Chuyên Viên Hành Chính Cơ Sở

1. Công tác hỗtrợ giáo viên (GV) vàquản lý trợ giảng (TA) tại cơ sở
- Trình CM kế hoạch tuyển dụng GV, trợ giảng theo nhu cầu của cơ sở.
- Giám sát hàng ngày hành chính, tác phong kỷ luật của đội ngũ GV& TA, có báo cáo định kỳ gửi đến CM để CM xử
lý kỷ luật theo qui định của VUS. Tiếp nhận các yêu cầu, phản hồi hoặc khiếu nại của GV & TA và thông tin đến
CM để có hướng xử lý. Phổ biến và theo dõi việc thi hành các nội quy, quy định, triển khai mới theo yêu cầu.
- Ghi nhận và hỗ trợ giải quyết các phát sinh trong ca trực trực tiếp từ GV& TA, và qua các yêu cầu GV gửi từ hệ
thống phần mềm. Hỗtrợ giải đáp thắc mắc của GV liên quan đến tài liệu giảng dạy.
- Hỗ trợ lên lớp coi thi hoặc điều phối người coi thi thay cho GV trong các trường hợp khẩn cấp hoặc khi GV có sự
cố.
- Tổ chức họp TA hàng tuần/tháng để cập nhật tình hình lớp học, góp ý với TA về nghiệp vụ CSHV.
- Chuẩn bị tài liệu và lên lịch đào tạo cho CM đào tạo TA mới sau khi tiếp nhận trợ giảng mới về cơ sở.
- Làm danh sách ưu tiên cho để dựa vào đó phân giờ/ lớp cho TA.
- Điều phối TA trực ca và hướng dẫn công tác hỗ trợ GV khi CM yêu cầu.
2. Công tác học vụ, thời khóa biểu
- Chuẩn bị tất cả tài liệu cho lớp khai giảng (class folders GV TA và tài liệu phát cho HV), giáo trình cho GV, tài liệu
phụ giảng, các tài liệu liên quan đến thi và kiểm tra (thùng đề thi, danh sách HV, in mid-term reports, in biểu mẫu
nhận xét, v.v...).
- Giao và nhận đề thi, bảng điểm thi giữa khóa, cuối khóa cho GV, nhập điểm (tất cả các loại điểm) của HV.
- Điểm danh GV& TA hàng ngày tại phòng GV trước giờ học, và qua hệ thống camera đầu giờ học.
- Báo cáo và đặt mua giáo trình giảng dạy, văn phòng phẩm, giáo cụ liên quan đến giảng dạy (theo qui trình), sắp
xếp và lưu giữ giáo trình, giáo cụ, văn phòng phẩm đảm bảo phục vụ nhu cầu sử dụng của GV cho công tác giảng
dạy.
- Kiểm tra Class Folder giấy (sau này sẽ là class online) hàng tuần, theo dõi, xử lý và trả nhận xét của GV. Thông tin
đến CM, Regional TQM các thông tin có liên quan để phối hợp xử lý.
- Lấy feedback đầu khóa và survey cuối khóa của HV về tình hình giảng dạy của GV tại cơ sở và gửi Regional TQM.
- Xếp lớp: xếp GV cho các lớp mới, lớp dạy thế, theo dõi GV nhận lịch dạy online, cập nhật lịch rỗi, ngày nghỉ phép
của giáo viên. Làm bảng giờ tính lương GV/TA gửi CM & TQM.
- Tạo Course Outlines: lớp mới, lớp ôn thi Cambridge, lớp ôn thi học kỳ,...
3. Công tác phối hợp với các phòng ban
- Thông báo cho HV và PH các hoạt động ngoại khóa, hội thảo,.... Tham gia các hoạt động ngoại khóa và hội thảo
được tổ chức trong và ngoài cơ sở, hỗtrợ điều phối một sốhoạt động học thuật tại cơ sở.
Ký hiệu: Ngày ban hành: Lần ban hành: 01 Page 1 of 2
- Hỗtrợ CM trong công tác đảm bảo an toàn an ninh, quản lý cơ sở vật chất, vệ sinh vàđiều phối mảng Dịch vụ
học đường và tuân thủ (SSC). Kiểm tra định kì về cơ sở vật chất tại cơ sở, có đề xuất thay thế sửa chữa với
CM để CM xem xét và đề nghị với Bộ phận SSC.
- Phối hợp với Quản lý vùng SSC thực hiện đúng quy trình đề xuất, thanh toán theo quy định, quản lý số lượng
và chất lượng tài sản và tuân thủ đúng quy trình quản lý, sử dụng tài sản.
- Kiểm soát và xử lý rủi ro tại cơ sở theo đúng quy trình SSC.
- Các công việc khác theo phân công của cấp trên.
4. Công tác hành chính cơ sở
- Lưu trữ hồ sơ, sổ sách, biểu mẫu và tài liệu hành chính theo yêu cầu của CM
- Thực hiện đầy đủ các yêu cầu báo cáo theo quy định.