Nhân Viên Hỗ Trợ Kinh Doanh (Sales Admin)

2.1. Hỗ trợ Kinh doanh và Công tác Đấu thầu
Tổng hợp thông tin: Chủ trì thu thập, tổng hợp các tài liệu, hồ sơ pháp lý, biểu mẫu cần thiết phục vụ cho công tác lập báo giá, đề xuất kinh doanh, xây dựng hồ sơ năng lực (Profile) và hồ sơ chào giá/chào thầu.
Soạn thảo văn bản: Thực hiện soạn thảo, chỉnh sửa, kiểm tra và rà soát kỹ lưỡng về mặt hình thức, thể thức các văn bản hành chính kinh doanh theo đúng hướng dẫn và quy chuẩn của Công ty.
Theo dõi tiến độ: Giám sát và cập nhật liên tục tiến độ các đầu việc liên quan đến đấu thầu, chuẩn bị hồ sơ, tiến độ gửi báo giá, phản hồi từ khách hàng/đối tác, tiến độ triển khai thực hiện dự án.
Lưu trữ tài liệu: Tổ chức sắp xếp, phân loại, lưu trữ và cập nhật khoa học hệ thống tài liệu, dữ liệu kinh doanh theo từng nhóm khách hàng và dự án cụ thể.
Phối hợp liên phòng ban: Chủ động làm việc với các bộ phận chuyên môn liên quan để thu thập dữ liệu kỹ thuật, nhân sự, tài chính phục vụ kịp thời cho việc lập hồ sơ, báo cáo và đề xuất.
2.2. Quản lý Hợp đồng và Hồ sơ Đầu vào Dự án
Hoàn thiện hồ sơ pháp lý: Chuẩn bị, kiểm tra tính pháp lý/phù hợp và theo dõi sát sao quy trình ký kết hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu và các tài liệu liên quan khác.
Tiếp nhận & Rà soát: Trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra và rà soát sơ bộ tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ đầu vào dự án dựa trên danh mục (checklist) yêu cầu.
Quản lý tiến độ hồ sơ: Theo dõi chặt chẽ tình trạng đầy đủ hoặc thiếu sót của hồ sơ đầu vào; chủ động nhắc nhở và đôn đốc các bên liên quan bổ sung giấy tờ, tài liệu đúng thời hạn cam kết.
Phân loại lưu trữ: Sắp xếp, phân loại và số hóa (lưu trữ bản mềm & bản cứng) hồ sơ dự án một cách khoa học theo từng gói việc, khách hàng hoặc đơn vị triển khai.
Cập nhật dữ liệu tổng thể: Duy trì và cập nhật liên tục danh sách theo dõi hồ sơ, hợp đồng, biên bản, tài liệu pháp lý để báo cáo kịp thời tình trạng xử lý cho cấp quản lý.
Phối hợp vận hành: Kết nối chặt chẽ với Phòng Kinh doanh Dự án, Phòng Kế toán - Điều vận và các bộ phận để hoàn thiện bộ hồ sơ phục vụ công tác triển khai dự án, nghiệm thu và thanh quyết toán.
2.3. Hỗ trợ Công tác Tuyển dụng Nhân sự Dự án
Tiếp nhận nhu cầu: Ghi nhận các yêu cầu tuyển dụng nhân sự cho từng dự án cụ thể từ bộ phận phụ trách hoặc quản lý dự án.
Triển khai đăng tuyển: Biên soạn (nếu cần) và đăng tải thông tin tuyển dụng trên các kênh, nền tảng phù hợp dựa trên nội dung đã được phê duyệt.
Sàng lọc hồ sơ: Thực hiện chấm chọn, sàng lọc hồ sơ ứng viên sơ bộ dựa theo các tiêu chí rõ ràng: kinh nghiệm làm việc, vị trí chuyên môn, địa điểm làm việc và thời gian có thể bắt đầu.
Điều phối phỏng vấn: Liên hệ trực tiếp với ứng viên tiềm năng, sắp xếp lịch phỏng vấn và theo dõi, ghi nhận kết quả phỏng vấn.
Quản trị dữ liệu tuyển dụng: Cập nhật liên tục danh sách ứng viên, trạng thái tuyển dụng và lập báo cáo định kỳ về tiến độ tuyển dụng nhân sự dự án.
Hỗ trợ onboarding: Hỗ trợ ứng viên chuẩn bị hồ sơ nhận việc, cập nhật thông tin nhân sự và lập danh sách điều phối nhân sự dự án khi có yêu cầu.
Theo dõi dữ liệu nhân sự: Quản lý, lưu trữ dữ liệu nhân sự đang thực hiện tại các dự án để phục vụ công tác điều phối, đánh giá triển khai và làm căn cứ thanh quyết toán nội bộ.
2.4. Công việc Hành chính và Điều phối khác
Quản lý Deadline: Theo dõi sát sao thời hạn hoàn thành (deadline) của toàn bộ các công việc được giao và chủ động thực hiện việc nhắc việc cho các thành viên/bộ phận liên quan.
Báo cáo số liệu: Tổng hợp số liệu, xây dựng và cập nhật các bảng biểu theo dõi công việc; lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu.
Nhiệm vụ khác: Thực hiện các công việc hỗ trợ và vận hành khác theo sự phân công trực tiếp từ cấp quản lý.