Nhân viên Hành chính Nhân sự tổng hợp (VITOX LLC)

Mô tả Công việc
VITOX VN - The first organization in Viet Nam to analyze the quality of products in the US to meet CA Prop 65 and other compliance for worldwide e-commerce products.
We are looking for talented candidates to join us.
1. Tuyển dụng (30%):
- Phối hợp xây dựng kế hoạch tuyển dụng mỗi quý, tháng theo kế hoạch năm và chiến lược kinh doanh của Công ty.
- Thực hiện, theo dõi toàn bộ quy trình tuyển dụng và chịu trách nhiệm cho các công việc liên quan đến tuyển dụng như: Xây dựng quy trình tuyển dụng, hoàn thiện mô tả công việc, đăng tuyển, lọc hồ sơ, hẹn phỏng vấn, phỏng vấn, gửi thư trả lời kết quả phỏng vấn, làm việc với các đối tác tuyển dụng,...
- Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện các thủ tục tiếp nhận nhân sự mới.
2. Hành chính văn phòng: (40%)
- Quản lý các hoạt động, chi phí liên quan đến hành chính văn phòng:
+ Theo dõi các hợp đồng dịch vụ, thuê văn phòng,... để thực hiện ký hoặc tái hợp đồng/phụ lục hợp đồng, rà soát pháp lý các văn bản.
+ Mua sắm và cấp phát các vật dụng văn phòng cần thiết (bàn, ghế, VPP,...); hoặc theo yêu cầu của BGĐ (hoa, quà tặng đối tác,...).
+ Đăng ký, quản lý các tài khoản về dịch vụ hành chính: Grab for Business, CPN 247, mobifone, thẻ thang máy...
+ Phối hợp với Phòng Công nghệ thông tin trong việc quản lý, trang bị các thiết bị văn phòng cho công ty (nếu có)
+ Đầu mối tiếp nhận những yêu cầu sửa chữa cơ sở vật chất tại văn phòng, kho (nếu có), và phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện.
+ Đảm bảo công tác PCCC tại kho: trang bị, theo dõi, quản lý các thiết bị PCCC (bình chữa cháy xách tay, nội quy PCCC,...).
- Quản lý, tập hợp chứng từ, kiểm kê và làm đề nghị thanh toán các chi phí hành chính hàng tháng, đảm bảo các chi phí cần đúng quy định, đầy đủ hóa đơn, chứng từ để thanh toán.
- Công tác pháp lý Công ty:
+ Phối hợp với đơn vị pháp lý để thực hiện các hồ sơ, thủ tục liên quan đến việc thay đổi pháp lý, giấy phép kinh doanh.
+ Tiếp nhận hồ sơ chứng từ từ các phòng ban, trình ký và đóng dấu văn bản theo đúng trình tự thủ tục quy định.
+ Quản lý và thực hiện những công việc sao y công chứng hồ sơ công ty (các bản sao của giấy phép kinh doanh, CCCD của BGĐ...)
- Thực hiện công tác trang trí nơi làm việc.
- Thực hiện báo cáo chí phí hành chính cho cấp quản lý.
3. Chăm sóc nội bộ: (30%)
- Truyền thông các sự kiện văn hóa doanh nghiệp tới nhân viên.
- Triển khai các hoạt động kết nối nhân viên trong công ty. Đảm bảo nhân viên đều được tham gia vào các hoạt động và sáng kiến của Công ty.
- Phối hợp thực hiện tổ chức các hoạt động nội bộ vào các dịp lễ tết, company trip, sinh nhật, tiệc nhẹ hàng tháng, YEP, các ngày lễ, tết...nhằm tăng cường sự gắn kết & tinh thần đồng đội giữa các nhân viên; duy trì môi trường làm việc tích cực, vui tươi, theo đúng các giá trị cốt lõi của Công ty.
4. Dự án chuyển đổi số
- Tham gia vào các dự án chuyển đổi số hệ thống.
* Đảm nhận các nhiệm vụ khác liên quan theo sự phân công của quản lý.