Mô tả công việc
Chúng tôi đang tìm kiếm ứng viên cho vị trí Thư ký Dự án với vai trò hỗ trợ điều phối, quản lý hồ sơ và theo dõi tiến độ dự án nhằm đảm bảo hoạt động vận hành hiệu quả và xuyên suốt.
1. Công tác hành chính -
thư ký dự án
• Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ hồ sơ, tài liệu dự án.
• Soạn thảo công văn, thông báo, biên bản họp và các tài liệu liên quan.
• Sắp xếp lịch họp, lịch công tác cho Ban dự án/Ban lãnh đạo.
• Tổ chức họp, ghi nhận biên bản và theo dõi việc thực hiện các đầu việc sau họp.
• Đôn đốc các bộ phận liên quan đảm bảo tiến độ công việc.
2. Quản lý hồ sơ và tài liệu dự án
• Quản lý hồ sơ pháp lý, hồ sơ thiết kế, bản vẽ, hợp đồng và tài liệu dự án.
• Kiểm soát văn bản đi/đến đúng quy trình.
• Lưu trữ hồ sơ nghiệm thu, thanh toán khoa học và dễ tra cứu.
• Theo dõi, cập nhật danh mục hồ sơ dự án đầy đủ và chính xác.
3. Theo dõi tiến độ và báo cáo
• Tổng hợp tiến độ từ các phòng ban, nhà thầu và đối tác.
• Lập báo cáo tuần/tháng về tình hình thực hiện dự án.
• Cập nhật kế hoạch, tiến độ triển khai và các mốc công việc quan trọng.
• Hỗ trợ Ban lãnh đạo theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án.
4. Phối hợp và điều phối công việc
• Phối hợp với các phòng ban nội bộ trong quá trình triển khai dự án.
• Làm việc với nhà thầu, tư vấn, đối tác và các bên liên quan.
• Theo dõi phản hồi, xử lý và truyền đạt thông tin kịp thời.
• Hỗ trợ Tổng
Giám đốc/Ban điều hành trong công tác điều phối dự án.
5. Công tác thanh toán - hợp đồng
• Theo dõi hồ sơ thanh toán nhà thầu đúng tiến độ.
• Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ đề nghị thanh toán.
• Theo dõi hợp đồng, phụ lục hợp đồng và tình trạng công nợ.
• Cập nhật dữ liệu thanh toán minh bạch và chính xác.
• Nữ, độ tuổi từ 24 - 35.
• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị, Xây dựng, Bất động sản hoặc các ngành liên quan.
• Có tối thiểu 2-3 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký dự án, Project Admin hoặc vị trí tương đương trong lĩnh vực Bất động sản/Xây dựng.
• Thành thạo Word, Excel, PowerPoint; biết AutoCAD là lợi thế.
• Kỹ năng quản lý hồ sơ, tổng hợp báo cáo và theo dõi tiến độ tốt.
• Kỹ năng giao tiếp, điều phối công việc và xử lý tình huống hiệu quả.
• Cẩn thận, trách nhiệm, chịu được áp lực công việc cao.
• Ưu tiên ứng viên đã tham gia các dự án bất động sản/xây dựng quy mô lớn.
