Nhân viên mua hàng

* Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
- Tìm kiếm, xây dựng danh sách nhà cung cấp tiềm năng;
- Trình Giám Đốc Mua Hàng hồ sơ nhà cung cấp đáp ứng đủ tiêu chí hàng hóa cần mua;
- Tiếp nhận ý kiến xem xét, phê duyệt nhà cung cấp của Giám Đốc Mua Hàng;
- Lưu trữ danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt, và cả nhà cung cấp chưa được duyệt (làm dữ liệu dự phòng);
- Liên tục theo dõi thị trường, nắm bắt bổ sung thông tin những nhà cung cấp đáp ứng đủ tiêu chuẩn mua hàng của công ty.
* Khảo sát giá mua hàng trên thị trường
- Định kỳ khảo sát giá hàng hóa/ nguyên vật liệu;
- Cập nhật tình hình biến động giá, lập báo cáo gửi Giám Đốc Mua Hàng;
- Liên lạc nhà cung cấp công ty đang mua hàng để cập nhật tình hình giá thực tế;
- So sánh giá nhà cung cấp bán cho công ty và giá trên thị trường theo khảo sát;
- Cân nhắc, tính toán và đưa ra đề xuất lựa chọn : tiếp tục mua của nhà cung cấp cũ, hay đàm phán với nhà cung cấp mới.
* Triển khai mua hàng theo kế hoạch
- Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng ban trong Nhà máy;
- Phân tích, xác định yêu cầu chính xác từ mặt hàng, số lượng, chủng loại, kích thước, màu sắc, thông số kỹ thuật...;
- Lập kế hoạch mua hàng theo yêu cầu, trình Giám Đốc Mua Hàng phê duyệt;
- Lên đơn hàng, liên hệ nhà cung cấp lấy mẫu hàng hóa;
- Đưa mẫu hàng hóa cho phòng ban cần mua hàng kiểm tra, đánh giá và phê duyệt;
- Liên hệ ký kết hợp đồng với nhà cung cấp sau khi mẫu hàng đã được phê duyệt (làm đề nghị tạm ứng mua hàng, nếu có);
- Kiểm soát quá trình hoàn thành hợp đồng mua hàng;
- Kiểm tra chất lượng, số lượng, tiêu chuẩn hàng được giao so với yêu cầu;
- Thông báo cho Giám Đốc Mua Hàng mua ngay lập tức nếu có sai sót tiêu cực về số lượng, chất lượng hàng khi giao;
- Tiếp nhận các chứng từ giao hàng của nhà cung cấp, thực hiện làm chứng từ thanh toán chuyển cho kế toán của công ty thực hiện thủ tục thanh toán;
- Gửi thông tin nhập hàng đến các phòng ban liên quan, phối hợp cùng bộ phận kho vật tư để nhập hàng và bàn giao chứng từ
- Định kỳ hàng tháng ghi nhận phản hồi chất lượng sử dụng hàng hóa từ phòng ban sử dụng;
- Quản lý hồ sơ theo dõi đặt hàng, mua hàng từ các nhà cung cấp.
* Triển khai mua hàng phát sinh
- Trực tiếp mua phát sinh các mặt hàng cần thiết trong trường hợp không tìm được nhà cung cấp tốt, hoặc nhà cung cấp ký hợp đồng không kịp giao hàng;
- Lập báo cáo trình Giám Đốc Mua Hàng các trường hợp mua phát sinh;
- Đề xuất hướng giải quyết lâu dài sau khi đã hoàn tất tình huống mua phát sinh;
- Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu nhà cung cấp đã ký hợp đồng bồi thường thiệt hại do không giao kịp hoặc không giao hàng theo hợp đồng;
- Phối hợp cùng bộ phận pháp lý công ty nếu xảy ra kiện tụng bồi thường.
* Các công việc khác theo sắp xếp của quản lý
- Nhập tên nhà cung cấp, thông tin biên lai hàng hóa vào hệ thống phần mềm nội bộ;
- Phối hợp phòng kho vận theo dõi lượng hàng tồn kho, xử lý hàng hóa khi có vấn đề.