Nhân Viên Hành Chính

Mô tả Công việc
Chuẩn bị hồ sơ năng lực cho từng dự án (Gửi, thu thập thông tin, và chia các phần việc cho các phòng ban để thực hiện hồ sơ năng lực, đảm bảo hồ sơ năng lực được hoàn thành đúng hạn)
Chuẩn bị hồ sơ thầu cho từng dự án (Nhận thông tin từ CĐT theo thông tin từ email/ PHC, chia phần việc như: Bảo lãnh, tài chính, chất lượng, theo dõi và in ấn hồ sơ thầu theo như yêu cầu mời thầu của CĐT/TV, yêu cầu xe từ công ty nếu có nộp bản cứng ở ngoại thành...)
Chuẩn bị hồ sơ thanh toán, hợp đồng (in ấn, in điều chỉnh, đối chiếu với bộ phận kế toán về công nợ, thanh toán, ngân hàng, theo dõi hồ sơ thanh toán theo từng tiến độ)
Hỗ trợ các công trình về hồ sơ thanh toán, hồ sơ pháp lý, văn bản cần được thực hiện gấp (Cung cấp các giấy phép, văn bản cần thiết...)
Hỗ trợ các hồ sơ chất lượng, bảo hành, hoàn công từ công trình gửi về (ký điện tử, công chứng điện tử, đóng dấu hoàn công bản vẽ, vận chuyển qua lại giữa các bên như Tư vấn và Chủ đầu tư...)
Theo dõi và làm phiếu chi cho các khoản thanh toán của nhà cung cấp (Văn phòng phẩm, in ấn photo, cho thuê máy photo, bơm mực, hoa chúc mừng/chia buồn...)
Theo dõi và nhận bản gốc hợp đồng, hồ sơ thanh toán và chuyển giao cho phòng kế toán. (Đảm bảo đúng kế hoạch của phòng kế toán và tài chính)
Nhận và trình báo giá mua hoặc thuê máy photo cho các công trình, chuẩn bị hợp đồng mua hoặc thuê (Đảm bảo máy photo đc lắp đặt đúng thời gian tiến độ của công trình).
Chuẩn bị các văn bản theo yêu cầu của các phòng ban và công trình.
Lưu trữ hồ sơ (theo tên các công trình, dọn kho để đảm bảo có chỗ lưu trữ...)
Theo dõi và viết giấy giới thiệu cho các phòng ban khi công việc yêu cầu