đề xuất những thay đổi để nâng cao chất lượng dịch vụ?
15. Trước đây bạn đã bao giờ mất bình tĩnh trước khách hàng chưa? Cuối cùng bạn khắc phục hậu quả ra sao?

Nhà tuyển dụng tìm kiếm ứng viên có thái độ như thế nào?

Xem thêm

Trên đây JobOKO đã bật mí cho bạn cách trả lời những câu hỏi phỏng vấn nhân viên chăm sóc khách hàng thể hiện nổi bật nhất giá trị bản thân. Theo dõi JobOKO để cập nhật các bí quyết phỏng vấn hữu ích bạn nhé.