Mô tả Công việc
Quản lý văn thư:
· Tiếp nhận, chuyển phát bưu kiện, thư từ cho các bộ phận liên quan.
· Theo dõi, quản lý lưu trữ biên bản bàn giao, hồ sơ giấy tờ liên quan đến công việc.
· Quản lý và theo dõi sử dụng dấu mộc tròn Gia Lộc Group.
· Chuẩn bị đồ cúng cho các dịp như rằm tháng 7AL, cúng khai trương, tất niên tại văn phòng, cúng khai trương khi có dự án mới.
· Phối hợp cùng P. nhân sự chuẩn bị tiệc cho CBNV có ngày sinh nhật tháng tại văn phòng.
· Đảm bảo vệ sinh, trà nước cho Sếp đầy đủ theo yêu cầu.
· Đặt vé máy bay, khách sạn cho Sếp và CBNV đi công tác nếu có yêu cầu.
Quản lý văn phòng:
·
Quản lý thiết bị, tài sản thuộc Khối văn phòng, dự án khu thấp tầng và Khối khách sạn.
· Theo dõi nhập/xuất tài sản trên phần mềm Misa.
· Kiểm kê tài sản định kỳ và phát sinh.
· Theo dõi thời gian bảo hành cho tài sản cố định.
· Theo dõi, quản lý tài sản, thiết bị công cụ dụng cụ văn phòng hư hỏng/ thay thế/ sửa chữa/ thanh lý.
· Quản lý và theo dõi quá trình sử dụng xe ô tô Công ty.
Hành chính mua sắm nhỏ lẻ - cấp phát
Nhận đề xuất mua sắm VPP, dụng cụ vệ sinh, giấy vệ sinh vào ngày 25 hàng tháng và cấp phát vào ngày từ ngày 01- 05 hàng tháng.Tổng hợp đặt mua sắm định kỳ và cấp phát đến các dự án.
Giải trình chi phí tăng nếu có khi tái ký hợp đồng.
Thực hiện thủ tục mua hàng, thanh toán.
Thu mua dịch vụ thuê ngoài (bảo vệ, vệ sinh, vận chuyển...)
· Phối hợp với Trưởng phòng để thực hiện mua sắm dịch vụ thuê ngoài
phục vụ cho văn phòng và/hoặc các dự án khi có yêu cầu.
Tìm kiếm các nhà thầu dịch vụ mới tiềm năng, thương lượng giá, hình thức thanh toán, hợp đồng.
· Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ: bảo vệ, vệ sinh, sửa chữa nhỏ, vận chuyển, diệt côn trùng, cây cảnh, v.v.
· Hỗ trợ đánh giá chất lượng dịch vụ theo kỳ (tháng/quý).
· Theo dõi tiến độ nghiệm thu, đối chiếu công nợ, tổng hợp đề xuất thanh toán định kỳ.
Hành chính tài chính:
· Thực hiện và làm thanh toán cho các nhà thầu, nhà cung cấp mảng dịch vụ cho văn phòng và các dự án được phân công.
· Theo dõi chi phí mua sắm, phát sinh chi phí của văn phòng chính hàng tháng (thuê mặt bằng các dự án tòa nhà văn phòng, VPP, công cụ dụng cụ, line điện thoại, internet all dự án...)
