Sales Admin

Mô tả Công việc
1. Tiếp nhận thông tin, yêu cầu mua hàng từ Sales/Chief.
(Khi biết có Đầu ra mà Sales/Chief chưa kịp cung cấp thông tin Đầu vào thì chủ động push để có được thông tin kịp thời đặt hàng).
2. Tiến hành các thủ tục nhập hàng:
+ Đối với dự án lẻ:
- Thương lượng giá, điều khoản Hợp đồng/Đơn hàng.
- Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
- Chuyển cấu hình để Kỹ thuật kiểm tra Đầu vào - Đầu ra.
+ Đối với dự án lớn (Chief/Sales đã chốt giá):
- Chuyển cấu hình để Kỹ thuật kiểm tra Đầu vào - Đầu ra.
- Liên hệ nhà cung cấp Hãng chỉ định để chốt hàng hóa, điều khoản Hợp đồng/Đơn hàng.
3. Trình ký Hợp đồng/Đơn hàng, xác nhận đặt hàng, đặt cọc (nếu có).
4. Chuyển trả Hợp đồng/Đơn hàng cho nhà cung cấp.
5. Cập nhật thông tin thay đổi liên quan đến hàng hóa trong dự án --> Trình ký Phụ lục thay đổi nội dung Hợp đồng (nếu có).
6. Theo dõi tiến độ nhập hàng --> Gởi mail thông tin để phòng Kỹ thuật nhận hàng.
7. Đối với hàng TDSouth mua trực tiếp từ nước ngoài: liên hệ Công ty dịch vụ làm thủ tục khai Hải quan --> Hoàn tất hồ sơ nhận hàng.
8. Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, kết hợp với Sales và các Phòng ban liên quan để giải quyết những vướng mắc về hàng hóa, chứng từ, bảo hành, triển khai có liên quan đến nhà cung cấp.
9. Theo dõi để push nhà cung cấp gửi các chứng nhận CO-CQ, Packing list, Vận đơn, License theo yêu cầu của khách hàng.
10. Lập hồ sơ, quản lý và lưu trữ hồ sơ dự án theo từng dự trù.
11. Theo dõi lịch gia hạn (thanh toán phí hàng năm) cho việc đấu thầu điện tử.
12. Phụ trách mua thiết bị, phần mềm khi TDSouth có nhu cầu sử dụng.
13. Tập trung mua hàng chiến lược từ những nhà cung cấp chính để đạt được những chính sách tối ưu về (Giá, Chất lượng sản phẩm, Thưởng doanh số).
II/ Đầu ra:
1. Tiếp nhận thông tin để làm Hợp đồng/Đơn hàng từ Sales/Chief.
2. Trao đổi với người phụ trách Đầu vào để thống nhất nội dung các điều khoản trong Hợp đồng/Đơn hàng (phải cân đối Đầu vào - Đầu ra).
3. Soạn thảo Hợp đồng bán hàng/Đơn hàng --> Gửi file mềm đến Sales --> Khách hàng.
(Note những điều khoản bất lợi và xin ý kiến chỉ đạo từ Trưởng Bộ phận - Sales và Phó Tổng Giám đốc Kinh doanh).
4. Nếu Sales/Chief không đồng ý thì Sales (hoặc hỗ trợ Sales) thương lượng với khách hàng để đi đến thống nhất nội dung Hợp đồng/Đơn hàng.
5. Trình ký Hợp đồng/Đơn hàng --> Gởi bản chính đến khách hàng.
(Chủ động thông tin đến Kế toán làm Đề nghị thanh toán tạm ứng).
6. Theo dõi gửi đến khách hàng (Hợp đồng/Đơn hàng, các giấy tờ liên quan: CO-CQ, Bảo lãnh thực hiện hợp đồng, Bảo lãnh bảo hành,...)
7. Theo dõi nhận lại Hợp đồng/Đơn hàng --> Photo lưu trữ hồ sơ --> Chuyển giao đến các bộ phận liên quan.
8. Hỗ trợ Sales theo dõi, xử lý các công việc phát sinh trong dự án.
9. Chuẩn bị sẵn hồ sơ năng lực để gởi đến khách hàng (Năng lực tài chính - Kinh nghiệm thực hiện dự án_Các dự án đã triển khai - Năng lực nhân sự).
Cập nhật năng lực nhân sự: kinh nghiệm thực hiện dự án sau mỗi dự án hoàn thành; Bằng cấp/Chứng chỉ sau mỗi khóa học ngắn hạn.
10. Kết hợp với Marketing theo dõi hạn cấp các chứng nhận Partner từ các Hãng để kịp thời bổ sung hồ sơ dự thầu.
11. Chuẩn bị hồ sơ dự thầu.
12. Hỗ trợ Sales đi nộp hồ sơ dự thầu.