Nhân Viên Hành Chính - Lễ Tân

Tiếp đón khách và đối tác/ nhà cung cấp đến làm việc tại công ty.
Tiếp đón và hướng dẫn ứng viên đến phỏng vấn.
Bố trí các khu vực hoạt động và làm việc hợp lý, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho nhân viên.
Trang bị văn phòng phẩm, tài sản, trang thiết bị làm việc cho nhân viên theo vị trí công việc.
Theo dõi chất lượng dịch vụ thuê ngoài tại các chi nhánh (dịch vụ bảo vệ, diệt côn trùng,...). Tổng hợp chứng từ thanh toán hằng tháng chuyển cho kế toán.
Quản lý các chi phí văn phòng: Nước uống, gửi thư, phí chuyển phát nhanh bằng Grab,...
Đặt mua và cấp phát văn phòng phẩm (VPP) cho các văn phòng và các chi nhánh. Theo dõi chi phí VPP và đề xuất các phương án tiết kiệm chi phí hiệu quả.
Quản lý phòng họp, đảm bảo công tác chuẩn bị trước các buổi họp được thực hiện một cách chỉnh chu.
Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị của công ty. Thực hiện cấp phát tài sản phục vụ công việc cho nhân viên mới và thu hồi tài sản nhân viên nghỉ việc theo quy trình.
Giao nhận văn thư, bưu kiện theo quy trình.
Theo dõi việc thực thi nội quy công ty của CB-CNV.
Quản lý công tác vệ sinh văn phòng và chăm sóc cây xanh trong khuôn viên công ty. Đảm bảo không gian làm việc luôn sạch sẽ, gọn gàng, cây cảnh được chăm sóc đầy đủ.
Lưu trữ văn thư, quản lý con dấu.
Soạn thảo các văn bản thuộc phòng HCNS theo yêu cầu của Trưởng phòng.
Theo dõi số hiệu văn bản của công ty.
Lưu trữ hồ sơ công ty theo quy định.
Lưu trữ hồ sơ thuộc phòng HCNS quản lý theo quy định.
Tham gia xây dựng biểu mẫu và các quy trình liên quan.
Chuẩn bị quà cho nhân viên vào các dịp lễ, tết,...
Lên danh sách, tổ chức sinh nhật, tặng quà cho nhân viên có sinh nhật trong tháng.
Thăm hỏi, gửi trái cây cho nhân viên nghỉ bệnh.
Hỗ trợ triển khai việc khám sức khỏe cho nhân viên định kì hằng năm.
Lên kế hoạch và chuẩn bị các buổi tiệc tân niên/ tất niên của công ty.
Hỗ trợ nhân viên cùng phòng/ các phòng ban khác để hoàn thành công việc chung.
Phối hợp với các phòng ban thực hiện các công việc phát sinh thuộc phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền của phòng HCNS.
Báo cáo tình hình các hạng mục công việc do mình đảm nhiệm và kết quả công việc cho trưởng phòng hằng tháng.
Giải trình lý do, đưa ra phương án giải quyết cho các hạng mục chưa hoàn thành theo tiến độ được giao.