Admin & Receptionist - Hành Chính Kiêm Lễ Tân (Điều Phối Vận Hành)

A. Lễ tân & Tiếp đón khách
Tiếp đón khách hàng, đối tác, ứng viên và các bên liên quan đến làm việc tại văn phòng.
Hướng dẫn khách liên hệ đúng bộ phận và hỗ trợ các nhu cầu cơ bản trong quá trình làm việc tại công ty.
Trực điện thoại tổng đài, tiếp nhận và chuyển tiếp thông tin đến các bộ phận liên quan.
Tiếp nhận, theo dõi và xử lý thư từ, bưu phẩm, công văn đến và đi.
Đảm bảo khu vực lễ tân, phòng họp và không gian văn phòng luôn gọn gàng, chuyên nghiệp.
B.Công tác hành chính văn phòng
Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị và tài sản hành chính của công ty.
Thực hiện mua sắm, cấp phát và theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm văn phòng.
Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng như internet, chuyển phát, vệ sinh, bảo trì, điện nước và các dịch vụ liên quan.
Theo dõi và quản lý các hợp đồng hành chính theo phân công.
Hỗ trợ chuẩn bị phòng họp, tài liệu và các nhu cầu hậu cần cho các cuộc họp nội bộ hoặc làm việc với đối tác.
Theo dõi các chi phí hành chính và thực hiện các thủ tục thanh toán theo quy trình công ty.
C. Điều phối vận hành hệ thống cửa hàng
Theo dõi và điều phối các yêu cầu hành chính phát sinh từ hệ thống cửa hàng.
Hỗ trợ mua sắm, cấp phát và theo dõi vật tư hành chính cho các cửa hàng.
Phối hợp với các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo các nhu cầu vận hành được xử lý kịp thời.
Theo dõi tiến độ thực hiện các công việc hành chính và vận hành được giao.
Hỗ trợ lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động vận hành hệ thống.
Hỗ trợ điều phối các hoạt động nội bộ giữa văn phòng và cửa hàng khi cần thiết.
D. Hỗ trợ Nhân sự & Tuyển dụng
Hỗ trợ sắp xếp lịch phỏng vấn và đón tiếp ứng viên.
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động và các tài liệu liên quan.
Cập nhật danh sách nhân sự và hồ sơ nhân viên theo quy định công ty.
Hỗ trợ quá trình onboarding nhân viên mới.
Hỗ trợ tổ chức các hoạt động nội bộ, đào tạo, teambuilding và sự kiện công ty.
E. Báo cáo & Quản lý hồ sơ
Quản lý, lưu trữ hồ sơ hành chính và tài liệu công ty theo quy định.
Lập các báo cáo hành chính định kỳ theo yêu cầu của cấp quản lý.
Theo dõi, cập nhật và quản lý các biểu mẫu, quy trình hành chính nội bộ.
Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả vận hành hành chính văn phòng.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý.