Customer Operations Staff (VITOX LLC)

Mô tả Công việc
VITOX VN - The first organization in Viet Nam to analyze the quality of products in the US to meet CA Prop 65 and other compliance for worldwide e-commerce products.
1. Sales Operations/Hỗ trợ kinh doanh:
- Review, complete, and provide timely documentation as required by customers and the sales department: finalize COC (Chain of Custody), check and update product images in the internal management software system. / Kiểm tra, hoàn thiện & cung cấp kịp thời những chứng từ theo yêu cầu của khách hàng và bộ phận kinh doanh: hoàn thiện COC kiểm tra và cập nhật hình ảnh sản phẩm lên hệ thống phần mềm quản lý nội bộ.
- Monitor orders and customer service throughout the entire sales process, including assisting with inquiries and providing necessary information to ensure that orders are confirmed by customers as quickly as possible. /Theo dõi đơn hàng và dịch vụ khách hàng trong toàn bộ chu trình bán hàng, bao gồm việc hỗ trợ giải đáp thắc mắc và cung cấp thông tin cần thiết nhằm đảm bảo đơn hàng được khách hàng xác nhận sớm nhất.
- Track ongoing legal cases, update statuses, and report to relevant parties. / Theo dõi các vụ việc pháp lý đang xử lý, cập nhật tình trạng và báo cáo cho các Bên liên quan.
- Serve as the point of contact for periodic reports (weekly/ monthly/ quarterly/ annual) or ad-hoc reports requested in the department. / Đầu mối tổng hợp báo cáo định kỳ (tuần /tháng /quý /năm) hoặc theo yêu cầu ad-hoc trong Bộ phận.
2. Support for Head of Department (HOD)/ Hỗ trợ trưởng phòng:
- Assist HOD in managing projects, including planning, organizing, and monitoring progress. / Hỗ trợ trưởng phòng trong việc quản lý các dự án bao gồm lên kế hoạch, tổ chức và theo dõi tiến độ.
- Conduct research and analysis, compile data statistics, and provide necessary information for specific cases. / Thực hiện nghiên cứu, phân tích - thống kê dữ liệu và cung cấp thông tin cần thiết cho các trường hợp cụ thể.
- Prepare legal documents, contracts, and other related materials as required, ensuring all documents are stored and processed according to procedures. / Soạn thảo, chỉnh sửa các văn bản pháp lý, hợp đồng, và tài liệu liên quan khác theo yêu cầu, đảm bảo mọi tài liệu được lưu trữ và xử lý đúng quy trình.
- Assist in analyzing, building, and organizing data (customers, orders, products, etc.) in the internal management software system in relation to actual operations. / Hỗ trợ phân tích, xây dựng & hệ thống dữ liệu (khách hàng, đơn hàng, sản phẩm...) trên hệ thống phần mềm quản lý nội bộ so với hoạt động thực tiễn
- Support the guidance of team members on working processes and regulations in the company's industry/field to enhance knowledge and professional skills. / Hỗ trợ hướng dẫn các thành viên trong nhóm/ bộ phận về quy trình làm việc và quy định trong ngành nghề/lĩnh vực hoạt động của Công ty để nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn
- Develop strong customer service (including internal departments), actively resolve issues arising from customers. Advise on plans to establish action goals and promote sustainable teamwork. / Phát triển tốt dịch vụ khách hàng (các phòng ban nội bộ công ty), tích cực giải quyết các vấn đề phát sinh từ phía khách hàng. Tham mưu kế hoạch để xây dựng mục tiêu hành động và hoạt động đội nhóm bền vững tích cực.
Other related tasks as assigned by superiors. /Các nhiệm vụ liên quan khác từ các Cấp.