1. Tổ chức, vận hành và giám sát hoạt động lễ tân
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của
nhân viên lễ tân.
- Sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên.
-
Giám sát khu vực lễ tân hàng ngày, đảm bảo các nhân viên trong bộ phận làm việc theo đúng các tiêu chuẩn yêu cầu.
- Giám sát việc thực hiện các thủ tục check-in, check-out và quản lý doanh thu.
- Kiểm tra và đảm bảo mọi dịch vụ từ lúc khách đặt phòng đến lúc khách rời khỏi resort được thực hiện theo đúng quy trình.
- Nhận bàn giao từ ca trước: chìa khóa vạn năng, chìa khóa quỹ, bộ mở khóa phòng, sổ nhật ký lễ tân để tiếp tục thực hiện các công việc dang dở.
2. Chịu trách nhiệm đón tiếp khách đoàn, khách VIP
- Cập nhật danh sách khách VIP, khách đoàn hàng ngày để xếp phòng phù hợp với những yêu cầu của khách.
- Kiểm tra kỹ hồ sơ khách VIP, khách đoàn để triển khai thực hiện các yêu cầu đặc biệt: xe đưa đón, chuẩn bị đón tiếp, trang trí hoa - trái cây trong phòng,...
- Trực tiếp kiểm tra việc chuẩn bị phòng cho khách VIP, đảm bảo mọi yêu cầu được đáp ứng một cách hoàn hảo nhất.
- Hỗ trợ nhân viên lễ tân check - in cho khách đoàn, làm việc với trưởng đoàn để lấy thông tin về những yêu cầu đặc biệt: báo thức, ăn sáng, xe đưa đón... và thông báo cho các bộ phận liên quan thực hiện.
3. Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên
- Triển khai tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên trong bộ phận.
- Giám sát, đảm bảo hoạt động đào tạo, bồi dưỡng được triển khai có hiệu quả.
- Trực tiếp đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới theo tiêu chuẩn của resort.
4. Giải quyết các sự cố, yêu cầu, phàn nàn của khách hàng
- Tiếp nhận thông tin về các yêu cầu đặc biệt, phản hồi của khách và phối hợp với các bộ phận liên quan đáp ứng, giải quyết thỏa đáng cho khách hàng.
- Chủ động giải quyết các sự cố xảy ra theo đúng nghiệp vụ tiêu chuẩn của khách sạn.
- Lưu lại nội dung các phàn nàn và cách giải quyết vào sổ nhật ký giám sát để tránh lặp lại những lỗi tương tự trong tương lai.
5. Các công việc khác
- Hỗ trợ cập nhật thông tin về các sự kiện, lễ hội, địa điểm mua sắm, vui chơi tại địa phương nhằm cung cấp cho khách hàng khi được yêu cầu.
- Lập form mẫu cần thiết cho quá trình hoạt động của bộ phận lễ tân.
- Khuyến khích khách hàng điền vào mẫu nhận xét về chất lượng dịch cụ của nhà hàng, khách sạn, ghi chép lại những ý kiến phản hồi hữu ích và báo cáo các bộ phận liên quan kịp thời khắc phục để nâng cao chất lượng phục vụ.
- Thường xuyên kiểm tra thư báo, fax; đảm bảo thư, bưu kiện của khách được chuyển đến khách sớm nhất có thể.
- Thường xuyên kiểm tra các khu vực công cộng, khu văn phòng, phòng thay đồ nhân viên...
- Đảm bảo vệ sinh khu vực lễ tân nhằm sẵn sàng đón khách bất cứ lúc nào
- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhân viên trong bộ phận và tinh thần làm việc nhóm với các bộ phận khác.
- Tham gia các khóa đào tạo, làm báo cáo cần thiết theo quy định của công ty.
- Đảm bảo tuân thủ quy trình, quy định và tiêu chuẩn của công ty.
- Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.
- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành quản trị du lịch - nhà hàng, khách sạn hoặc có chứng chỉ nghiệp vụ tương đương.
- Ít nhất 2 năm kinh nghiệm về dịch vụ khách hàng, lễ tân với 1 năm kinh nghiệm làm quản lý, giám sát tại khách sạn, resort 4-5*.
- Sử dụng Tiếng Anh lưu loát.
- Kỹ năng giao tiếp trong khoảng thời gian ngắn hiệu quả, khả năng tương tác với khách hàng, nhân viên và bên thứ 3.
- Kỹ năng quản lý các mối quan hệ phức tạp và
chăm sóc khách hàng.
- Sử dụng thành thạo Microsoft Office và hệ thống quản lý bộ phận Lễ tân.
