[Global X - Nova Service Group] Trưởng Phòng Quản Lý Rủi Ro, Quy Trình và Tuân Thủ

I. NHIỆM VỤ
1. Chủ trì xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản, chuẩn hóa chính sách, hệ thống tài liệu quy trình của Công ty định kỳ.
- Xây dựng nguyên tắc/quy định; phân quyền phê duyệt, ma trận phân nhiệm.
- Xây dựng hệ thống lưu trữ và chia sẻ tài liệu.
- Chỉ đạo hỗ trợ, tư vấn các đơn vị chuyên môn trong quá trình soản thảo/ thiết lập các văn bản quản lý nội bộ.
- Thẩm định tổng thể các văn bản trước khi trình phê duyệt ban hành.
- Tư vấn và đề xuất các giải pháp kiểm soát cho các đơn vị phụ trách nhằm giảm thiểu các rủi ro.
- Chủ trì công tác truyền thông văn bản quản lý nội bộ tới các bộ phận/ đơn vị.
2. Lập kế hoạch và triển khai công tác kiểm soát tuân thủ.
- Lập kế hoạch hàng năm cho hoạt động kiểm soát tuân thủ.
- Nhận diện đầy đủ rủi ro tại các outlet, điều hành các cuộc thanh tra, kiểm soát theo kế hoạch hoặc đột xuất theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền.
- Chủ trì đề xuất xử lý các sai phạm, biện pháp khắc phục và giám sát việc khắc phục các thiếu sót.
- Chỉ đạo công tác lập báo cáo kiểm soát nội bộ sau kiểm tra, các báo cáo định kỳ và đột xuất đánh giá về tình hình tuân thủ hệ thống văn bản quản lý nội bộ.
- Tổng hợp và thực hiện báo cáo kết quả triển khai các công tác liên quan dến kiểm soát tuân thủ của các đơn vị phụ trách.
3. Thực hiện điều tra các hoạt động nghi ngờ có gian lận và thực hiện vai trò tư vấn
- Khi được yêu cầu, thực hiện/hỗ trợ điều tra các hoạt động nghi ngờ là có gian lận nghiêm trọng và thông báo kết quả cho Giám đốc Ban Quản trị rủi ro.
- Tư vấn cho Ban điều hành, các ban chuyên môn và các đơn vị các vấn đề về quản trị doanh nghiệp, kiểm soát nội bộ, tuân thủ và rủi ro.
- Hỗ trợ thực hiện các công việc khác theo sự phân công.
4. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên trong phạm vi chuyên môn.
5. Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống
- Chủ trì xây dựng hệ thống quản trị nội bộ Ban/Phòng: Quy định, Quy trình, Biểu mẫu, Quy chế triển khai (Checklist) công việc,... đề xuất điều chỉnh Ma trận phân quyền phù hợp vận hành từng thời kỳ để đảm bảo công tác vận hành nội bộ, phối hợp công việc liên Ban/Phòng được xuyên suốt, chính xác, nhanh chóng mang lại hiệu quả tối ưu.
- Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo chuyên môn nội bộ cho Ban/Phòng nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển đội ngũ nhân sự kế thừa.
- Tuân thủ nội quy/quy định/tài liệu nội bộ của Tổng Công ty. Quản lý dữ liệu/ thông tin/ hồ sơ chuyên môn và các tài liệu liên quan đến tác nghiệp nội bộ Ban/Phòng. Đồng bộ hóa dữ liệu hướng đến số hóa và AI hóa toàn bộ hệ thống quản trị nghiệp vụ chuyên môn.
- Nhận diện, đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong hoạt động hàng ngày tại Đơn vị; báo cáo tới Phòng Quản lý Rủi ro, Quy trình và Tuân thủ các rủi ro phát sinh theo các chính sách, quy định nội bộ về quản lý rủi ro.
- Quản trị, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công cụ dụng cụ, tài sản mà Ban/Phòng sử dụng, vận hành, quản lý.