Nhân viên chăm sóc khách hàng và chứng từ / Customer Service & Docs

*** Mô tả công việc:
1. Vận hành & Điều phối Lô hàng:
- Tiếp nhận thông tin, booking và yêu cầu vận chuyển từ khách hàng, pre-alert từ đại lý. Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý đơn hàng.
- Liên hệ và làm việc với hãng tàu, hãng hàng không để đặt chỗ (booking), sắp xếp lịch trình vận chuyển.
- Theo dõi, giám sát tiến độ lô hàng; cập nhật thông tin cho khách hàng kịp thời, chính xác.
- Phối hợp xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển (delay, thiếu chứng từ, phát sinh chi phí...).
2. Báo giá & Chứng từ:
- Báo giá: Tiếp nhận yêu cầu báo giá từ khách hàng hoặc từ bộ phận kinh doanh; tìm kiếm và so sánh giá cước từ nhà cung cấp (hãng tàu, airline, trucking), thương lượng để đưa ra phương án tối ưu.
- Chứng từ: Chuẩn bị, kiểm tra và phát hành các chứng từ liên quan đến lô hàng (Bill of Lading, Manifest, AWB, D/O, C/O...).
- Đảm bảo tính chính xác và thời hạn của chứng từ để quá trình giao nhận diễn ra thuận lợi, không gián đoạn.
3. Dịch vụ Khách hàng & Quản lý Quan hệ:
- Tiếp nhận và xử lý yêu cầu, thắc mắc từ khách hàng và đối tác nước ngoài.
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng, đảm bảo sự hài lòng, giữ chân khách hàng lâu dài.
- Tiếp nhận, xử lý các khiếu nại, phản ánh từ khách hàng một cách chuyên nghiệp; đề xuất giải pháp cải tiến dịch vụ.
- Theo dõi, hỗ trợ khách hàng trong các thủ tục liên quan đến bồi thường (claim) khi phát sinh sự cố hàng hóa.
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các hãng tàu, airline, vendor để có được sự hỗ trợ tốt nhất về giá và các khẩu dịch vụ.
*** Trách nhiệm:
1. Quản lý đơn hàng & chứng từ:
- Đảm bảo quá trình xử lý booking, vận chuyển và phát hành chứng từ chính xác, kịp thời.
- Giữ tính pháp lý, tuân thủ quy định trong toàn bộ hồ sơ vận tải, xuất nhập khẩu.
2. Chăm sóc khách hàng:
- Trở thành đầu mối liên hệ chính giữa công ty và khách hàng, đảm bảo sự hài lòng và duy trì quan hệ lâu dài.
- Chủ động tiếp nhận, xử lý và phản hồi các khiếu nại, thắc mắc một cách chuyên nghiệp.
3. Điều phối nội bộ & đối tác:
- Phối hợp hiệu quả với các bộ phận liên quan (kinh doanh, vận hành, chứng từ, kế toán...) và các đối tác ngoài (hãng tàu, hãng bay, trucking...) để đảm bảo dịch vụ trơn tru.
4. Giám sát & báo cáo:
- Theo dõi tiến độ vận chuyển, xử lý các phát sinh (delay, thiếu chứng từ, phát sinh chi phí...) kịp thời.
- Báo cáo công việc định kỳ và đề xuất cải tiến quy trình dịch vụ.
5. Tuân thủ & phát triển chuyên môn:
- Đảm bảo tuân thủ quy định của công ty, pháp luật về logistics, xuất nhập khẩu.
- Chủ động cập nhật kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ và ngoại ngữ để nâng cao năng lực.
*** Quyền hạn:
1. Quyền nghiệp vụ:
- Được trực tiếp liên hệ, trao đổi với khách hàng, hãng tàu, hãng bay, đối tác vận tải để xử lý công việc.
- Có quyền yêu cầu các bộ phận nội bộ phối hợp cung cấp thông tin, chứng từ phục vụ đơn hàng.
2. Quyền đề xuất:
- Đề xuất cải tiến quy trình, phương án vận hành nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Đề xuất hướng xử lý khi có sự cố hoặc phát sinh liên quan đến lô hàng, chứng từ.
3. Quyền thông tin:
- Được tiếp cận các thông tin cần thiết về hợp đồng, lô hàng, chứng từ để thực hiện công việc.
- Được cung cấp đầy đủ công cụ, phần mềm, tài nguyên phục vụ cho việc chăm sóc khách hàng.
4. Quyền lợi khác:
- Tham gia đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo kế hoạch của công ty.
- Được ghi nhận, khen thưởng khi có thành tích hoặc đóng góp nổi bật.