Chuyên Viên Mua Hàng (Purchasing Specialist)

Mô tả Công việc
Hạng mục phụ trách chính: toàn bộ các hạng mục mua sắm của Công ty như (IT/Công nghệ, Marketing, PR, Media, Event, quà tặng,...)
I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc tiếp nhận các yêu cầu mua sắm, bóc tách cấu trúc chi phí thẩm định đơn giá và đàm phán thương mại cho các nhóm dịch vụ đặc thù: Công nghệ thông tin (phần mềm, hạ tầng cloud, bản quyền, dịch vụ outsource) và Truyền thông - Tiếp thị (booking báo chí, KOL/KOC, agency quảng cáo, sản xuất nội dung, sự kiện). Đảm bảo tối ưu hóa chi phí, minh bạch quy trình và phòng ngừa rủi ro hợp đồng dịch vụ.
II. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Thẩm định giá & Phân tích cấu trúc chi phí.
2. Xây dựng và định kỳ cập nhật cơ sở dữ liệu đơn giá chuẩn cho toàn bộ danh mục dịch vụ mua sắm của Công ty.
3. Tìm kiếm, Đánh giá và Quản lý Nhà cung cấp
Tìm kiếm, mở rộng mạng lưới đối tác cung ứng trong các mảng hoạt động của doanh nghiệp.
Tổ chức chấm thầu, so sánh báo giá (RFP/RFQ) dựa trên ma trận tiêu chí: Năng lực chuyên môn, uy tín thương hiệu, tiến độ bàn giao, chi phí và cam kết.
Đánh giá định kỳ hiệu quả cung cấp dịch vụ của nhà cung cấp, giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
4. Đàm phán Thương mại & Soát xét Hợp đồng Dịch vụ
Chủ trì hoặc phối hợp đàm phán các điều khoản thương mại: Đơn giá, chính sách chiết khấu, tiến độ thanh toán, cam kết nghiệm thu và phạt vi phạm.
Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Pháp chế và Khối Chuyên môn (IT, Marketing) để chuẩn hóa theo yêu cầu mua sắm các dịch vụ, hàng hóa.
5. Kiểm soát Quy trình & Nghiệm thu Thanh toán
Phối hợp với bộ phận sử dụng kiểm tra hồ sơ nghiệm thu thực tế so với hợp đồng trước khi xác nhận chuyển hồ sơ sang Kế toán.
Tham mưu cải tiến quy trình mua sắm danh mục dịch vụ nhằm rút ngắn thời gian xử lý yêu cầu mà vẫn đảm bảo tính tuân thủ và kiểm soát nội bộ.