Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng

Triển khai các công việc liên quan đến nhân sự theo phân công của trưởng phòng.
Triển khai những nhiệm vụ văn phòng tổng hợp, đảm bảo các vấn đề liên quan đến thủ tục giấy tờ, lưu trữ hồ sơ được tiến hành khoa học, an toàn, bảo mật.
Triển khai các công việc hành chính, thủ tục pháp lý, hoạt động nội bộ của công ty và hỗ trợ yêu cầu có liên quan của các phòng ban.
Lập kế hoạch hoạt động hàng năm của phòng Hành chính nhân sự.
Tham gia tập hợp và cung cấp các số liệu hỗ trợ Trưởng phòng lập kế hoạch công việc và chi phí liên quan đến hoạt động hành chính, pháp lý, mua sắm tài sản.
Quản lý tài sản công ty: Theo dõi danh mục, hiện trạng của các tài sản (ngoại trừ thiết bị công nghệ thông tin) và định kỳ kiểm kê hàng năm. Mua sắm hoặc sửa chữa, các tài sản theo đề nghị của các phòng ban.
Triển khai các hoat động hành chính, sinh hoạt nội bộ của công ty: Thiết lập danh sách nhà cung cấp, đối tác hợp tác có liên quan đến hàng hóa, dịch vụ thường xuyên sử dụng. Lựa chọn, mua sắm các hàng hóa, dịch vụ theo đề nghị của công ty và các phòng ban. Tham gia phối hợp tổ chức các hoạt động sinh hoạt nội bộ của công ty (tập trung hỗ trợ hậu cần và nhân sự).
Triển khai các hoạt động liên quan đến pháp lý của doanh nghiệp (thành lập mới/thay đổi thông tin các chi nhánh, địa điểm kinh doanh, giấy phép các loại, quản lý con dấu, hồ sơ giấy tờ pháp lý...).
Triển khai các công việc liên quan đến nhân sự theo phân công của trưởng phòng: Tuyển dụng (Đăng tuyển, liên hệ ứng viên, test, sắp xếp lịch phỏng vấn, phản hồi thông tin...). Quan hệ lao động (quản lý hợp đồng lao động, thủ tục bảo hiểm). Lương thưởng (chấm công). Đào tạo (thu thập nhu cầu và tổ chức các khóa đào tạo theo phân công của trưởng phòng). Đánh giá nhân sự (thu thập các thông tin liên quan đánh giá ý thức tổ chức kỷ luật, hỗ trợ các phòng ban trong quá trình đánh giá nhân sự (vi phạm nội quy lao động, kỷ luật lao động...)).
Triển khai các công việc liên quan đến Quản lý, lưu trữ hồ sơ, công văn, hợp đồng kinh doanh: Trực tiếp in ấn, photo tài liệu gửi đến nhiều phòng ban. Lưu trữ, bảo quản bản gốc. Tiếp nhận hồ sơ đến / đi đầy đủ, chính xác. Quản lý, sắp xếp hồ sơ từ doanh nghiệp gửi ra bên ngoài, đảm bảo đúng thời gian, đúng người nhận. Lưu trữ đầy đủ thông báo hoàn thành gửi hồ sơ, nhất là những bản chính/ bản gốc. Tham mưu cho ban lãnh đạo những biện pháp cải tiến tăng chất lượng công việc.
Phản ánh kịp thời những biến động, nguy cơ, rủi ro. Thực hiện đúng quy trình lưu trữ bảo mật, an toàn, khoa học. Quản lý con dấu, đóng công văn theo đúng trình tự quy định. Phối hợp linh hoạt, chuyên nghiệp với các phòng ban khác. Thực hiện đầy đủ các báo cáo, cung cấp thông tin chuẩn xác theo đúng tình hình thực tế... Theo dõi, giám sát quy trình lưu thông của những hồ sơ từ các phòng ban (gửi đến / gửi đi), kịp thời hỗ trợ nếu phát sinh sự cố. Trực tiếp soạn thảo văn bản, tài liệu, văn thư báo cáo, hợp đồng kinh doanh... theo chỉ thị và gửi đến các bộ phận liên quan.