General Affairs Officer / Nhân viên Hành chính (Shuttle Bus)

Mức độ phù hợp và xếp hạng của bạn so với ứng viên khác như thế nào?
Bộ phận Hành chính Nhân sự
Báo cáo cho Trợ lý Quản lý Nhân sự
Địa điểm Nhà máy VSSC tại Phú Mỹ - Đường N7, Khu công nghiệp Phú Mỹ II, Phường Tân Phước, Thị xã Phú Mỹ, Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (cũ). TP.HCM
VSSC Steel Center hoạt động trong lĩnh vực gia công cắt xẻ và thương mại thép, do Tập đoàn Samsung C&T quản lý. Chúng tôi tìm kiếm ứng viên có chuyên môn, tinh thần hợp tác và ý thức tuân thủ để đồng hành cùng hoạt động của nhà máy tại Phú Mỹ.
Mục tiêu vị trí
Tổ chức các dịch vụ hành chính và hậu cần phục vụ hoạt động hằng ngày của Công ty; quản lý hồ sơ, mua sắm và chi phí trong phạm vi được giao, bảo đảm công việc được thực hiện đúng tiến độ và quy trình phê duyệt.
Trách nhiệm chính
Vận hành hành chính và dịch vụ
• Tổng hợp suất ăn hằng ngày; kiểm tra vệ sinh khu vực văn phòng và phối hợp xử lý các vấn đề về chất lượng dịch vụ.
• Theo dõi, đối chiếu bảng công và khối lượng dịch vụ thuê ngoài như vệ sinh, chăm sóc cây xanh, thuê xe và lao động thuê ngoài. Điều phối sắp xếp xe văn phòng
Mua sắm và quản lý cấp phát
• Tiếp nhận nhu cầu đã được phê duyệt; lấy và so sánh báo giá, lập đề nghị mua sắm văn phòng phẩm, đồng phục và vật dụng phục vụ văn phòng, sản xuất theo phân công.
• Theo dõi giao nhận, cấp phát và tồn kho; phối hợp với bộ phận phụ trách để sửa chữa thiết bị văn phòng khi phát sinh sự cố.
Chi phí và chứng từ
• Tổng hợp hóa đơn, đối chiếu dịch vụ với nhà cung cấp và chuẩn bị hồ sơ thanh toán chuyển Kế toán; theo dõi chi phí hành chính và hỗ trợ lập dự trù ngân sách.
• Lập báo cáo định kỳ về suất ăn, nhiên liệu, dịch vụ và số liệu phế liệu theo phân công; kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ trước khi trình duyệt.
Văn thư và hậu cần
• Quản lý công văn đi đến, hợp đồng và hồ sơ hành chính; lưu trữ có hệ thống, bảo mật và thuận tiện tra cứu.
• Tiếp đón khách, chuẩn bị phòng họp và hỗ trợ sự kiện; đặt vé máy bay, khách sạn, xe, visa công tác và các dịch vụ hậu cần theo yêu cầu được duyệt.
Thủ tục và phối hợp nội bộ
• Chuẩn bị hồ sơ giấy phép lao động, thẻ tạm trú và thủ tục liên quan đến người lao động nước ngoài; theo dõi thời hạn và phối hợp với HR, đơn vị dịch vụ.
• Hỗ trợ tiếp nhận nhân viên mới, khám sức khỏe, hồ sơ ISO và hậu cần đánh giá khách hàng; thực hiện các nhiệm vụ hành chính liên quan do quản lý giao.