Mô tả công việc
1. Quản lý công tác hành chính và hỗ trợ vận hành
• Thực hiện và điều phối các công việc hành chính
phục vụ hoạt động vận hành hằng
ngày của đơn vị.
• Quản lý hồ sơ, tài liệu, hợp đồng dịch vụ và các thủ tục hành chính liên quan.
• Phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ, cơ quan chức năng và các đối tác bên ngoài để
đảm bảo hoạt động vận hành diễn ra thông suốt.
• Theo dõi, kiểm soát và thực hiện các thủ tục thanh toán, đề nghị chi phí, mua sắm và
các công việc hành chính khác theo phân công.
2. Hỗ trợ thủ tục visa, giấy phép lao động và di chuyển quốc tế
• Thực hiện và theo dõi các thủ tục liên quan đến visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú và
các hồ sơ pháp lý dành cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam.
• Phối hợp với các đơn vị tư vấn, cơ quan chức năng và các bên liên quan để đảm bảo
hồ sơ được xử lý đúng quy định và đúng tiến độ.
• Hỗ trợ thực hiện các thủ tục xin visa công tác, du lịch hoặc các loại visa khác cho nhân
sự khi có nhu cầu.
• Theo dõi thời hạn hiệu lực của các giấy tờ pháp lý và chủ động đề xuất phương án gia
hạn phù hợp.
3. Hỗ trợ đội ngũ chuyên gia và đối tác quốc tế
• Là đầu mối hỗ trợ và phối hợp với các chuyên gia, phi công, tiếp viên và đối tác nước
ngoài trong các vấn đề hành chính, hậu cần và vận hành.
• Hỗ trợ sắp xếp lịch trình công tác, đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển và
các nhu cầu phát sinh khác.
• Đảm bảo trải nghiệm hỗ trợ chuyên nghiệp, kịp thời và hiệu quả đối với các đối tượng
được phụ trách.
4. Điều phối và phối hợp nội bộ
• Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban liên quan để xử lý các yêu cầu vận hành, hành
chính và nhân sự phát sinh.
• Theo dõi tiến độ xử lý công việc của các bên liên quan nhằm đảm bảo đáp ứng yêu cầu
về thời gian và chất lượng.
• Tham gia cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả vận hành và chất lượng dịch vụ hỗ trợ.
• Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Hành chính, Ngoại ngữ, Du lịch - Khách sạn hoặc các ngành liên quan.
• Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính, Office Management, Executive Support hoặc các vị trí tương đương.
•
Tiếng Anh giao tiếp tốt; tự tin làm việc trực tiếp với người nước ngoài, bao gồm chuyên gia, phi công, tiếp viên và đối tác quốc tế.
• Có kinh nghiệm hoặc hiểu biết tốt về các thủ tục visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam; kinh nghiệm hỗ trợ xin visa đi nước ngoài là lợi thế.
• Kỹ năng giao tiếp, điều phối và quản lý các bên liên quan tốt.
• Khả năng xử lý tình huống linh hoạt, chủ động và giữ được sự chuyên nghiệp trong môi trường có yêu cầu dịch vụ cao.
• Kiên nhẫn, cẩn thận, trách nhiệm, có khả năng làm việc dưới áp lực và xử lý đồng thời nhiều đầu việc.
• Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Sẵn sàng làm việc linh hoạt ngoài giờ hành chính, cuối tuần, ngày lễ, Tết hoặc các khung giờ đặc thù theo yêu cầu vận hành.
