Phụ trách toàn bộ các công việc logistic để xuất hàng và nhận thanh toán về:
• Đặt hàng với nhà máy: đảm bảo đúng loại hàng, đúng giá, số lượng, lưu ý về chất lượng và ứng dụng trong đơn hàng với nhà máy
• Đặt bao bì: đảm bảo đúng thiết kế khách yêu cầu, hoặc design của VMPC, lưu ý khách hàng có yêu cầu đặc biệt về bao như lot nylon, bao jumbo, cần kê pallet hay quấn màng...
• Đặt dịch vụ vận tải: kết nối lịch đóng hàng giữa nhà máy và vận tải chuẩn, tránh phí lưu ca xe phát sinh, giám sát đóng hàng
• Booking tàu: Đảm bảo ETD và ETA như đã cam kết với khách hàng, số lượng cont theo yêu cầu
• Khai hải quan: các thông tin kê khai đúng, thuế đúng đủ
• Chuẩn bị chứng từ thanh toán
• Giục thanh toán, kiểm tra tiền về, bàn giao chứng từ cho kế toán.
• Hỗ trợ sales xử lý sự cố phát sinh. Chịu trách nhiệm với những sai sót do mình gây ra.
• Làm bộ chứng từ tham vấn sau sau khi hàng đi.
• Các việc khác theo phân công của cấp trên nếu có.
• Yêu cầu chung: cẩn thận, tỉ mỉ , tránh sai sót khi làm các việc chứng từ, khéo léo giao dịch để duy trì mối quan hệ với các đối tác, theo dõi sát sao đơn hàng, chủ động, bao quát công việc. Cần xâu chuỗi và theo dõi đơn hàng xuyên suốt từ khâu đặt hàng đến
giao hàng, khách hàng thanh toán.
Nhân viên chứng từ cần tìm hiểu và nghiên cứu kỹ các văn bản luật liên quan đến ngành hàng, công việc của mình, để giao dịch với các bên liên quan như ngân hàng, hải quan...
• Báo cáo: lập file excel theo dõi từng đơn hàng bao gồm tên khách hàng, số LC, đơn hàng số, ETD, ETA, chứng từ gửi đi ngày nào, dự kiến ngày nào thanh toán, theo dõi thanh toán đúng hạn, không gửi chứng từ có lỗi bất hợp lệ khi chưa lấy chấp thuận từ khách hàng và cấp trên. Nếu khách hàng thanh toán bằng TT, yêu cầu nhận đủ thanh toán trước khi chuyển bộ chứng từ gốc.
