Chuyên viên giám sát quy chế

1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống tài liệu nội bộ
- Tiếp nhận yêu cầu xây dựng, sửa đổi tài liệu.
- Soạn thảo, cập nhật quy chế, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu.
- Kiểm tra tính đầy đủ, khả thi và kiểm soát rủi ro của tài liệu.
- Chuẩn hóa thuật ngữ, mã hiệu, trách nhiệm thực hiện và hồ sơ lưu trữ
2. Theo dõi quá trình góp ý và ban hành tài liệu
- Quản lý danh mục tài liệu theo từng trạng thái.
- Tổng hợp và xử lý ý kiến góp ý.
- Theo dõi tiến độ trình duyệt, ký ban hành.
- Kiểm tra tính chính xác của bản cuối cùng trước khi ban hành.
3. Quản lý hệ thống tài liệu nội bộ
- Cập nhật danh mục tài liệu hiện hành.
- Quản lý phiên bản, hiệu lực và phạm vi áp dụng.
- Lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định.
- Truyền thông tài liệu mới và theo dõi việc áp dụng.
4. Giám sát việc tuân thủ quy chế, quy trình
- Tham gia kiểm tra, đánh giá việc thực hiện tại các đơn vị.
- Ghi nhận các điểm chưa phù hợp.
- Lập báo cáo, biên bản giám sát.
- Theo dõi việc khắc phục sau kiểm tra.
5. Cải tiến hệ thống quản trị nội bộ
- Phát hiện các bất cập trong quy trình và quy định.
- Đề xuất cải tiến tài liệu, biểu mẫu.
- Phối hợp với các đơn vị để tối ưu hóa quy trình.
- Tham gia đào tạo và truyền thông nội bộ.
6. Công tác hành chính và tổng hợp
- Lập báo cáo định kỳ, đột xuất.
- Chuẩn bị tài liệu họp, theo dõi đầu việc.
- Quản lý hồ sơ, dữ liệu thuộc phạm vi phụ trách.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công.