Mô tả công việc
1. Điều phối và Vận hành:
Điều phối hoạt động buồng phòng hàng ngày, cập nhật tình trạng phòng với Bộ phận Lễ tân.
Quản lý hồ sơ công việc: phân công phòng, tình trạng sửa chữa, đồ thất lạc và báo cáo.
Chuẩn bị bảng phân công và báo cáo năng suất hàng ngày cho nhân viên.
Tiếp nhận, xử lý điện thoại, phản hồi yêu cầu khách và các bộ phận.
Theo dõi và đảm bảo các yêu cầu khách được xử lý đầy đủ, đúng thời gian.
Hỗ trợ soạn thảo tài liệu hành chính phòng ban.
Quản lý và bảo mật thông tin nội bộ Bộ phận Buồng phòng.
Theo dõi tiến độ vệ sinh, cập nhật PMS.
Phối hợp với Kỹ thuật xử lý yêu cầu sửa chữa.
Phối hợp với Giặt là đảm bảo giao nhận đồ giặt, đồng phục, đồ vải đúng hẹn.
Điều phối chuẩn bị phòng VIP, yêu cầu đặc biệt của khách và đoàn khách.
Theo dõi tồn kho vật tư, hóa chất, đồ dùng; phối hợp Mua hàng & Kho bổ sung.
Theo dõi sử dụng, bảo quản trang thiết bị, dụng cụ, vật tư văn phòng.
2.
Chăm sóc Khách hàng:
Tiếp nhận, xử lý yêu cầu, thắc mắc, phản hồi của khách chuyên nghiệp, kịp thời.
Theo dõi kết quả, đảm bảo vấn đề được giải quyết và khách hàng hài lòng.
Luôn duy trì thái độ tích cực, thân thiện, chuyên nghiệp.
Hỗ trợ mang đến trải nghiệm lưu trú chất lượng theo tiêu chuẩn khách sạn.
3. Phối hợp Nội bộ:
Là đầu mối liên lạc giữa Buồng phòng với các bộ phận vận hành khác.
Truyền đạt thông tin vận hành đầy đủ, chính xác, kịp thời đến nhân viên.
Hỗ trợ chuẩn bị, điều phối họp giao ca, phổ biến thông tin mới.
4. Tuân thủ Quy định:
Tuân thủ chính sách, quy trình, tiêu chuẩn vận hành và thương hiệu khách sạn.
Bảo mật thông tin khách hàng và nội bộ khách sạn.
Tuân thủ quy định an toàn lao động, vệ sinh, PCCC, an ninh.
Hỗ trợ kiểm tra nội bộ, đánh giá chất lượng, chương trình đảm bảo dịch vụ.
5. Các Nhiệm vụ Khác:
Thực hiện nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng Bộ phận hoặc Ban Quản lý.
Tham gia đào tạo nâng cao kiến thức, kỹ năng chuyên môn.
Xây dựng tinh thần làm việc nhóm, hợp tác hiệu quả, góp phần tạo dựng môi trường chuyên nghiệp.
YÊU CẦU CÔNG VIỆC:
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành Quản trị Khách sạn, Quản trị Du lịch, Quản trị Kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan.
Có kinh nghiệm tối thiểu 01-02 năm làm việc tại Bộ phận Buồng phòng hoặc vị trí Điều phối/Thư ký Buồng phòng trong khách sạn 4-5 sao là một lợi thế.
Hiểu biết sâu sắc về quy trình vận hành Buồng phòng, các tiêu chuẩn vệ sinh phòng khách và khu vực công cộng theo tiêu chuẩn khách sạn.
Nắm vững quy trình phối hợp giữa Bộ phận Buồng phòng với Lễ tân, Kỹ thuật, Giặt là và các bộ phận khác.
Thành thạo tin học văn phòng (Microsoft Word, Excel, Outlook); có kinh nghiệm sử dụng hệ thống
quản lý khách sạn (Opera PMS hoặc tương đương) là một lợi thế.
Giao tiếp tốt bằng
tiếng Anh trong môi trường khách sạn; có khả năng tiếp nhận và xử lý các yêu cầu cơ bản từ khách quốc tế.
Kỹ năng giao tiếp, điều phối công việc và phối hợp làm việc hiệu quả với các bộ phận.
Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian và sắp xếp công việc khoa học.
Khả năng xử lý đa nhiệm, làm việc dưới áp lực và đáp ứng các yêu cầu phát sinh.
Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực và có tinh thần trách nhiệm cao.
Kỹ năng giải quyết vấn đề và theo dõi công việc đến khi hoàn thành.
Tích cực, có tinh thần làm việc nhóm và tác phong chuyên nghiệp.
Luôn hướng đến việc cung cấp dịch vụ chất lượng và trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Sẵn sàng làm việc theo ca, bao gồm cuối tuần, ngày lễ và các thời điểm cao điểm theo yêu cầu vận hành của khách sạn.
