MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
QUẢN LÝ VẬN HÀNH
• Kiểm soát, giám sát, kiểm tra kết quả thực hiện công việc của nhân viên thuộc quyền quản lý để đảm bảo không tồn đọng vấn đề mà không phát hiện ra.
• Hướng dẫn nhân viên xử lý các khiếu nại của khách hàng nhằm đảm bảo thực hiện đúng quy trình, quy định.
• Thẩm định nội dung thông báo/thư trả lời Cư dân trước khi trình GĐ BQL phê duyệt để hạn chế lỗi sai phát sinh ảnh hưởng đến hình ảnh, uy tín của BQL.
• Kiểm soát kết quả thu hồi công nợ của CSKH và đề xuất phương án nhằm xử lý nợ xấu.
• Kiểm soát CBNV phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý sự cố phát sinh trong tòa nhà.
• Kiểm soát việc xử lý hồ sơ thi công sửa chữa, cải tạo căn hộ của Cư dân để đảm bảo theo quy trình và không ảnh hưởng đến hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà.
• Đề xuất phương án khắc phục, phối hợp với các bộ phận/khối/vùng để xử lý khiếu nại, tồn đọng trong Tòa nhà; Xin ý kiến chỉ đạo thực hiện các công việc
hỗ trợ khách hàng theo quy định.
• Kiểm soát quá trình và kết quả xử lý phàn nàn, khiếu nại của CSKH. Báo cáo kịp thời GĐ BQL trong trường hợp các phàn nàn, khiếu nại nằm ngoài thẩm quyền xử lý.
• Kiểm soát nhận diện rủi ro trong quá trình vận hành và đề xuất giải pháp xử lý/ngăn ngừa.
QUẢN LÝ NHÂN VIÊN
• Thực hiện đào tạo CSKH, lễ tân BQL theo kế hoạch định kỳ để đảm bảo CBNV hiểu và tuân thủ thực hiện theo quy trình, quy định
• Hướng dẫn nhân sự mới cách tiếp nhận, xử lý các công việc, khiếu nại của khách hàng để hạn chế lỗi sai sót.
• Hướng dẫn nhân sự nhập liệu, xử lý các công việc phát sinh để kiểm soát dữ liệu thông tin khách hàng, công nợ, số liệu trên hệ thống.
• Hướng dẫn nhân sự mới tiếp nhận và hỗ trợ các căn hộ/ gian hàng mới, thi công, nghiệm thu sau thi công, hồ sơ thi công...để hoàn tất thủ tục thi công, cải tạo.
• Tổ chức đánh giá hiệu quả công việc định kỳ hoặc không theo định kỳ để đảm bảo thực thi việc khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ nhân viên Ban Vận hành được kịp thời, chính xác, công bằng.
