Operations Manager (Trưởng Phòng Khai Thác)

1. Mục tiêu vị trí
Quản lý và điều phối toàn bộ hoạt động vận hành logistics tại chi nhánh Hải Phòng, đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa từ khi nhận booking đến khi giao hàng được thực hiện đúng tiến độ, chứng từ chính xác, kiểm soát chi phí hiệu quả và duy trì chất lượng dịch vụ khách hàng.
2. Trách nhiệm chính
2.1. Quản lý hoạt động vận hành
• Tổ chức, điều phối và theo dõi toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa từ khi nhận booking đến khi giao hàng hoàn tất.
• Đảm bảo hàng đi đúng lịch, chứng từ chính xác và hạn chế rủi ro phát sinh.
• Duy trì chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
2.2. Tiếp nhận & xử lý booking
• Nhận request từ Sales/CS hoặc trực tiếp từ khách hàng.
• Kiểm tra thông tin booking: tuyến vận chuyển, Incoterms, loại hàng, số lượng, thời gian.
• Xác nhận booking với hãng tàu, nhà xe, kho bãi, đại lý.
2.3. Điều phối & theo dõi vận chuyển
• Sắp xếp phương tiện vận chuyển (trucking, feeder, ocean).
• Theo dõi lịch trình lô hàng (ETD, ETA, cut-off, closing time).
• Chủ động xử lý các tình huống thay đổi lịch tàu, delay, roll hàng.
2.4. Quản lý chứng từ vận tải
• Chuẩn bị, kiểm tra và xử lý chứng từ: SI, BL, manifest, invoice, packing list.
• Liên hệ với đại lý và carrier để phát hành chứng từ đúng hạn.
• Đảm bảo chứng từ chính xác và tuân thủ quy định.
2.5. Phối hợp thông quan & kho bãi
• Phối hợp với bộ phận khai báo hải quan để xử lý thông quan.
• Theo dõi tiến độ thông quan và xử lý các vấn đề phát sinh.
• Điều phối đóng/rút container, nhập - xuất kho.
2.6. Theo dõi lô hàng & xử lý sự cố
• Theo dõi hàng hóa xuyên suốt quá trình vận chuyển.
• Xử lý các sự cố: delay, mất mát, hư hỏng, sai chứng từ.
• Phối hợp với các bên liên quan để giảm thiểu rủi ro và chi phí.
2.7. Kiểm soát chi phí vận hành
• Kiểm tra chi phí thực tế so với báo giá/booking.
• Phối hợp với kế toán đối soát chi phí và hóa đơn.
• Báo cáo và giải trình các khoản phát sinh.
2.8. Xây dựng hệ thống vận hành
• Xây dựng các biểu mẫu, chính sách và quy trình vận hành.
• Phối hợp với bộ phận kỹ thuật để chuẩn hóa hệ thống logistics (SOP, KPI).
2.9. Quản lý & phát triển đội ngũ
• Phân công công việc và theo dõi hiệu suất đội ngũ operations và chứng từ.
• Đánh giá KPI định kỳ, đào tạo và phát triển nhân viên.
• Tham gia tuyển dụng và onboarding nhân sự mới.
2.10. Quan hệ đối tác & cảng biển tại Hải Phòng
• Duy trì và phát triển mối quan hệ với hãng tàu, cảng và đại lý.
• Phối hợp với đơn vị vận tải nội địa, kho CFS và nhà cung cấp dịch vụ.
• Hỗ trợ Sales cung cấp thông tin cước phí và giải pháp vận tải.
2.11. Báo cáo & KPI
• Báo cáo định kỳ hiệu quả vận hành cho Ban Giám đốc.
• Theo dõi các KPI: On-time shipment, kiểm soát chi phí, chất lượng dịch vụ.