Chuyên viên Hành chính Nhân sự

GIỚI THIỆU VỀ UNI-X
Uni-X là công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và vận hành nội dung số (digital content) trên nền tảng YouTube và các nền tảng số liên quan. Chúng tôi sở hữu hệ thống nhiều kênh YouTube với đa dạng chủ đề, được vận hành bởi đội ngũ trẻ, sáng tạo và đam mê công nghệ.
Với mô hình "Creator Empire" - Uni-X không chỉ tạo ra những kênh YouTube triệu view mà còn xây dựng nền tảng để mỗi nhân sự xuất sắc có cơ hội phát triển thành đối tác, đồng sáng lập công ty mới cùng Uni-X. Đây là điểm khác biệt cốt lõi của Uni-X so với các MCN (Multi-Channel Network) thông thường.
Phòng Hành chính Nhân sự (HCNS) là phòng ban then chốt, chịu trách nhiệm xây dựng và vận hành đội ngũ - yếu tố quyết định tốc độ phát triển của Uni-X. Chúng tôi đang tìm kiếm một Chuyên viên HCNS giỏi, có tư duy đối tác kinh doanh (HRBP mindset), sẵn sàng đồng hành cùng Uni-X trong giai đoạn tăng trưởng nhanh.
I. MỤC TIÊU VỊ TRÍ
Chuyên viên Hành chính Nhân sự là vị trí cốt lõi của phòng HCNS, đóng vai trò "cánh tay phải" của Trưởng phòng trong việc:
Đảm bảo nguồn lực nhân sự đầy đủ, chất lượng cao và kịp thời cho tốc độ mở rộng kênh của Uni-X.
Vận hành các nghiệp vụ nhân sự - hành chính một cách chuyên nghiệp, tuân thủ pháp luật và tối ưu chi phí.
Xây dựng và duy trì văn hóa làm việc tích cực, gắn kết - đặc biệt quan trọng trong môi trường sáng tạo nội dung áp lực cao.
Hỗ trợ đắc lực cho Phòng Chiến lược trong việc tuyển dụng, đào tạo và giữ chân nhân tài (Content, Editor, Design, SEO UP).
II. MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHI TIẾT
Công việc được chia thành 4 mảng chính. Tỷ trọng dưới đây là tham chiếu, có thể điều chỉnh theo thực tế từng giai đoạn:
1. Tuyển dụng (-40% thời gian)
1.1. Hoạch định & lập kế hoạch tuyển dụng
Phối hợp với Trưởng phòng HCNS và các Trưởng phòng Dự án để xác định nhu cầu tuyển dụng theo từng quý/năm.
Lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết: số lượng, vị trí, thời gian, ngân sách, kênh tuyển dụng.
Xây dựng và cập nhật JD (Job Description) cho các vị trí mới, đảm bảo phù hợp với khung năng lực của Uni-X.
Theo dõi tỷ lệ nghỉ việc và đề xuất kế hoạch tuyển dụng bổ sung kịp thời.
1.2. Triển khai tuyển dụng
Đăng tin tuyển dụng trên các kênh: Joboko, Joboko, Joboko, LinkedIn, Facebook và các nhóm cộng đồng chuyên ngành (đặc biệt nhóm Content Creator, Video Editor).
Săn ứng viên chủ động (headhunting) cho các vị trí key: Content, Editor, Design kênh, Design thumb, SEO UP.
Xây dựng và quản lý database ứng viên (Talent Pool) - đặc biệt cho ngành content/YouTube.
Sàng lọc CV, phỏng vấn sơ tuyển để đánh giá phù hợp văn hóa và yêu cầu cơ bản.
Phối hợp tổ chức các vòng phỏng vấn chuyên môn với Trưởng phòng Dự án và với Ban Lãnh đạo.
Thực hiện reference check và đàm phán offer với ứng viên.
Quản lý quy trình tiếp nhận cho nhân viên mới: chuẩn bị tài khoản, thiết bị, đào tạo hội nhập (induction).
1.3. Đánh giá & cải tiến hoạt động tuyển dụng
Theo dõi và báo cáo các chỉ số tuyển dụng.
Đề xuất cải tiến quy trình tuyển dụng để rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng ứng viên.
Phát triển thương hiệu nhà tuyển dụng: nội dung tuyển dụng trên fanpage, LinkedIn, các chương trình giới thiệu của Uni-X.
2. Vận hành nhân sự - HR Operations (-30% thời gian)
2.1. Quản lý hồ sơ và hợp đồng
Soạn thảo, ký kết và quản lý hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, các văn bản liên quan.
Quản lý hồ sơ nhân sự (cứng và mềm), đảm bảo đầy đủ, bảo mật và dễ truy xuất.
Thực hiện các thủ tục onboarding/offboarding theo đúng quy trình của Uni-X và quy định pháp luật.
2.2. Chấm công, tính lương & phúc lợi
Quản lý hệ thống chấm công, theo dõi ngày phép, OT, công tác phí của toàn công ty.
Phối hợp với Trưởng phòng HCNS tính lương hàng tháng - đặc biệt với cơ chế lương phức tạp của Phòng Chiến lược (6 mốc thưởng tích lũy theo doanh thu, KPI, lương trách nhiệm, phụ cấp).
Phối hợp với Phòng Kế toán để chi lương đúng hạn (trước ngày 10 hàng tháng).
Quản lý các chế độ phúc lợi: bảo hiểm sức khỏe, sinh nhật, thưởng Tết, hiếu hỷ, du lịch...
2.3. BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN
Thực hiện đầy đủ các thủ tục báo tăng/giảm BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động.
Theo dõi và xử lý các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động.
Phối hợp với Kế toán trong khai báo và quyết toán thuế TNCN cho nhân viên.
Cập nhật các thay đổi của pháp luật lao động và tham mưu cho Trưởng phòng điều chỉnh chính sách.
2.4. Đánh giá năng lực & lộ trình thăng tiến
Tổ chức các đợt đánh giá Điểm chuẩn năng lực (ĐCNL) định kỳ 1 năm/lần theo khung năng lực Uni-X.
Tổng hợp kết quả đánh giá, tính điểm và đề xuất bậc lương cho từng nhân viên.
Theo dõi lộ trình thăng tiến cá nhân của nhân sự tiềm năng
Tham mưu cho Trưởng phòng các quyết định nâng/giáng bậc, điều chuyển vị trí.
3. Hành chính & Văn phòng (-20% thời gian)
Quản lý tài sản cố định và công cụ làm việc (đặc biệt: máy edit, màn hình 4K, mic, thiết bị studio).
Quản lý mua sắm văn phòng phẩm, đồ dùng văn phòng, đảm bảo nguồn cung ổn định.
Quản lý hợp đồng thuê văn phòng, dịch vụ điện nước, internet, vệ sinh, an ninh.
Soạn thảo, quản lý và lưu trữ các văn bản nội bộ: quyết định, công văn, thông báo.
Quản lý con dấu, văn thư đến/đi theo đúng quy định.
Tổ chức các sự kiện công ty: team building, year-end party, sinh nhật nhân viên, vinh danh.
Hỗ trợ Ban Lãnh đạo trong các công việc hành chính khác khi cần.
4. Truyền thông nội bộ & Văn hóa (-10% thời gian)
Phối hợp với Nhân viên Truyền thông nội bộ xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hàng quý.
Quản lý các kênh truyền thông nội bộ: group chat, bản tin, bảng tin nội bộ.
Truyền thông kịp thời các chính sách mới, quyết định của BLĐ tới toàn thể nhân viên.
Xây dựng các chương trình vinh danh, ghi nhận: nhân viên đạt mốc doanh thu, video viral, đạt bậc năng lực Master/Elite.
Khảo sát mức độ hài lòng và gắn kết nhân viên định kỳ, đề xuất giải pháp cải thiện.