Phó Phòng Hành Chính Nhân Sự

1. Quản trị chung: Phối hợp cùng Trưởng phòng và các Phòng/Bộ phận rà soát, xây dựng sơ đồ tổ chức, quy định chức năng nhiệm vụ, định biên nhân sự và sắp xếp bố trí công việc phù hợp.
Xây dựng công tác truyền thông nội bộ bằng tài liệu và các hoạt động kết nối, phát triển văn hóa doanh nghiệp.
2. Nhân sự: Nhận yêu cầu tuyển dụng từ các Phòng/Bộ phận, lên kế hoạch tuyển dụng, kiểm soát nội dung thông tin đăng tuyển, thực hiện đảm bảo chỉ tiêu tuyển dụng theo định biên nhân sự và đáp ứng đúng thời hạn.
Chuẩn bị chào đón đối với các vị trí Quản lý, gửi mail thư mời phỏng vấn/nhận việc, thư cám ơn UV, chuẩn bị trang thiết bị làm việc cho NV mới, đề xuất cấp mail, thông báo giới thiệu toàn Công ty...Đào tạo hội nhập cho CBNV mới.
Phối hợp với Trưởng các Phòng/Bộ phận xây dựng JD cho từng vị trí công việc để sắp xếp, bố trí, phân công công việc hiệu quả nhằm phát huy năng lực.
Kiểm soát tình hình biến động nhân sự: số lượng nhân sự, nghỉ việc, điều chuyển và vi phạm Nội quy Công ty.
Kiểm soát công tác thực hiện chế độ BHXH, Công đoàn, thuế TNCN của Công ty.
3. Xây dựng quy trình hệ thống và đánh giá KPI: Trực tiếp phối hợp với Trưởng các Phòng/Bộ phận và Ban Dự án để triển khai, xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho Công ty đảm bảo tính liên kết và không chồng chéo trong công việc.
Xây dựng bộ chỉ số KPI: Thiết kế các chỉ số đo lường hiệu suất chính (KPI) cho từng bộ phận và vị trí công việc theo Bản Mô tả công việc.
Giám sát, Đánh giá và Báo cáo: Tư vấn chính sách: gắn kết kết quả KPI vào hệ thống tính lương, thưởng và lộ trình thăng tiến của cán bộ nhân viên.
Theo dõi hiệu suất: Sử dụng các công cụ quản trị dữ liệu để giám sát tiến độ thực hiện KPI theo thời gian thực.
Phân tích và Phản hồi: Tổ chức các kỳ đánh giá hiệu suất định kỳ; cung cấp dữ liệu minh bạch để Tổng Giám đốc đưa ra quyết định khen thưởng hoặc kỷ luật chính xác.
4. Thực hiện công việc Thư ký Tổng Giám đốc: Sắp xếp lịch họp, mời các Phòng/Bộ phận liên quan tham dự họp.
Lập biên bản họp, tóm tắt nội dung, phát hành biên bản họp và theo dõi, đôn đốc và kiểm tra các Phòng/Bộ phận thực hiện các công việc theo ý kiến chỉ đạo tại biên bản họp.
Sắp xếp, quản lý lịch làm việc, lịch họp và công tác của Tổng Giám đốc.
5. Hành chính: Kiểm soát công tác bảo vệ, tạp vụ, an toàn lao động, PCCC và tiêu chuẩn 5S trong toàn Công ty.
Kiểm soát công tác văn thư, lưu trữ và sử dụng con dấu của Công ty.
Kiểm soát thực hiện các công tác hành chính: mua sắm TSCĐ/CCDC và các khoản chi phí liên quan hành chính văn phòng.
Kiểm soát, hướng dẫn soạn thảo các văn bản hành chính: Quyết định, Thông báo, Công văn, Tờ trình, ...