Quản lý HCNS (Lĩnh vực Nha khoa) - Làm việc tại Tân Bình

Mục tiêu vị trí
Tổ chức và trực tiếp thực hiện công tác hành chính - nhân sự của công ty; bảo đảm tuyển đủ người theo nhu cầu đã được duyệt, quản lý nhân sự có hệ thống, thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ lao động - tiền lương và duy trì đội ngũ hỗ trợ phòng khám làm việc đúng tiêu chuẩn.
Tham mưu cho CEO về tổ chức, sử dụng và phát triển đội ngũ; từng bước chuẩn hóa nền tảng nhân sự để phòng khám vận hành ổn định, giảm sự phụ thuộc vào CEO trong các công việc nhân sự hằng ngày.
Ổn định Nhân sự phòng khám và chuẩn bị Kế hoạch mở chuỗi phòng khám
Nhiệm vụ chính
Rà soát và tổ chức công tác nhân sự
Rà soát cơ cấu, số lượng nhân sự, phân công công việc và các vấn đề nhân sự đang tồn tại; đề xuất thứ tự xử lý.
Phối hợp với CEO và người phụ trách chuyên môn xác định nhu cầu nhân sự theo khối lượng công việc, lịch hoạt động và kế hoạch kinh doanh.
Xây dựng, cập nhật sơ đồ tổ chức, mô tả công việc, quan hệ báo cáo và trách nhiệm của từng vị trí.
Đề xuất kế hoạch nhân sự, ngân sách và các điều chỉnh về phân công, bố trí người phù hợp với thực tế phòng khám.
Thiết lập dữ liệu nhân sự và báo cáo định kỳ để CEO theo dõi, ra quyết định.
Tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự
Tiếp nhận, làm rõ yêu cầu tuyển dụng; thống nhất tiêu chuẩn, mức thu nhập và tiến độ tuyển với người có thẩm quyền.
Trực tiếp triển khai tìm nguồn, đăng tuyển, sàng lọc, phỏng vấn về kinh nghiệm, hành vi và mức độ phù hợp.
Phối hợp người phụ trách chuyên môn đánh giá năng lực bác sĩ, phụ tá và các vị trí chuyên môn; theo dõi việc kiểm tra hồ sơ chuyên môn theo yêu cầu của công ty.
Quản lý trải nghiệm ứng viên từ tiếp nhận hồ sơ đến thông báo kết quả, đề nghị nhận việc và tiếp nhận ngày đầu.
Tổ chức hội nhập; theo dõi mục tiêu thử việc, nhắc lịch đánh giá và tổng hợp kết quả để trình phê duyệt.
Xây dựng nguồn ứng viên dự phòng cho các vị trí thường xuyên phát sinh nhu cầu.
Quản lý lao động, chấm công và thu nhập
Quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng, phụ lục, quyết định và các thủ tục liên quan đến quá trình làm việc, điều chuyển, nghỉ việc.
Tổng hợp, kiểm tra dữ liệu chấm công, nghỉ phép, làm thêm và thay đổi nhân sự.
Lập bảng lương, thưởng, phụ cấp theo chính sách được duyệt; đối chiếu với kế toán và trình phê duyệt đúng thời hạn.
Thực hiện hoặc phối hợp đơn vị dịch vụ thực hiện nghiệp vụ bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và các thủ tục lao động theo phân công.
Tiếp nhận, giải đáp các thắc mắc về chế độ; xử lý sai lệch dữ liệu và lưu hồ sơ đầy đủ.
Bảo mật thông tin thu nhập và dữ liệu cá nhân.
Xây dựng chính sách và duy trì quan hệ lao động
Rà soát, xây dựng và hướng dẫn thực hiện các quy định về thời giờ làm việc, nghỉ phép, chấm công, tác phong, bảo mật và sử dụng tài sản.
Đề xuất điều chỉnh chính sách thu nhập, phúc lợi và ghi nhận phù hợp với khả năng tài chính, nhu cầu giữ người.
Tiếp nhận phản ánh, nhận diện mâu thuẫn và phối hợp xử lý các vấn đề trong quan hệ lao động.
Tham mưu CEO các phương án xử lý vi phạm, chấm dứt quan hệ lao động; chuẩn bị hồ sơ theo quy trình và quy định áp dụng.
Duy trì giao tiếp nội bộ rõ ràng; theo dõi nguyên nhân nghỉ việc và đề xuất biện pháp cải thiện.
Đào tạo và đánh giá nhân sự
Tổ chức đào tạo hội nhập, nội quy, tác phong và các tiêu chuẩn phục vụ chung.
Phối hợp người phụ trách chuyên môn lập lịch, theo dõi và lưu kết quả đào tạo nghiệp vụ.
Hướng dẫn quản lý trực tiếp xây dựng mục tiêu thử việc, đánh giá kết quả công việc và phản hồi cho nhân viên.
Theo dõi nhân sự có tiềm năng để đề xuất đào tạo, giao việc và phát triển đội ngũ kế thừa.
Quản lý lễ tân, bảo vệ và tạp vụ
Phân công công việc, bố trí lịch làm và phương án thay thế để bảo đảm hoạt động liên tục.
Xây dựng tiêu chuẩn công việc, checklist kiểm tra và đánh giá kết quả của từng vị trí.
Quản lý lễ tân về tác phong, giao tiếp, tiếp đón, tiếp nhận thông tin và phối hợp lịch hẹn theo quy trình phòng khám.
Quản lý bảo vệ về an ninh, hướng dẫn khách, trông giữ phương tiện và xử lý các tình huống thuộc phạm vi nhiệm vụ.
Quản lý tạp vụ về vệ sinh khu vực được phân công, vật dụng và chất lượng công việc; phối hợp bộ phận chuyên môn đối với yêu cầu vệ sinh tại khu vực điều trị.
Tiếp nhận và xử lý các vấn đề phục vụ, hành chính trong thẩm quyền; báo cáo kịp thời sự việc vượt thẩm quyền.
Quản lý hành chính và báo cáo
Quản lý cấp phát, bàn giao, thu hồi tài sản, đồng phục, công cụ và vật dụng hành chính.
Theo dõi nhu cầu mua sắm hành chính, dịch vụ thuê ngoài và bảo trì cơ sở vật chất; trình duyệt và phối hợp thực hiện.
Theo dõi chi phí hành chính - nhân sự trong ngân sách được duyệt.
Báo cáo định kỳ về nhân sự, tuyển dụng, biến động lao động, chi phí nhân sự và các vấn đề cần CEO quyết định.
Chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và bố trí đội ngũ khi có quyết định mở thêm cơ sở