1. Đảm bảo hoạt động hành chính văn phòng
Tổ chức, giám sát dịch vụ lễ tân, vệ sinh văn phòng; đảm bảo môi trường và điều kiện làm việc tại HCM an toàn, sạch sẽ.
Đóng dấu theo ủy quyền và quản lý con dấu theo đúng quy định
Giám sát việc tuân thủ tác phong văn phòng: đeo thẻ, mặc đồng phục, tuân thủ nội quy.
Theo dõi, điều phối các dịch vụ hành chính (ăn/uống, vận chuyển, vệ sinh...).
Thực hiện in ấn giấy tờ văn phòng, ấn phẩm branding (namecard, letterhead, phong bì, túi giấy, folder...) theo bộ nhận diện thương hiệu.
Điều phối, giám sát việc cung cấp dịch vụ hành chính khác: kho bãi, thiết bị CNTT phục vụ công việc tại HCM.
Quản lý hợp đồng với nhà cung cấp, đối tác hành chính; đảm bảo chất lượng dịch vụ và tối ưu chi phí.
2. Quản lý tài sản & CCDC
Nhập liệu, quản lý danh mục tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị phục vụ hoạt động Công ty.
Đề xuất thuê/mua tài sản, công cụ dụng cụ.
Gán mã, dán tem, quản lý định danh TS/CCDC.
Kiểm kê tài sản định kỳ 6 tháng/lần; lập báo cáo phục vụ quyết định đầu tư/mua sắm.
Quản lý kho: theo dõi nhập - xuất - tồn kho TS/CCDC.
3. Quản lý hoạt động điều xe & dịch vụ vận chuyển
Điều phối, quản lý và book xe phục vụ hoạt động của Công ty.
Hỗ trợ đặt dịch vụ vận chuyển/taxi cho CBNV đi công tác, triển khai dự án.
Theo dõi, kiểm soát chi phí vận hành xe, chi phí taxi và các dịch vụ vận chuyển.
Giám sát chất lượng dịch vụ vận chuyển; lập báo cáo và thực hiện thanh toán chi phí hàng tháng.
4. Tổ chức hậu cần sự kiện nội bộ
Tổ chức hậu cần cho các sự kiện, chương trình nội bộ tại HCM: vận chuyển, bố trí địa điểm, setup không gian, ăn/uống, lưu trú khi cần.
Kiểm soát, quyết toán chi phí hậu cần tại HCM theo quy định.
5. Công tác cơ sở vật chất văn phòng
Quy hoạch, bố trí, điều chỉnh khu vực chỗ ngồi/văn phòng làm việc và trang thiết bị cho CBNV nhằm tối ưu chi phí và không gian.
Thuê văn phòng, kho của Công ty theo yêu cầu.
Phối hợp với Ban Quản lý tòa nhà về an toàn, an ninh, PCCC tại văn phòng HCM.
Đại diện Công ty tham dự các khóa tập huấn PCCC, phổ biến quy định tới CBNV.
Giao dịch, phối hợp với chính quyền địa phương, ban ngành chức năng để xử lý các vấn đề đối ngoại.
6. Báo cáo & tham mưu Trưởng phòng
Tổng hợp, báo cáo định kỳ/đột xuất về tình hình hoạt động và chi phí hành chính tại HCM.
Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả, tối ưu chi phí và cải thiện chất lượng dịch vụ hành chính.
Thay mặt Trưởng phòng xử lý các vấn đề hành chính tại HCM khi được ủy quyền.
1. Trình độ chuyên môn
Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành: Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực, Hành chính, Luật hoặc liên quan.
Ưu tiên có chứng chỉ/bồi dưỡng về Quản trị hành chính - văn phòng, Quản lý tài sản, An toàn PCCC
2. Kinh nghiệm
Tối thiểu 3-5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính - văn phòng.
Có ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm quản lý/
giám sát nhân sự hành chính, lễ tân hoặc vận hành văn phòng.
Ưu tiên ứng viên đã phụ trách nhiều mảng cùng lúc: quản lý tài sản, điều xe, hậu cần sự kiện, làm việc với Ban quản lý tòa nhà.
3. Kiến thức chuyên môn
Hiểu biết về quy trình quản lý tài sản & công cụ dụng cụ (tồn kho, kiểm kê, phân bổ, thanh lý).
Am hiểu công tác điều xe, dịch vụ vận chuyển, quản lý hợp đồng dịch vụ.
Nắm vững quy định PCCC, an toàn lao động, vệ sinh môi trường và các thủ tục hành chính pháp lý cơ bản.
Có kiến thức về quản trị chi phí, ngân sách hành chính.
4. Kỹ năng
Quản lý & điều phối: Lập kế hoạch, phân công, giám sát công việc hiệu quả.
Giao tiếp & phối hợp: Làm việc tốt với nhiều đối tượng: Ban Quản lý tòa nhà, nhà cung cấp, cơ quan chức năng, CBNV nội bộ.
Đàm phán & xử lý tình huống: Khả năng thương lượng chi phí, giải quyết sự cố hành chính nhanh chóng.
Tin học văn phòng: Thành thạo Excel, Word; ưu tiên ứng viên biết sử dụng phần mềm quản lý tài sản.
Báo cáo & phân tích: Tổng hợp số liệu, phân tích chi phí, lập báo cáo định kỳ.
Ưu tiên ứng viên có khả năng giao tiếp tiếng Anh.
5. Phẩm chất cá nhân
Trung thực, trách nhiệm, cẩn trọng.
Tư duy dịch vụ (service mindset), hướng đến sự hài lòng của CBNV.
Khả năng chịu áp lực, xử lý công việc đa nhiệm.
Tinh thần cải tiến, đề xuất giải pháp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành.
