Chuyên viên Hành Chính

Mô tả Công việc
I. CÔNG VIỆC
1. Công tác hành chính - văn phòng
Quản lý, sử dụng và lưu trữ con dấu của Công ty theo đúng quy định nội bộ và quy định pháp luật hiện hành.
Tiếp nhận, phân loại, xử lý và phân phối thư từ, công văn, hồ sơ, tài liệu đến các phòng ban/bộ phận liên quan; theo dõi và đảm bảo việc xử lý đúng thời hạn.
Quản lý công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính và đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, bảo mật của hồ sơ.
Theo dõi nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm, cấp phát và kiểm soát tồn kho văn phòng phẩm, đồng phục và các vật tư hành chính.
Quản lý việc đặt mua, cấp phát, thu hồi và kiểm kê đồng phục theo quy định của Công ty.
Quản lý và giám sát tình trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị, tiện ích văn phòng; chủ động đề xuất phương án xử lý, sửa chữa hoặc thay thế khi phát sinh.
Thực hiện và phối hợp các thủ tục hành chính liên quan đến giấy phép lao động, thẻ tạm trú và các hồ sơ cần thiết cho người lao động nước ngoài khi có yêu cầu.
Thực hiện công tác hậu cần phục vụ hoạt động của Công ty: đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, điều phối xe, in namecard, chuẩn bị phòng họp và các dịch vụ hành chính khác.
Chủ động rà soát, đề xuất cải tiến quy trình và phương thức quản lý hành chính nhằm nâng cao hiệu quả vận hành văn phòng.
2. Quản lý thanh toán và chi phí vận hành
Kiểm tra, tổng hợp, đối chiếu và thực hiện hồ sơ thanh toán các chi phí hành chính - vận hành như điện, nước, Internet, phí dịch vụ, thuê văn phòng, dịch vụ thuê ngoài và các chi phí liên quan.
Kiểm soát tính đầy đủ, hợp lệ của chứng từ, hóa đơn, hợp đồng và hồ sơ thanh toán trước khi trình phê duyệt.
Quản lý và theo dõi các hợp đồng dịch vụ hành chính; phối hợp với nhà cung cấp trong việc thực hiện hợp đồng, nghiệm thu và hoàn thiện hồ sơ thanh toán.
Theo dõi thời hạn thanh toán, thời hạn hợp đồng và các cam kết dịch vụ nhằm đảm bảo hoạt động liên tục, hạn chế phát sinh chi phí hoặc gián đoạn dịch vụ.
Theo dõi, cập nhật và kiểm soát ngân sách chi phí hành chính - vận hành theo tháng/quý/năm.
Lập báo cáo định kỳ về tình hình chi phí vận hành, phân tích các khoản chi phí phát sinh và đề xuất giải pháp tối ưu chi phí khi cần thiết.
Phối hợp với các bộ phận liên quan trong việc xây dựng ngân sách hành chính hằng năm.
3. Quản lý vận hành và chăm sóc văn phòng
Chịu trách nhiệm theo dõi và kiểm soát hoạt động vận hành hằng ngày của văn phòng, đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp, an toàn, sạch sẽ và hiệu quả.
Quản lý, phân công và giám sát công việc của nhân viên tạp vụ, bảo vệ và các đơn vị dịch vụ liên quan.
Kiểm tra định kỳ chất lượng vệ sinh, an ninh, cảnh quan và các dịch vụ tiện ích tại văn phòng.
Theo dõi tình trạng cơ sở vật chất, hệ thống điện, nước, Internet, điều hòa, thiết bị văn phòng và các hạng mục kỹ thuật khác.
Tiếp nhận, xử lý hoặc phối hợp với nhà cung cấp để khắc phục kịp thời các sự cố phát sinh, hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty.
Đề xuất các phương án cải thiện môi trường làm việc, nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu chi phí vận hành.
4. Setup văn phòng và mở trung tâm mới
Chủ trì hoặc phối hợp triển khai các công việc hành chính, hậu cần và cơ sở vật chất phục vụ việc mở văn phòng/trung tâm mới.
Chuẩn bị, thu thập, kiểm tra và hoàn thiện các hồ sơ, thủ tục hành chính/pháp lý liên quan theo phân công.
Khảo sát nhu cầu và phối hợp với các nhà cung cấp trong việc trang bị nội thất, thiết bị, bảng hiệu, đường truyền Internet, điện, nước, an ninh, vệ sinh và các hạng mục cần thiết khác.
Theo dõi tiến độ triển khai, kiểm soát chất lượng và ngân sách của các hạng mục setup.
Làm việc và phối hợp với các phòng ban liên quan để đảm bảo văn phòng/trung tâm mới sẵn sàng vận hành đúng kế hoạch.
Chủ động nhận diện các rủi ro trong quá trình setup và đề xuất phương án xử lý kịp thời.
5. Quản lý tài sản và xe Công ty
Quản lý, cập nhật và kiểm soát danh mục tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị văn phòng theo quy định của Công ty.
Thực hiện kiểm kê định kỳ, đối chiếu số liệu và cập nhật tình trạng sử dụng, bàn giao, điều chuyển, mất mát hoặc thanh lý tài sản.
Theo dõi lịch bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa và đề xuất thay thế tài sản, trang thiết bị khi cần thiết.
Phối hợp với các phòng ban trong việc bàn giao, thu hồi và sử dụng tài sản đúng mục đích.
Quản lý lịch trình, tình trạng vận hành, bảo dưỡng và điều phối xe ô tô Công ty phục vụ nhu cầu công việc.
Theo dõi các chi phí liên quan đến xe Công ty như nhiên liệu, phí cầu đường, bảo dưỡng, sửa chữa và các chi phí vận hành khác.
Đề xuất phương án sử dụng và quản lý tài sản, phương tiện nhằm đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
6. Tổ chức sự kiện và hoạt động nội bộ
Lập kế hoạch và phối hợp tổ chức các hoạt động nội bộ nhằm xây dựng văn hóa và tăng cường sự gắn kết trong Công ty như Team Building, Happy Hour, Year End Party, sinh nhật, hoạt động lễ/tết và các chương trình nội bộ khác.
Chủ động đề xuất ý tưởng, kế hoạch triển khai, ngân sách và phương án hậu cần cho các chương trình được giao phụ trách.
Làm việc với nhà cung cấp, đơn vị tổ chức và các bộ phận liên quan để đảm bảo chương trình được triển khai đúng kế hoạch, ngân sách và chất lượng.
Theo dõi, tổng hợp và đánh giá kết quả sau mỗi chương trình; đề xuất các phương án cải thiện cho các hoạt động tiếp theo.
Hỗ trợ công tác hậu cần cho các chương trình đào tạo, hội họp, hội thảo, tiếp khách và các sự kiện khác của Công ty.
7. Quản lý nhà cung cấp và dịch vụ hành chính
Tìm kiếm, đánh giá và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp các dịch vụ hành chính phù hợp với nhu cầu và ngân sách của Công ty.
Theo dõi chất lượng dịch vụ, tiến độ thực hiện và việc tuân thủ các điều khoản hợp đồng của nhà cung cấp.
Phối hợp đàm phán về giá, điều kiện dịch vụ và các nội dung liên quan trong phạm vi được phân quyền.
Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ và tính ổn định trong vận hành.
Đánh giá định kỳ hiệu quả của nhà cung cấp và đề xuất thay đổi khi chất lượng hoặc chi phí không đáp ứng yêu cầu.
8. Báo cáo, kiểm soát và cải tiến công tác hành chính
Lập và cập nhật các báo cáo định kỳ về tình hình vận hành văn phòng, chi phí hành chính, tài sản, nhà cung cấp và các hoạt động hành chính khác.
Theo dõi các chỉ tiêu, ngân sách và kế hoạch hành chính; kịp thời báo cáo các vấn đề phát sinh và đề xuất phương án xử lý.
Xây dựng, cập nhật và chuẩn hóa các quy trình, biểu mẫu và hướng dẫn liên quan đến công tác hành chính.
Chủ động rà soát các hoạt động hành chính nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ nội bộ, tối ưu chi phí và tăng hiệu quả vận hành.
Đảm bảo các hoạt động hành chính được thực hiện đúng quy định của Công ty và pháp luật có liên quan.
9. Hỗ trợ các công việc khác theo yêu cầu
Phối hợp với các phòng ban trong việc xử lý các công việc hành chính, hậu cần và vận hành phát sinh.
Chủ động hỗ trợ các dự án, chương trình hoặc nhiệm vụ liên phòng ban theo sự phân công của cấp quản lý.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của cấp trên phù hợp với chức năng, chuyên môn và phạm vi công việc.