Mô tả công việc:
Hỗ trợ Quản lý Nhân sự toàn diện:
Hỗ trợ tổ chức, sắp xếp lịch trình, cuộc họp và các hoạt động của
Trưởng phòng Nhân sự một cách hiệu quả, đảm bảo tính liên tục trong công việc.
Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, báo cáo nhân sự và bài thuyết trình chuyên nghiệp, chính xác.
Đảm bảo các hoạt động hành chính nhân sự hàng ngày diễn ra suôn sẻ, duy trì môi trường làm việc hiệu quả cho phòng Nhân sự.
Quản lý thông tin và truyền thông nhân sự:
Tiếp nhận, sàng lọc, phân loại và chuyển tiếp thông tin kịp thời đến các phòng ban liên quan về các vấn đề nhân sự, đảm bảo luồng thông tin thông suốt.
Quản lý hệ thống hồ sơ, tài liệu nhân sự nội bộ một cách có hệ thống, khoa học, dễ dàng tra cứu và đảm bảo bảo mật.
Đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt giữa phòng Nhân sự và các bên liên quan (ban lãnh đạo, các phòng ban, nhân viên).
Tham gia hỗ trợ dự án nhân sự:
Hỗ trợ điều phối và theo dõi tiến độ các dự án do phòng Nhân sự phụ trách (ví dụ: dự án tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất), đảm bảo các mốc thời gian được tuân thủ.
Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan để đảm bảo chất lượng công việc và hoàn thành mục tiêu dự án nhân sự đề ra.
Phối hợp và kết nối phòng ban:
Duy trì mối quan hệ hợp tác chặt chẽ, hiệu quả với tất cả các phòng ban trong khách sạn để giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự.
Đảm bảo việc truyền đạt thông tin và thực hiện các hoạt động nhân sự theo đúng quy trình và chính sách đã định của khách sạn.
Lập báo cáo và phân tích nhân sự:
Chuẩn bị các báo cáo định kỳ và đột xuất về nhân sự theo yêu cầu, đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
Tổng hợp dữ liệu, phân tích thông tin nhân sự (ví dụ: số liệu tuyển dụng, nghỉ việc, đào tạo) và đưa ra các đề xuất có giá trị, hỗ trợ Trưởng phòng Nhân sự trong việc ra quyết định.
Đại diện hình ảnh chuyên nghiệp:
Duy trì sự chuyên nghiệp, chuẩn mực trong mọi giao tiếp và xử lý công việc, đặc biệt trong các vấn đề liên quan đến nhân sự.
Góp phần xây dựng hình ảnh tích cực, uy tín cho khách sạn và phòng Nhân sự thông qua thái độ và hiệu suất làm việc.
Thực hiện các công việc khác:
Thực hiện các nhiệm vụ được giao bởi Trưởng phòng Nhân sự một cách linh hoạt và hiệu quả, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng quy định và chính sách của khách sạn.
Dưới đây là phần "Yêu cầu công việc" cho vị trí Executive Assistant, được trình bày chuyên nghiệp và hấp dẫn:
YÊU CẦU CÔNG VIỆC
Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành
Quản lý Khách sạn, Quản trị Kinh doanh, Ngoại ngữ hoặc các lĩnh vực liên quan.
Có tối thiểu 1-2 năm kinh nghiệm làm việc thực tế ở vị trí Trợ lý Tổng Quản lý,
Trợ lý Giám đốc hoặc các vị trí hành chính/trợ lý cấp cao tương đương trong ngành dịch vụ, khách sạn.
Am hiểu về quy trình vận hành khách sạn, các tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng và có kiến thức cơ bản về các nghiệp vụ khách sạn (tiếp tân, ẩm thực, buồng phòng).
Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) và có khả năng sử dụng các phần mềm quản lý khách sạn (PMS) là một lợi thế.
Sở hữu kỹ năng giao tiếp tiếng Việt và tiếng Anh vượt trội (nghe, nói, đọc, viết), có khả năng giao tiếp hiệu quả với nhiều đối tượng khác nhau.
Khả năng tổ chức, sắp xếp công việc khoa học, quản lý thời gian hiệu quả và khả năng đa nhiệm tốt trong môi trường áp lực cao.
Tư duy nhạy bén, khả năng phân tích và giải quyết vấn đề linh hoạt, chủ động trong mọi tình huống.
Tính cách điềm đạm, kín đáo, trung thực và có tinh thần trách nhiệm cao trong việc xử lý các thông tin mật.
Ngoại hình chuyên nghiệp, thái độ làm việc chỉn chu, tận tâm và tinh thần dịch vụ khách hàng xuất sắc.
