Tìm việc làm nhân viên hành chính

MỤC LỤC:
I. Tổng quan công việc nhân viên hành chính
II. Mức lương nhân viên hành chính
III. Kỹ năng mềm mà nhân viên hành chính cần có
IV. Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên hành chính
V. Những ai phù hợp với công việc nhân viên hành chính?
VI. Nhân viên hành chính học ngành nào?
VII. Những lưu ý khi xin việc nhân viên hành chính
VIII. Cơ hội việc làm nhân viên hành chính

Nhiều người vẫn có suy nghĩ nhân viên hành chính là dân văn phòng an nhàn làm công ăn lương, chỉ "ngồi chơi xơi nước" chứ không phải làm các công việc đòi hỏi chuyên môn, nghiệp vụ đau đầu nhức óc. Sự thật có phải như vậy không? Để khám phá điều này, trong bài viết dưới đây của JOBOKO.com, chúng tôi sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi đó.

Các công ty tuyển nhân viên hành chính đòi hỏi những yếu tố nào?

I. Tổng quan công việc nhân viên hành chính

1. Nhân viên hành chính là gì?

Nhân viên hành chính là người sẽ đảm nhiệm phần lớn các công việc hành chính trong công ty như quản lý hồ sơ nhân viên, sắp xếp các tệp tài liệu, tiếp nhận cuộc gọi, hỗ trợ nhân viên công ty,...

2. Công việc của nhân viên hành chính

Nhân viên hành chính có một số nhiệm vụ như:

• Giám sát, bảo trì các thiết bị ở văn phòng và thay thế khi cần thiết.
• Lập hồ sơ, cập nhật và quản lý hồ sơ, dữ liệu của công ty.
• Cập nhật các chính sách và thủ tục hành chính của công ty.
• Chuẩn bị thư từ, tài liệu,...
• Lên lịch họp, lịch làm việc, công tác, sự kiện... cho nhân viên công ty.
• Báo cáo với cấp trên về ngân sách công ty, các loại chi phí.
• Hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty nếu cần.

Đọc thêm: 4 kỹ năng cần có của một Nhân viên hành chính nhân sự

3. Yêu cầu công việc Nhân viên hành chính

Khi ứng tuyển nhân viên hành chính, bạn cần lưu ý một số yêu cầu sau:

• Có bằng tốt nghiệp THPT trở lên.
• Thành thạo máy tính, các phần mềm văn phòng như Microsoft Word, Excel, Powerpoint,...
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc ở vị trí nhân viên hành chính nhân sự, nhân viên văn phòng, trợ lý văn phòng, quản trị văn phòng hoặc các công việc liên quan đến hành chính văn phòng.
• Có các kỹ năng mềm tốt như giao tiếp, tổ chức, quản lý,...
• Ham học hỏi, không ngừng trau dồi bản thân.

II. Mức lương nhân viên hành chính

Khi tìm việc làm nhân viên hành chính, người tìm việc quan tâm trước tiên là về mức lương. Theo khảo sát thực tế thì mức lương của nhân viên hành chính khá đa dạng. Tùy thuộc vào năng lực, kinh nghiệm và hiệu suất làm việc, lương có thể dao động từ 3 triệu đồng cho đến 30 triệu đồng/tháng.

III. Kỹ năng mềm mà nhân viên hành chính cần có

Để làm việc hiệu quả và gặt hái được nhiều thành công trong sự nghiệp, nhân viên hành chính cần trang bị cho bản thân những kỹ năng mềm. Những kỹ năng này không chỉ giúp ích cho nhân viên văn phòng trong công việc mà cả các lĩnh vực khác trong cuộc sống của họ.

1. Kỹ năng giao tiếp

Nhân viên hành chính văn phòng cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt bằng lời nói cũng như bằng văn bản vì họ là đầu mối liên lạc giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhân viên công ty. Hơn nữa, vì phải đảm nhiệm công tác văn thư nên kỹ năng giao tiếp bằng văn bản lại càng cần thiết hơn bao giờ hết. Và để làm điều này, nhân viên hành chính cần hết sức lưu ý khi soạn bất kỳ văn bản tránh mắc các lỗi chính tả, ngữ pháp, câu cú. Có như vậy, bạn mới thực hiện tốt việc làm nhân viên hành chính của mình.

2. Kỹ năng chăm sóc khách hàng
Trong bất kỳ ngành nghề nào, người ta có câu "khách hàng là thượng đế" và khi làm hành chính văn phòng, bạn cũng hết sức lưu ý điều này. Nhân viên hành chính gần như sẽ là người đầu tiên đón tiếp, gặp gỡ khách hàng tại công ty nên việc tạo ấn tượng tốt với khách hàng là rất quan trọng. Bạn cần có thái độ thân thiện, mến khách và cố gắng làm khách hài lòng nhất có thể. Kỹ năng chăm sóc khách hàng đối với những công ty làm dịch vụ là rất cần thiết, các bạn cùng tìm hiểu.

Đọc thêm: Mẹo làm chủ kỹ năng chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

3. Kỹ năng nghiên cứu

Nhân viên hành chính phải thường xuyên làm các loại báo cáo để gửi lên cấp trên, vì vậy họ sẽ cần phải có khả năng nghiên cứu và phân tích, tổng hợp dữ liệu. Và để làm được việc này tốt nhất có thể, nhân viên hành chính cần có tính cẩn thận và chú ý đến từng chi tiết để tránh xảy ra sai sót. Các bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về kỹ năng khảo sát, nghiên cứu để nắm rõ hơn và tích lũy cho mình những kiến thức phù hợp, hỗ trợ cho công việc được tốt nhất.

4. Linh hoạt

Hiếm có tuần nào mà ngày nào nhân viên hành chính chỉ làm chuyên một việc, đôi khi phải "quay như chong chóng", có lúc thậm chí còn phải ra ngoài làm việc. Vì tính chất công việc luôn có sự thay đổi và các sự cố không mong muốn có thể xảy ra bất cứ lúc nào nên nhân viên hành chính cần có sự linh hoạt và các kỹ năng để nhanh chóng thích ứng với những thay đổi đó và điều chỉnh, xử lý kịp thời.

5. Kỹ năng tổ chức

Đảm nhận việc làm Nhân viên hành chính, bạn phải làm rất nhiều công việc trong một ngày nên rất cần người có kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả. Nhân viên văn phòng cần biết cách tổ chức mọi thứ trong văn phòng từ sắp xếp không gian làm việc, lịch trình các công việc, việc gì cần ưu tiên trước...

6. Kỹ năng quản lý hồ sơ, giấy tờ

Do là người trực tiếp nắm giữ các loại hồ sơ, giấy tờ, thủ tục hành chính, sổ sách nên nhân viên hành chính văn phòng cần rèn luyện cho mình kỹ năng quản lý. Để làm được điều này, nhân viên hành chính nên phân loại rõ ràng, sắp xếp sao cho gọn gàng, ngăn nắp nếu các tài liệu là bản cứng để dễ dàng tìm thấy khi cần. Ngược lại, nếu tài liệu là bản mềm được thực hiện và lưu trên máy tính thì họ có thể in ra hoặc lưu trữ cẩn thận ở các thư mục trên máy tính, mail,... để tránh dữ liệu bị mất.

7. Kỹ năng tin học văn phòng

Trong thời đại ngày nay, có kỹ năng tin học văn phòng là yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ nhân viên hành chính văn phòng nào, đặc biệt là kỹ năng đánh máy. Để cải thiện kỹ năng này thì không còn cách nào khác ngoài việc phải liên tục thực hành. Bạn có thể tập luyện gõ máy tính thường xuyên để nâng cao tốc độ của mình và học hỏi cách sử dụng các phần mềm văn phòng như Word, Excel, Powerpoint,...

IV. Câu hỏi phỏng vấn nhân viên hành chính

Hiện nay, công việc nhân viên hành chính rất đa dạng với mức lương thưởng hấp dẫn nên cơ hội luôn được mở rộng cho các bạn trẻ. Tuy nhiên, do nhiều người tìm việc ứng tuyển nên bạn cần phải vượt qua vòng phỏng vấn và các đối thủ trước tiên. Vì vậy, việc tìm hiểu các câu hỏi phỏng vấn nhân viên hành chính là điều cần thiết để giúp bạn tăng sự tự tin và biết được cách trả lời các câu hỏi nhà tuyển dụng đưa ra một cách khéo léo. Một số câu hỏi phổ biến như:

1. Bạn có thể đóng góp gì cho chúng tôi khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên hành chính?
2. Bạn làm thế nào để sắp xếp các công việc hành chính một cách hiệu quả?
3. Bạn đã có kinh nghiệm làm nhân viên hành chính hay chưa?
4. Theo bạn, một nhân viên hành chính cần phải có những kỹ năng gì?
5. Bạn thường làm gì khi mà công việc quá áp lực hay căng thẳng?

Xem thêm: Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên hành chính và cách trả lời hay

V. Những ai phù hợp với công việc nhân viên hành chính?

Trả lời những câu hỏi dưới đây sẽ giúp bạn khẳng định được mình có phù hợp với công việc của nhân viên hành chính hay không:

• Bạn có thích sự ổn định trong công việc?
• Bạn có phải là người chịu khó, cẩn thận và tỉ mỉ?
• Bạn có hòa đồng, có kỹ năng giao tiếp tốt và biết cách tạo dựng mối quan hệ?
• Bạn có thể cùng lúc làm nhiều việc hay không?
• Kỹ năng quản lý thời gian của bạn có tốt hay không?

Nếu câu trả lời là có thì nhân viên hành chính có lẽ là một trong những sự lựa chọn nghề nghiệp sáng suốt nhất của bạn. Khi đó, bạn chẳng những có thể tìm kiếm sự hài lòng trong công việc mà còn có nhiều cơ hội để phát huy những tố chất và kỹ năng của mình. Hãy nhớ, bạn có thể không chọn một công việc vì đam mê nhưng tốt nhất hãy chọn một công việc mà ở đó, bạn có thể phát huy tất cả những gì mà mình có. Chỉ có như vậy thì bạn mới có thể sống với nghề.

Việc làm nhân viên hành chính phù hợp với nhiều đối tượng

VI. Nhân viên hành chính học ngành nào?

Để trở thành một nhân viên hành chính, bạn có thể theo học ngành Hành chính Văn phòng tại các trường như Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Nội vụ, Học viện Hành chính Quốc gia (ở phía Bắc), Đại học Sài Gòn (ở phía Nam), ....

Nhà tuyển dụng cũng sẽ không yêu cầu ứng viên cho vị trí nhân viên hành chính phải có bằng cấp cao; đôi khi, bằng tốt nghiệp Trung cấp trở lên là đủ điều kiện để ứng tuyển. Tuy nhiên, song song với đó, nhân viên hành chính bắt buộc phải thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng (Microsoft Word, Excel, Powerpoint) và các phần mềm quản lý văn phòng khác.

VII. Những lưu ý khi xin việc nhân viên hành chính

1. Lưu ý khi viết CV

CV xin việc cần phải làm nổi bật được những kỹ năng mà nhà tuyển dụng cần và đặc biệt là tinh thần cầu tiến, ham học hỏi của bản thân. Bạn không nên ghi thông tin một cách chung chung mà hãy đưa ra những mục tiêu nghề nghiệp cụ thể trong CV, bao gồm cả mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn.

CV không bao giờ được phép bỏ qua phần thành tích cá nhân. Bạn đã đạt được thành tích gì trong công việc trước đây, khi còn đi học (nếu bạn mới ra trường),... Bạn hãy nêu những thành tích và giải thưởng cụ thể. Nó sẽ có giá trị gấp nhiều lần những kinh nghiệm làm việc chung chung.

2. Lưu ý khi phỏng vấn

Câu trả lời ngắn gọn, xúc tích và có ví dụ cụ thể là điều kiện tiên quyết giúp bạn thành công trong một cuộc phỏng vấn nhân viên hành chính. Khi được yêu cầu giới thiệu về bản thân, bạn không nên quá chú trọng vào những thông tin đã được viết trên CV xin việc Nhân viên hành chính. Ngược lại, hãy tận dụng cơ hội này để làm nổi bật thêm những điểm mạnh khác của mình.

Các câu trả lời của bạn cũng phải cho nhà tuyển dụng thấy được sự nhiệt huyết, tinh thần ham học hỏi và quyết tâm theo đuổi sự nghiệp của bạn. Nếu nhà tuyển dụng hỏi về một kinh nghiệm mà bạn chưa có, hãy cứ mạnh dạn thừa nhận và khẳng định sẽ cố gắng rèn luyện thêm. Đừng nói dối bởi bạn sẽ chẳng thể nào tưởng tượng được hậu quả khi bị phát hiện đâu.

Xin việc làm nhân viên hành chính cần lưu ý điều gì?

VIII. Cơ hội việc làm nhân viên hành chính

Vậy câu hỏi đặt ra ở đây là nhân viên hành chính có dễ xin việc không và xin việc ở đâu? Mọi doanh nghiệp đều có nhu cầu tuyển dụng nhân viên hành chính. Số lượng cần tuyển sẽ phụ thuộc vào quy mô và cơ cấu tổ chức của từng doanh nghiệp. Nhiều công ty lớn thậm chí có bộ phận hành chính với những chức năng và nhiệm vụ riêng.

Như vậy có lẽ đã đủ để bạn thấy được nhu cầu tuyển dụng và cơ hội việc làm nhân viên hành chính lớn như thế nào. Bạn cũng có thể dễ dàng tìm việc làm nhân viên hành chính trên website của các công ty, trên các cổng thông tin tuyển dụng trực tuyến như JOBOKO.com hay thậm chí là mạng xã hội. Website tuyển dụng uy tín JOBOKO luôn cập nhật tin tức việc làm mới nhất để ứng viên tham khảo và lựa chọn. Hiện nay, trên Facebook cũng có rất nhiều group, fanpage dành cho mục đích tuyển dụng nhân viên hành chính - nhân sự. Bạn có thể tham gia vào những hội, nhóm này để tìm kiếm cơ hội làm việc phù hợp.