Customer Service Supervisor

1. Quản lý và chịu trách nhiệm về việc thực hiện công việc của nhân viên dưới quyền.
Manage and take responsibility for the performance of team members.
2. Quản lý hồ sơ cư dân.
Manage resident records.
3. Quản lý việc đặt tiện ích.
Manage facility bookings.
4. Quản lý việc hướng dẫn cư dân đăng ký tạm trú.
Manage process of supporting residents to register for temporary residence.
5. Quản lý việc hướng dẫn cư dân thủ tục sang tên đồng hồ điện, cấp định mức nước, đăng ký dịch vụ TV, Internet.
Manage process of supporting residents with changing register name of electricity meter, registering for water norms, and registering for TV and Internet services.
6. Theo dõi hoặc đánh giá các cuộc gọi hoặc thư từ khác giữa nhân viên CSKH và khách hàng.
Monitor or evaluate calls or other correspondence between customer service staff and customers.
7. Theo dõi việc xử lý các khiếu nại của khách hàng và đảm bảo rằng các khiếu nai, than phiền được xử lý nhanh chóng và phù hợp.
Monitor handling of customer complaints and ensure these complaints are handled promptly and appropriately.
8. Quản lý thông tin đăng ký chuyển hàng.
Manage moving goods registration information.
9. Kiểm soát các việc liên quan đến đồ thất lạc.
Control of lost and found.
10. Hỗ trợ nhân viên CSKH hướng dẫn cư dân, nhà thầu, khách viếng thăm, v.v. về quy trình và nội quy của toà nhà.
Support customer service staff to provide residents, contractors, visitors, ETC. with building rules and regulations.
11. Phê duyệt các văn bản, thông báo gửi đến khách hàng.
Approve documents and notices sent to customers.
12. Thiết lập lịch làm việc cho bộ phận CSKH. Hỗ trợ trám ca, xoay ca khi cần.
Prepare roster for Customer Service Team. Support filling shifts, rotating shifts when needed.
13. Hỗ trợ phòng Nhân sự trong công tác tuyển chọn nhân viên cho bộ phận CSKH.
Support Human Resources Department in recruiting staff for Customer Service Team.
14. Chủ động thực hiện và duy trì thường xuyên các chương trình huấn luyện cho bộ phận CSKH.
Actively implement and regularly maintain training programs for the Customer Service Team.
15. Đào tạo nhân viên mới về các chính sách, thủ tục về dịch vụ khách hàng theo tiêu chuẩn của công ty.
Train new employees on customer service policies and procedures according to company standards.
16. Giám sát và đảm bảo hiệu suất công việc của nhân viên được giao.
Monitor and ensure work performance of assigned employees.
17. Tiến hành đánh giá mức độ hoàn thành công việc kịp thời và mang tính xây dựng.
Conducts performance evaluations in timely and constructive manner.
18. Chịu trách nhiệm trong việc duy trì một cách tốt nhất diện mạo bên ngoài, vệ sinh cá nhân, đồng phục và bảng tên chỉnh tề như hướng dẫn đối với tất cả các nhân viên CSKH.
Responsible for maintaining the best appearance, personal hygiene, uniform and neat nameplate as trained for all customer
service staff.
19. Nhận các cuộc gọi từ khách hàng bên trong và bên ngoài dự án.
Receive calls from customers inside and outside the project.
20. Hỗ trợ khách hàng một cách chuyên nghiệp với các bộ phận Kỹ Thuật, Bảo vệ và Vệ sinh.
Professional support customers with Engineering, Security and Cleaning departments.
21. Thu thập dữ liệu và chuẩn bị báo cáo về các khiếu nại và thắc mắc của khách hàng.
Collects data and prepares reports on customer complaints and inquiries.
22. Chuẩn bị các báo cáo hàng tháng tóm tắt kết quả hoạt động của bộ phận.
Prepare monthly report of Customer Service Team.
23. Hỗ trợ chuẩn bị ngân sách cho bộ phận.
Support to prepare budget for the team.
24. Cập nhật thông tin trên hệ thống quản lý dự án.
Update information on the project management system.
25. Duy trì điện thoại cá nhân 24/24 để xử lý khi xảy ra các tình huống khẩn cấp.
Be on call 24/07 to handle emergency situations.
26. Thực hiện các nhiệm vụ liên quan khác theo sự phân công từ Trưởng Ban Quản Lý.
Perform other related duties as assigned by Property Manager.