Nhân viên Hành chính Vận hành - Ban Quản lý Vận hành Khu nhà ở Avenue Garden

Mô tả Công việc
I. Công tác hỗ trợ Giám đốc Ban Quản lý vận hành (GĐBQL)
· Sắp xếp các cuộc họp theo yêu cầu của GĐBQL, ghi chép biên bản cuộc họp.
· Soạn thảo và phân phối, ban hành các bản thông báo, thông tin và toàn bộ các công văn chính thức được GĐBQL đưa ra.
· Lưu trữ toàn hồ sơ tài liệu của Ban Quản lý một cách khoa học (Biên bản bàn giao, sổ tay cư dân, hướng dẫn hoàn thiện nội thất, nội quy làm việc, lịch trực, lịch làm việc...)
· Tổng hợp báo cáo từ các của các Bộ phận, lập báo cáo họat động tuần trình GĐBQL phê duyệt trước khi gửi BGĐ và hoặc BTQ của dự án.
· Gửi các thông báo liên quan công tác vận hành của Khu nhà ở tới các nhân viên theo chỉ đạo của GĐBQL.
· Hỗ trợ GĐBQL, làm việc với các nhà cung cấp/các nhà thầu và tham gia vào quá trình đàm phán, soạn thảo và ký kết hợp đồng.
· Giải quyết các công việc thư ký bao gồm giao/nhận, phân loại và ghi lại các thư từ, tài liệu v.v...đi và đến.
II. Công tác Chăm sóc khách hàng
· Xây dựng và duy trì quan hệ tốt với khách hàng/cư dân Khu nhà ở.
· Hướng dẫn khách hàng/cư dân sử dụng các tiện ích, dịch vụ của Khu nhà ở cũng như tuân thủ nội quy, quy định của khu nhà ở.
· Tiếp nhận mọi phàn nàn, góp ý của khách hàng/cư dân theo đúng thẩm quyền và quy định của Ban quản lý.
· Duy trì niềm tin và sự hài lòng của khách hàng/cư dân đối với dịch vụ của Công ty.
· Đề xuất các giải pháp chăm sóc khách hàng/cư dân.
· Định kỳ báo cáo và báo cáo sự vụ kịp thời cho cấp trên.
· Giữ gìn hình ảnh, uy tín và tiêu chuẩn dịch vụ của Ban quản lý.
· Luôn tuân thủ các tiêu chuẩn, quy định, quy trình của Ban quản lý.
III. Công tác Hành chính
· Thực hiện mua sắm và thanh toán các nhu yếu phẩm, VPP, lễ lạt phục vụ vận hành của Nhà điều hành Khu nhà ở theo quy định về mua sắm và thanh toán của Công ty
· Thực hiện hồ sơ đề xuất nhu cầu/ phê duyệt hồ sơ tài liệu, hồ sơ mua sắm liên quan đến Vận hành Khu nhà ở theo quy định.
· TTiếp đón khách đến làm việc tại nhà Điều hành của Khu nhà ở.