Nhân Viên Hành Chính Nhân Sự Kiêm Lễ Tân Tòa Nhà (Tuyển Nữ)

I. Công tác Lễ tân
Đón tiếp khách hàng, đối tác, ứng viên và khách thuê đến làm việc.
Hướng dẫn khách liên hệ đúng bộ phận.
Tiếp nhận, chuyển cuộc gọi đến các phòng ban.
Tiếp nhận, phân loại và chuyển phát thư từ, bưu phẩm, công văn.
Quản lý lịch sử dụng phòng họp; chuẩn bị phòng họp, nước uống và hậu cần khi có khách.
Theo dõi sổ khách ra vào, cấp phát thẻ khách theo quy định.
Đảm bảo khu vực lễ tân luôn sạch đẹp, ngăn nắp và chuyên nghiệp.
II. Công tác Hành chính
Quản lý văn phòng phẩm, nước uống, pantry và các vật tư tiêu hao.
Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng; thực hiện cấp phát, thu hồi theo quy định.
Theo dõi công văn đến - đi, hồ sơ hành chính và lưu trữ tài liệu.
Soạn thảo các biểu mẫu, thông báo, quyết định hành chính.
Theo dõi hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ.
Liên hệ nhà cung cấp khi phát sinh sửa chữa hoặc mua sắm.
Phối hợp tổ chức họp, đào tạo, sự kiện nội bộ, chương trình gắn kết nhân viên.
III. Công tác Nhân sự
Tiếp nhận hồ sơ nhân sự mới.
Thực hiện thủ tục nhận việc, nghỉ việc.
Quản lý hồ sơ nhân sự.
Theo dõi chấm công, phép năm, tăng ca và tổng hợp dữ liệu phục vụ tính lương.
Hỗ trợ tuyển dụng:
Đăng tin tuyển dụng.
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ.
Liên hệ ứng viên.
Sắp xếp lịch phỏng vấn.
Chuẩn bị hồ sơ ký hợp đồng lao động.
Theo dõi quá trình thử việc và nhắc thời hạn đánh giá.
IV. Công tác Quản lý vận hành TTV Tower
Quản lý khách thuê
Tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ từ khách thuê.
Phối hợp các bộ phận liên quan xử lý phản ánh của khách thuê.
Theo dõi danh sách khách thuê, thông tin liên hệ và tình trạng hợp đồng theo phân công.
Hỗ trợ công tác bàn giao và tiếp nhận mặt bằng.
Quản lý vận hành
Theo dõi hoạt động của:
Hệ thống điện.
Hệ thống nước.
Điều hòa.
Thang máy.
Máy phát điện.
Camera an ninh.
Internet.
Hệ thống PCCC.
Phối hợp với bộ phận kỹ thuật xử lý các sự cố phát sinh.
Theo dõi kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ.
Kiểm tra vệ sinh khu vực công cộng.
Phối hợp với đơn vị bảo vệ, vệ sinh và kỹ thuật đảm bảo tòa nhà vận hành ổn định.
Quản lý nhà thầu
Tiếp nhận đăng ký thi công.
Kiểm tra hồ sơ nhà thầu theo quy định.
Theo dõi việc ra vào của đơn vị thi công.
Phối hợp giám sát quá trình thi công nhằm đảm bảo an toàn và nội quy tòa nhà.
Quản lý chi phí dịch vụ (theo phân công)
Theo dõi phí quản lý, điện, nước, giữ xe và các chi phí phát sinh.
Phối hợp với bộ phận Kế toán trong việc thu phí và đối chiếu công nợ.
V. Hỗ trợ hoạt động Công ty Truyền Thông TTV
Hỗ trợ đón tiếp khách hàng, nghệ sĩ, KOL, đối tác đến làm việc.
Chuẩn bị hậu cần cho các buổi họp, ghi hình, workshop và sự kiện.
Phối hợp sắp xếp phòng họp, phòng thu khi có yêu cầu.
Hỗ trợ các công việc hành chính phát sinh phục vụ hoạt động truyền thông, sản xuất nội dung và vận hành doanh nghiệp.
Livestream tại khu vực làm việc theo sự phân công, tối thiểu 2 lần/ ngày
Xuất hiện trên các clip của công ty theo sự phân công
VI. Báo cáo
Báo cáo công việc hằng ngày, hằng tuần và hằng tháng.
Báo cáo tình hình vận hành tòa nhà.
Báo cáo các sự cố phát sinh.
Báo cáo tình hình hành chính và nhân sự.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám đốc.