Quản Lý Nha Khoa

A. Quản trị hệ thống vận hành
Thiết lập và duy trì hệ thống vận hành thống nhất cho toàn chuỗi (SOP cho: tiếp nhận - tư vấn - thăm khám - điều trị - hậu mãi).
Kiểm tra định kỳ việc thực thi các quy trình vận hành tại từng cơ sở.
Quản lý giờ mở cửa - đóng cửa, lịch làm việc và phân bổ ca cho từng bộ phận.
Đảm bảo không gian cơ sở luôn sạch sẽ, chuyên nghiệp, đúng nhận diện thương hiệu.
B. Quản lý nhân sự
Tuyển dụng - huấn luyện - đánh giá nhân sự theo phân cấp: lễ tân, phụ tá, bác sĩ, bảo vệ, nhân viên chăm sóc khách hàng...
Xây dựng bảng mô tả công việc (JD), KPI và lộ trình thăng tiến cho từng vị trí.
Tổ chức đào tạo kỹ năng mềm, kỹ năng chuyên môn theo từng bộ phận.
Xử lý vi phạm nội quy, mâu thuẫn nội bộ, nghỉ việc đột xuất, điều động nhân sự.
Xây dựng văn hoá nội bộ gắn kết, khích lệ tinh thần đội ngũ tại các chi nhánh.
C. Quản lý chất lượng dịch vụ
Giám sát trực tiếp trải nghiệm khách hàng từ lúc tiếp nhận đến sau điều trị.
Thiết lập bộ chỉ số đo lường chất lượng dịch vụ (số lượng phản hồi tích cực/tiêucực; các chỉ số đo lường khác).
Phối hợp CSKH & Marketing xử lý khiếu nại, chăm sóc khách hàng VIP.
Tổ chức kiểm tra ngẫu nhiên định kỳ các cơ sở.
D. Quản lý tài chính & hiệu quả kinh doanh
Kiểm tra và phê duyệt các báo cáo tài chính từng chi nhánh hàng ngày/tuần/tháng.
Phân tích chỉ số hiệu suất (doanh thu, chi phí, lợi nhuận gộp, công suất máy, hiệu quả bác sĩ).
Lập kế hoạch ngân sách, kiểm soát chi phí vận hành, vật tư tiêu hao và nhân công.
Đề xuất chính sách giá, combo dịch vụ, chiết khấu hấp dẫn theo từng giai đoạn.
E. Vật tư - trang thiết bị - kho vận
Đảm bảo các vật tư y tế, thuốc, dụng cụ, thiết bị hoạt động ổn định và đúng tiêu chuẩn.
Thiết lập quy trình nhập - xuất - tồn kho giữa các cơ sở và bộ phận thu mua.
Theo dõi bảo trì, kiểm định thiết bị định kỳ (ghế máy, máy X-quang, nồi hấp, tay khoan...).
Đánh giá các nhà cung cấp vật tư thường xuyên, đảm bảo chất lượng - giá thành.
F. Truyền thông - Marketing - Thương hiệu
Phối hợp chặt chẽ với phòng Marketing để triển khai các chiến dịch tại cơ sở (poster, ưu đãi, voucher, chăm sóc khách cũ...).
Đảm bảo nhân viên hiểu rõ thông tin chương trình và truyền đạt chính xác cho khách.
Định kỳ tổ chức các hoạt động nội bộ, tri ân khách hàng, minigame, sự kiện sức khỏe.
G. Kiểm soát pháp lý - giấy tờ - hồ sơ hành nghề
Kiểm tra tình trạng hợp lệ của tất cả hồ sơ pháp lý cơ sở: giấy phép hoạt động, chứng chỉ hành nghề, sổ khám chữa bệnh, hợp đồng lao động, chứng từ nhập thuốc.
Phối hợp với luật sư nội bộ xử lý các rủi ro pháp lý (khiếu nại, phạt hành chính...).
Giám sát việc lưu trữ hồ sơ bệnh án, bảo mật dữ liệu khách hàng.
H. Cải tiến - phát triển hệ thống
Đề xuất nâng cấp cơ sở vật chất, mở rộng chi nhánh mới hoặc cải tạo cơ sở cũ.
Chủ động cập nhật xu hướng ngành nha khoa và ứng dụng công nghệ mới.
Tìm hiểu và order CRM để tối ưu công việc
Tối ưu quy trình và số hoá quản lý nhằm tiết kiệm thời gian và nhân lực.