Hành Chính Nhân Sự Tổng Hợp

Mô tả vai trò
- Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động Hành chính - Nhân sự của công ty.
- Trực tiếp rà soát, chuẩn hóa và thiết lập hệ thống hồ sơ, quy định và quản trị nhân sự.
- Đảm bảo công ty vận hành đúng pháp luật, có hệ thống kiểm soát và phù hợp với giai đoạn mở rộng quy mô.
Phạm vi công việc
1. Hệ thống hồ sơ & pháp lý doanh nghiệp
- Rà soát toàn bộ hồ sơ pháp lý và hồ sơ lao động hiện có của công ty, bao gồm giấy tờ pháp lý, hợp đồng lao động và các quy định nội bộ.
- Đối chiếu với quy định pháp luật để xác định các nội dung còn thiếu, chưa đầy đủ hoặc chưa phù hợp.
- Thiết lập và chuẩn hóa hệ thống hồ sơ, bao gồm nội quy lao động, thang bảng lương, hợp đồng, phụ lục và các quy định liên quan.
- Tổ chức lưu trữ hồ sơ theo hệ thống, đảm bảo tính đầy đủ, cập nhật và khả năng truy xuất khi cần.
- Làm việc với cơ quan nhà nước hoặc đơn vị tư vấn trong các vấn đề liên quan đến pháp lý và lao động.
2. Cơ cấu tổ chức & quản lý nhân sự
- Thiết lập và cập nhật sơ đồ tổ chức phù hợp với thực tế vận hành và định hướng phát triển của công ty.
- Rà soát và hoàn thiện mô tả công việc cho từng vị trí, đảm bảo rõ vai trò, trách nhiệm và phạm vi công việc.
- Theo dõi biến động nhân sự, cập nhật dữ liệu headcount và cơ cấu nhân sự định kỳ.
- Phối hợp với các bộ phận để điều chỉnh cơ cấu nhân sự phù hợp với nhu cầu vận hành và hiệu quả sử dụng nguồn lực.
3. Hệ thống KPI & đánh giá hiệu suất
- Xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá hiệu suất phù hợp với từng nhóm vị trí và đặc thù công việc.
- Triển khai đánh giá định kỳ, tổng hợp kết quả và lưu trữ dữ liệu đánh giá.
Theo dõi việc thực hiện KPI, nhận diện các trường hợp không đạt và phối hợp với quản lý để xử lý.
- Kết nối kết quả đánh giá với chính sách lương thưởng và các quyết định nhân sự.
4. Tuyển dụng & tiếp nhận nhân sự
- Tiếp nhận và rà soát nhu cầu tuyển dụng từ các bộ phận, đảm bảo yêu cầu vị trí rõ ràng trước khi triển khai.
- Tổ chức tuyển dụng đầy đủ các bước từ đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ đến phỏng vấn và đánh giá ứng viên.
- Theo dõi tiến độ tuyển dụng và chất lượng ứng viên theo từng vị trí.
- Thực hiện tiếp nhận nhân sự mới, hoàn thiện hồ sơ và hướng dẫn hội nhập ban đầu.
5. C&B & vận hành nhân sự
- Tổng hợp dữ liệu chấm công, ngày công, nghỉ phép và các chế độ liên quan.
- Thực hiện tính lương và kiểm tra dữ liệu trước khi chi trả, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
- Thực hiện các thủ tục liên quan đến BHXH và thuế thu nhập cá nhân.
- Quản lý dữ liệu lương, thưởng và phụ cấp, đảm bảo bảo mật và nhất quán.
6. Quan hệ lao động
- Soạn thảo và quản lý hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng và các quyết định nhân sự.
- Theo dõi thời hạn hợp đồng, thực hiện gia hạn và cập nhật khi có thay đổi.
- Xử lý các vấn đề phát sinh trong quan hệ lao động, đảm bảo đúng quy định.
- Đảm bảo người lao động tuân thủ nội quy và các quy định của công ty.
7. Đào tạo & phát triển nhân sự
- Thiết lập quy trình đào tạo hội nhập cho nhân sự mới theo từng vị trí.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ dựa trên nhu cầu của các bộ phận.
- Theo dõi kết quả đào tạo và đánh giá hiệu quả sau đào tạo.
- Phối hợp với quản lý trực tiếp trong việc đánh giá thử việc và phát triển nhân sự.
8. Văn hoá doanh nghiệp & truyền thông nội bộ
- Xây dựng và chuẩn hóa các nguyên tắc làm việc và quy định ứng xử trong công ty.
- Triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ nhằm đảm bảo thông tin được thống nhất.
- Tổ chức các hoạt động gắn kết nội bộ phù hợp với quy mô và giai đoạn phát triển.
- Theo dõi mức độ gắn kết của nhân sự và đề xuất các điều chỉnh khi cần.
9. Hành chính & vận hành văn phòng
- Quản lý tài sản, trang thiết bị và công cụ dụng cụ của công ty.
- Thực hiện mua sắm, cấp phát và kiểm soát văn phòng phẩm, thiết bị.
- Quản lý hợp đồng và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ như thuê văn phòng, điện, nước, internet và bảo trì.
- Theo dõi và kiểm soát chi phí hành chính theo ngân sách.
- Tổ chức hậu cần cho các cuộc họp, đào tạo và sự kiện nội bộ.
- Đảm bảo điều kiện vận hành văn phòng ổn định và an toàn.
10. Dữ liệu nhân sự & hệ thống
- Quản lý và cập nhật dữ liệu nhân sự, bao gồm hồ sơ, biến động và cơ cấu tổ chức.
- Chuẩn hóa các biểu mẫu và quy trình liên quan đến HCNS.
- Lập các báo cáo định kỳ về nhân sự và chi phí nhân sự.
- Tham gia triển khai hoặc cải tiến hệ thống quản lý nhân sự khi cần.